Las reuniones preparatorias del proyecto son una oportunidad ideal para poner a todos los miembros del equipo en la misma página y trabajar hacia un objetivo común que permita al gerente del proyecto comunicarse con todas las partes interesadas del proyecto y las partes interesadas. Es por eso que todos deben estar bien preparados y comprender la naturaleza del proyecto y todos sus aspectos, ya que todos lo ayudarán a aprovechar al máximo su discusión con su cliente.
En este artículo, compartiremos algunos consejos y herramientas para ayudarlo a tener una reunión de preparación exitosa con su equipo. Verificar Los rasgos de personalidad más importantes para convertirse en un gerente de proyecto exitoso.
¿Qué es una reunión de preparación de proyecto?
Una reunión de iniciación del proyecto es donde el gerente del proyecto se reúne con el equipo y, a veces, con el cliente, para presentar los objetivos del proyecto, explicar cómo alcanzarlos y revisar los roles de cada individuo. Por lo general, se lleva a cabo al comienzo del nuevo proyecto, aunque puede ser apropiado tener otra reunión más adelante en el proceso si surgen nuevas barreras o preguntas.
Este tipo de reunión lo ayuda a comenzar su nuevo proyecto sobre una base sólida al comunicar claramente lo que se espera y cómo medir el progreso y los obstáculos que pueden presentarse. En general, establece el rumbo para la colaboración fluida del proyecto con todas las partes interesadas. Verificar Las mejores aplicaciones y herramientas para programar reuniones y programar citas.
Si estas reuniones se gestionan correctamente, ayudan al director del proyecto a implementar el proyecto con la menor cantidad de obstáculos posible y a completar el proyecto hasta el final con éxito. Donde las reuniones preparatorias y su número difieren en el nivel del tamaño y tipo del proyecto.
La reunión preparatoria puede llamarse sesión introductoria entre el equipo de trabajo, ya que la mayoría de los proyectos tienen la mayoría del equipo de trabajo de diferentes departamentos de la institución o un miembro nuevo donde no todos se conocen, por lo que la reunión preparatoria es un medio introductorio para el equipo. miembros, que es uno de los objetivos de la reunión preparatoria.
Beneficios de realizar una reunión preparatoria del proyecto
Como se mencionó anteriormente, las reuniones de preparación de proyectos son una oportunidad para que todos se alineen con la visión y los roles de su proyecto. Aquí hay algunos otros beneficios notables de una reunión de preparación exitosa:
- Los proyectos funcionan de manera más eficiente cuando todos los miembros del equipo comprenden sus responsabilidades.
- Las reuniones preparatorias le muestran qué tan avanzado está su equipo en la comprensión de lo que implicará el proyecto. Esto puede ayudarlo a identificar cualquier problema potencial que pueda surgir en el camino.
- Las reuniones preparatorias ayudan a construir una relación entre usted y su cliente al poner a todos en igualdad de condiciones al comienzo del proceso.
- Planificar todo con anticipación reduce la probabilidad de cambios que podrían causar posibles retrasos más adelante durante el proyecto.
- Su cliente tendrá la oportunidad de brindar comentarios e ideas valiosas antes de ir demasiado lejos en el ciclo de vida del proyecto.
- Una reunión exitosa de lanzamiento del proyecto aumenta la probabilidad de que se cumpla con el presupuesto y el cronograma.
Algunos consejos para llevar a cabo una reunión preparatoria para un proyecto exitoso
Estos son algunos pasos básicos a seguir cuando se prepara para una reunión de iniciación del proyecto:
1. Crea la agenda
Su agenda para la reunión da una dirección clara a seguir, por eso es tan importante planificar y distribuir la reunión antes de la reunión preparatoria. La planificación anticipada de la agenda lo ayudará a mantenerse enfocado y concentrado en la tarea.
Puedes usar una aplicación para tomar notas como Evernote Crea un plan de reunión al que todos los miembros pueden acceder. Puedes empezar desde cero o ahorrar tiempo con uno Sus formas de encuentro.
Agrega todos los detalles relacionados con el proyecto una vez que hayas tratado los aspectos básicos, incluida la duración de la reunión y el presidente (director del proyecto). Aunque dependerá del proyecto específico en el que estés trabajando, aquí hay algunas ideas generales a tener en cuenta:
- Saludos y presentación.
- Una explicación clara de lo que pretende lograr durante la reunión de apertura.
- El propósito del proyecto.
- Alcance del proyecto.
- Restricciones de tiempo y presupuesto.
- Riesgos conocidos actuales.
- Lista de salida.
- Debate abierto y preguntas.
2. Invita a las personas adecuadas
En este punto, desea concentrarse en invitar a todas las partes interesadas clave. Sin embargo, en su pasión por hacer rodar la pelota, puede sentirse tentado a invitar a todos los que tienen algo que ver con el proyecto de forma remota. Esto puede afectar su reunión, ya que manejar una gran multitud será mucho más difícil. Solo debe incluir miembros del equipo que tengan un papel importante que desempeñar en el proyecto (y que puedan proporcionar información valiosa).
Puede invitar a los asistentes a la reunión por correo electrónico o, mejor aún, a través de una herramienta de comunicación interna como Flojo. Puede usar esta herramienta para crear un canal (grupo) que usará para compartir la agenda de la reunión y otros documentos relacionados para que todos puedan verlos antes de que comience la reunión. Verificar Las mejores herramientas de comunicación interna en tu lugar de trabajo.
3. Haz que la reunión sea interactiva
Haga que su reunión de apertura sea interactiva proporcionando una plataforma abierta para ideas o sugerencias. El objetivo aquí es garantizar que todos participen activamente durante la reunión. Aquí tienes algunas ideas de lo que puedes hacer:
- lluvia de ideas grupal: Esta solución funciona mejor si varios miembros del equipo tienen la misma área de especialización. Mediante una lluvia de ideas, puede aprovechar rápidamente el conocimiento de las personas y desarrollar soluciones creativas que allanan el camino hacia el éxito.
- Rotación de la presidencia de la reunión: Aunque es ideal que el director del proyecto facilite la reunión de apertura, puede cambiar de silla para evitar perder la atención de los miembros. Permite que todos participen en la dirección de aspectos específicos de la agenda de la reunión o en la realización de presentaciones, lo que también puede ayudar al equipo a sentirse más involucrado en el proyecto.
- Solicitar reseñas: Cuando presente algo nuevo, pregunte a los asistentes si tienen alguna pregunta al respecto para que todos puedan expresar sus opiniones en la reunión. También puede aprovechar esta oportunidad para explorar otras ideas o intereses que puedan tener para que las dudas no se acumulen con el tiempo, una de las principales causas de frustración entre las personas involucradas en el proyecto.
Estas tecnologías interactivas garantizarán que todas las partes interesadas participen activamente en la reunión de apertura.
4. Aclarar roles y responsabilidades
Suponiendo que todos comprendan el proyecto completo y su idoneidad, el siguiente paso será definir sus roles y responsabilidades. Aproveche esta oportunidad para repetir discusiones anteriores sobre lo que todos esperan unos de otros. Puede usar una herramienta en línea como Asana Crear listas de verificación para que todos sepan de qué tareas son responsables.
Puede comenzar asignando elementos de trabajo para que se completen en una fecha límite acordada y luego distribuirlos a los miembros del equipo. Organice estas actividades en orden de prioridad, enumerando primero las tareas más importantes. De esta manera, puede asegurarse de que se cumplan los plazos sin tener que esforzarse mucho. Verificar Comparación de Asana y Jira: ¿Cuál es mejor en metodología ágil?
5. Agregue el resumen de la reunión a la base de conocimiento interno
Una vez que haya terminado la reunión, convierta sus notas en un documento bien organizado para una fácil referencia en el futuro. Puede utilizar el sitio interno de la base de conocimientos como un repositorio en línea al que cualquier persona del proyecto puede acceder fácilmente.
De esta manera, siempre puede consultar las notas de la reunión cada vez que haya preguntas sobre algo que se trató durante la sesión de apertura. También puede usar su wiki para agregar actualizaciones a medida que avanza en el ciclo de vida del proyecto. Verificar Las mejores aplicaciones de base de conocimiento para su organización.
Establezca el tono para todo el proyecto con una reunión preparatoria
La reunión preparatoria es un paso vital en cualquier proyecto, ya que marca la pauta para todo el ciclo de vida del proyecto y dirige a todos los participantes en la misma dirección.
Puede aprovechar los consejos y herramientas anteriores para poner a todas las partes interesadas en la misma página y allanar el camino para un flujo de trabajo productivo. Ahora puedes ver Los mejores consejos para hacer que sus informes de proyecto se destaquen.
