Cuando se trata de estimar el tiempo y administrar proyectos independientes, lo más importante es realizar un seguimiento de sus horas de trabajo. Es importante conocer bien su proyecto para dar a sus clientes una estimación realista de cuánto tiempo llevará una tarea en particular.
Después de todo, usted no quiere encontrarse sobrecostándose o subestimando a sus clientes. Echemos un vistazo a algunos consejos que debe tener en cuenta al hacerlo. Verificar Cómo equilibrar un trabajo de tiempo completo y trabajo adicional sin exceso de trabajo.
1. Define el alcance de tu proyecto
El primer paso es asegurarse de tener una comprensión sólida de lo que implicará el proyecto. Averigüe exactamente con qué tareas, plazos y presupuestos se enfrentará. Tener una comprensión concreta del alcance y las tareas involucradas lo ayudará a evitar gastos innecesarios.
Tenga cuidado con la fluencia del alcance. Si no tiene cuidado, es probable que su proyecto dure más de lo que esperaba inicialmente. La mejor manera de evitarlo es tener una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) para planificar todas las tareas en detalle, simplificando su flujo de trabajo con su cliente de manera efectiva. También puede usar la plantilla Alcance del proyecto para esto.
descargar: Hoja inteligente (disponible como un archivo de Excel)
2. Usa el método de estimación de tiempo
Sea cual sea el precio acordado, debe intentar evitar subestimar y sobreestimar. Muchos trabajadores independientes tienden a cotizar sus tarifas por hora al determinar el costo del trabajo realizado, pero esto puede generar facturas infladas o incluso reducir el costo de su tiempo, especialmente si no tiene en cuenta las contingencias, las limitaciones de recursos y otros factores. . Aquí hay algunas formas de estimar con precisión las horas del proyecto:
- juicio experto: Esto es necesario en los casos en que los datos son difíciles o imposibles de medir, o cuando no se dispone de especificaciones detalladas exactas. La clave para usar esta técnica es obtener la mayor cantidad de información y análisis posible antes de tomar una decisión. Debe usar este método para definir las subtareas y su duración en la etapa de estimación de esfuerzo y predicción de tiempo.
- Apreciación equivalenteLa calificación similar es una práctica común que implica el uso de proyectos con características similares como base para su calificación. Puede usar la experiencia previa, los promedios de la industria u otros recursos para ayudarlo con este proceso. Esencialmente, una estimación similar usa datos históricos de proyectos similares para hacer una estimación.
- Estimación de tres puntos: este método implica identificar todos los escenarios posibles (optimista, pesimista y más probable), así como sus probabilidades, y luego llegar a una estimación final. Se calcula más comúnmente utilizando la técnica de distribución triangular o la estimación PERT.
Al usar el método de distribución de triángulos, puede tomar el promedio de las siguientes estimaciones: una estimación optimista (O), una estimación pesimista (P) y una estimación más probable (M). Entonces, la ecuación de distribución del triángulo se verá así:
E= (O+P+M)/3
PERT significa Método de Evaluación y Revisión de Proyectos. Es un modelo de toma de decisiones que ayuda a los grupos a priorizar su trabajo al determinar la cantidad de tiempo que necesitan para completar varias tareas.
El método de distribución PERT es más que el promedio ponderado. Da más peso al resultado más probable y menos peso a otros resultados. Los gerentes de proyecto suelen utilizar este método para estimar las fechas de finalización del proyecto, ya que tiende a ser más preciso.
La ecuación PERT se puede estimar de la siguiente manera:
PERT Beta Distribution = (P + O + 4ML ) / 6
Siguiendo el ejemplo anterior, digamos que en el caso del trabajo independiente en la tarea A (que resulta ser una campaña de redes sociales) la estimación más optimista es de dos semanas, y el peor de los casos es de nueve semanas. La estimación más probable es de cuatro semanas.
Aplicando la ecuación PERT, el tiempo aproximado estimado sería de 4.5 semanas. Usando este método, también podemos calcular la desviación estándar en este caso para dar a los clientes más tiempo para terminar. Para la tarea A, podemos expresarla como:
Standard deviation = (P-O)/6 = (9–2)/6 = 1.75
Esto llega a 1.75 en nuestro ejemplo. Por lo tanto, podemos dar una ventana de finalización potencial de 6.25 semanas, en lugar de 4.5 semanas.
- calificación ascendente: El método más simple (y más preciso) para calcular las horas de trabajo freelance es el enfoque ascendente. Este enfoque sugiere que comience desde la base misma de su WBS, registre todos los gastos y luego súmelos según sea necesario.
Con este enfoque, puede crear estimaciones precisas comenzando desde abajo y avanzando a través de cada costo en el alcance de su proyecto. Le ayuda a cubrir todos los costos de una sola vez.
3. Calcula el porcentaje de regate
Dado que no todos los freelancers trabajan de la misma manera, puede ser difícil medir la cantidad de tiempo que dedican a trabajar en un proyecto. En tales casos, usar la calculadora de tasa de error puede ayudarlo a calcular las estimaciones exactas. Lo que te ayuda a conocer tu relación de tiempo más/menos, para que puedas mejorar tus horas de facturación.
Por ejemplo, si estima que le tomará cuatro días terminar un proyecto, pero solo toma dos días, su relación de elusión es 2:1. El objetivo de la proporción de fudge es determinar qué tan rápido puede moverse a través de las tareas de su proyecto y cuánto retraso tiene en su cronograma. Verificar ¿Qué es el kit de herramientas freelance? Aquí es donde encontrarlo.
4. Calcular el tiempo de inactividad y los intervalos
Puede pensar que simplemente puede sumar las horas que pasa, pero eso realmente no funciona. Los días de vacaciones y los tiempos de inactividad deben tenerse en cuenta en el total de horas que planea trabajar.
Si no toma descansos, terminará cansándose más rápido de lo esperado. Si usa herramientas de colaboración como Slack o Todoist, es importante configurar el estado de ausencia o fuera de la oficina cuando se tome unas vacaciones.
Si se toma un día libre, tenga esto en cuenta al calcular la cantidad de horas que planea trabajar por semana. Si ha tenido un período prolongado de inactividad o un descanso en el trabajo, vale la pena incluirlo también: simplemente agregue una o dos horas a su total de horas cada semana. Verificar Cómo separarse completamente del trabajo antes de las vacaciones
descargar: Vértice42 (disponible como un archivo de Excel)
5. Estimaciones de planificación, contingencia y revisiones
Uno de los errores más comunes que comete un freelancer es no calcular el tiempo de planificación. Asimismo, las estimaciones de contingencia son necesarias para tener en cuenta las circunstancias imprevistas que pueden surgir durante el curso del proyecto, por ejemplo, las limitaciones de recursos.
- PlanificaciónNecesitará tiempo para planificar su negocio y asegurarse de obtener toda la información que necesita de los clientes. Esto es especialmente importante cuando se trabaja con clientes que son nuevos en su línea de negocio o que no han trabajado antes con usted.
- Administración: Necesitará tiempo para tareas administrativas como enviar facturas o configurar cuentas de redes sociales. También es posible que necesite tiempo para hacer un seguimiento con los clientes después de que se completen los proyectos.
- Emergencias/Revisiones: Si el proyecto está tardando más de lo esperado o si algo sale mal con el proyecto, es posible que necesite tiempo adicional para tareas administrativas, adiciones o revisiones.
6. Usa herramientas o aplicaciones de seguimiento del tiempo
El seguimiento del tiempo es una excelente manera de comprender mejor cuánto tiempo dedica a cada proyecto. Puede usar herramientas como plantillas de programación de proyectos o plantillas de programación y aplicaciones de seguimiento de tiempo para asegurarse de tener los datos correctos sobre cuánto tiempo lleva completar las tareas.
También descubrirá que configurar un sistema de seguimiento del tiempo, como la técnica Pomodoro, lo ayudará a aumentar la productividad, realizar un seguimiento de su progreso y asegurarse de cumplir con los plazos. Verificar Apps de seguimiento del tiempo para dejar de perder el tiempo y ayudarte a aprovecharlo mejor.
7. Revisa tus estimaciones finales
Ha terminado su estimación, ahora es el momento de hacer la estimación final. Una de las cosas que deberá hacer aquí es revisar sus estimaciones. Compruebe si se ha eliminado alguna tarea de la calificación. Si es así, agregue esas horas adicionales a la calificación final. El uso de una variedad de modelos de gestión de proyectos puede ayudar.
Si tiene un presupuesto de su cliente, revíselo para asegurarse de que los números estén dentro de lo razonable. Si hay una discrepancia entre sus dos estimaciones, pídale más detalles sobre lo que quiere y cómo quiere hacerlo. Verificar Algunas malas advertencias para los clientes que todo freelancer debe tener en cuenta.
Evalúe y administre con precisión sus horas facturables
El tema de las horas del proyecto es un tema controvertido para cada freelancer, ya que cada uno tendrá su propio precio (basado en la experiencia, la especialización en la materia, los requisitos del cliente, etc.) y la metodología de resolución de problemas.
Si planea calcular las horas de trabajo que debe pagar, conocer estos consejos y trucos será invaluable. Esperamos que le ahorre tiempo y dinero en su próximo proyecto y que haga que todo el proceso sea menos estresante. Verificar Cómo administrar los cuatro pilares de la productividad: consejos y herramientas para usarlos.
