Ser un asistente virtual que brinda la asistencia remota necesaria puede ser abrumador, especialmente cuando tiene un conjunto de tareas diferentes o similares para muchos clientes. Y dado que trabaja de forma remota, es fundamental automatizar la mayoría de sus actividades con herramientas de software para aumentar la productividad y mejorar su tiempo de respuesta.
En este artículo, repasaremos un conjunto de herramientas y aplicaciones básicas que todo asistente virtual en su kit debe tener. Estas herramientas simplificarán su flujo de trabajo y enriquecerán su experiencia como asistente virtual avanzado o en ciernes. Pero antes de revelarlo, pasemos brevemente al concepto de asistencia virtual. Verificar Las mejores maneras de sobresalir cuando se trabaja de forma remota.
¿Qué es un asistente virtual?
Aunque este campo está creciendo muy rápido, muchas personas desconocen qué se entiende por asistente virtual y qué ofrece, y no tienen idea de su papel esencial en el campo de la gestión y el desarrollo empresarial.
Un asistente virtual es una persona física que suele trabajar por cuenta propia y presta servicios administrativos y técnicos a las empresas. Dado que todo el trabajo se realiza en línea (de ahí el término “virtual”), el asistente virtual puede realizar sus tareas desde cualquier parte del mundo.
La mejor parte aquí es que no necesita ningún tipo de certificado o certificaciones para la asistencia virtual. Simplemente necesita perfeccionar una habilidad y tener suficiente experiencia para hacerlo bien para diferentes clientes.
Muchos propietarios de pequeñas empresas subcontratan asistentes virtuales para que puedan concentrarse en lo más importante de cualquier negocio: el crecimiento. Aquí hay un conjunto de herramientas que todo asistente virtual necesita en su arsenal.
1. Flojo
Mantener una comunicación efectiva con tus clientes es esencial como asistente virtual, y Slack hace un buen trabajo brindándote todo lo que necesitas. Es una de las mejores plataformas de mensajería instantánea para equipos remotos, ya que te permite comunicarte en tiempo real con clientes y miembros del equipo cuando se trabaja en un proyecto.
Puede diferenciar proyectos usando Canales y hacerlos accesibles solo para personas autorizadas. Además, Slack tiene una función de comunicación en la aplicación y divertidos emojis personalizados para conversaciones más relajantes. También puede compartir diferentes archivos con una o más personas, incluidas grabaciones de audio y fotos.
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2. Espacio de trabajo de Google
Google Workspace, anteriormente conocido como G-Suite, es una colección de diferentes aplicaciones con diferentes funciones y estilos operativos. Sin embargo, a menudo solo necesita ocho de estas herramientas como asistente virtual. Que incluye:
- Documentos de Google: Puede usarlo para crear, modificar y formatear documentos de texto.
- gmail: Un excelente servicio de mensajería y marketing por correo electrónico.
- Presentaciones de Google: Esta aplicación gratuita satisface todas las necesidades de presentación que se espera que cumpla.
- Tablas de datos: Puede usarlo para la entrada de datos y la elaboración de presupuestos.
- Reunión de Google: Excelente para realizar videoconferencias y mantenerse en contacto con sus clientes.
- Formularios de Google: Puede usarlo para realizar encuestas y obtener respuestas en tiempo real.
- Google DriveEste servicio es uno de los servicios de almacenamiento en la nube más baratos para archivos personales y relacionados con el trabajo.
- calendario de Google: lo ayuda a programar proyectos y mantenerse al día para cumplir con los plazos.
3. Amigable con las calorías
Cal Friendly es una aplicación de programación de gestión de eventos. Sin embargo, no es suficiente como calendario independiente. Debe integrarlo con una aplicación de calendario como Google Calendar o iCloud Calendar para automatizar y simplificar sus reuniones. Además dispone de diferentes periodos de tiempo listo para usar: 15, 30 y 60 minutos.
Puede programar una reunión para diferentes fechas y horas, y sus invitados pueden especificar su disponibilidad en el calendario. Sin embargo, los invitados aún pueden elegir el tiempo exacto disponible independientemente de los períodos de tiempo, pero dentro del rango de tiempo que usted proporcione. Verificar Algunos errores comunes de comunicación que se deben evitar en los equipos virtuales (y qué hacer).
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4. Canva
En la mayoría de los casos, parte de sus responsabilidades administrativas como asistente virtual puede incluir el diseño gráfico. Por lo tanto, sería mejor tener una aplicación de diseño dedicada. Canva será tu aplicación favorita para todo lo relacionado con el diseño gráfico. Puede usarlo para diseñar pancartas de redes sociales, volantes, volantes circulares, tarjetas, etc.
Lo que es más importante, puede manipular las fuentes, los formularios, las imágenes y los elementos gratuitos de Canva para crear diseños impresionantes.
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5. Hootsuite
Hootsuite es una aplicación de administración de redes sociales comunitarias que le permite monitorear y navegar diferentes sitios de redes sociales desde un solo lugar en lugar de abrir varias pestañas. Es compatible con Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn, etc.
Cree, edite, formatee y programe contenido para cada plataforma, valide los conocimientos y administre de manera efectiva su audiencia de clientes. Si bien la versión gratuita es excelente, la versión pro le brinda acceso a funciones más completas, especialmente si tiene una base de clientes exigente. Verificar Las mejores aplicaciones para ayudarte a automatizar tareas repetitivas.
6. Asana
Asana te permite colaborar y administrar proyectos sin problemas. Si trabajas con un equipo, puedes agregar miembros a tu lugar de trabajo en Asana, donde puedes monitorear su flujo de trabajo. También puede integrar Google Calendar y Google Drive en esta aplicación para permitirle configurar recordatorios para tareas y eventos.
Además, Asana te permite distinguir proyectos o información específicos mediante códigos de colores y agregar archivos adjuntos cuando sea necesario. Por ejemplo, puede usar rojo para indicar proyectos de alta prioridad, amarillo para proyectos en curso, azul para proyectos en revisión y verde para proyectos terminados. Verificar Comparación de Asana y Jira: ¿Cuál es mejor en metodología ágil?
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7. Doctor del tiempo
La gestión del tiempo es una habilidad muy importante en el mercado laboral remoto que todo asistente virtual debe poseer. Sin embargo, lo que necesitará es una aplicación que lo ayude a mantenerse enfocado, especialmente si su salario es por hora. TimeDoctor le permite realizar un seguimiento de su trabajo y tiempo libre y ver sus logros diarios. Genera informes sobre el tiempo dedicado a cada proyecto y tarea.
TimeDoctor también lo ayuda a manejar las distracciones. Supervisa cuánto tiempo usa la web y la aplicación cuando trabaja. Y cuando excedas el tiempo establecido, te avisará con una ventana emergente. También le avisa cuando su computadora ha estado inactiva por más tiempo de lo normal. Aunque, puede ajustar la hora manualmente si es necesario.
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8. MailChimp
MailChimp le permite administrar y conectarse con las audiencias de sus clientes y clientes. Cuando sus clientes lanzan un nuevo producto o servicio, puede usar MailChimp para presentar esos productos a su público objetivo mediante boletines o campañas publicitarias.
La aplicación le permite segmentar boletines, enviar correos electrónicos masivos y analizar el rendimiento de cada campaña publicitaria. También puede integrar otras herramientas, como Shopify y Stripe, en la plataforma. Verificar Los mejores consejos que puede usar para atraer más clientes como trabajador independiente.
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9. Sobretransporte
Ontraport Es otra plataforma de marketing y CRM que te ayuda a coordinar las actividades comerciales de tus clientes desde una única plataforma. En otras palabras, puede usar Ontraport para presentar productos al público objetivo de un cliente y administrar simultáneamente las interacciones con los clientes.
Puede importar y exportar contactos, crear embudos de ventas y automatizar campañas de marketing para mejorar el negocio. Además, la interfaz no es muy intuitiva para principiantes. Sin embargo, se puede eludir con un poco de práctica. También está disponible como plataforma web y aplicación móvil.
10. Grammarly
Como asistente virtual, siempre debe estar al tanto del contenido que crea, y usar esta aplicación lo ayudará a lograrlo. Grammarly es una extensa plataforma de edición basada en la web que revisa el contenido del texto en busca de errores gramaticales, verbosidad, ortografía, puntuación, plagio y calidad de representación.
La aplicación utiliza inteligencia artificial para garantizar que su contenido sea prácticamente impecable y fácil de entender. Puedes verificar si el contenido que creaste es atractivo y en qué categoría de personas encaja. Sin embargo, la versión gratuita es limitada y deberá suscribirse a la versión paga para aprovechar todas las funciones interesantes. Verificar Las mejores alternativas gramaticales que se adaptan a sus necesidades.
También puede guardar sus documentos y volver a ellos cuando sea necesario.
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Destaca en tu carrera como asistente virtual
La asistencia virtual es una industria en rápido crecimiento; Por lo tanto, se puede esperar un buen nivel de saturación en el futuro cercano. Adquirir habilidades básicas de asistente virtual es esencial para mantenerse relevante en la industria. Sin embargo, combinar estas herramientas que hemos enumerado con su conjunto de habilidades lo ayudará a sobresalir en su carrera.
Finalmente, si es nuevo en el campo, primero debe aprender cómo convertirse en un asistente virtual antes de comenzar a buscar herramientas. Consumir información fundamental sobre una trayectoria profesional lo ayuda a no abusar de estas herramientas a largo plazo. Ahora puedes ver Los mejores sitios de planificación profesional para ayudarlo a alcanzar sus objetivos laborales.
