Hoje em dia, é impossível pensar em um projeto sem o relatório que o acompanha. Na verdade, alguns projetos precisam gerar vários relatórios durante seu ciclo de vida. Seus projetos e clientes podem precisar gerar diferentes tipos de relatórios, mas todos os relatórios devem ser concisos e fáceis de entender.
Neste artigo, você aprenderá a criar um relatório eficaz para um projeto que já foi concluído ou está sendo trabalhado. Verificar Os melhores aplicativos de base de conhecimento para sua organização.
1. Cronogramas claros e concisos
Seus relatórios de projeto devem conter cronogramas. Deve ser conciso, mas também deve conter todas as informações necessárias para que o destinatário possa compreendê-lo de forma fácil e rápida.
É melhor criar uma programação semanal e, se necessário, quinzenal ou mensalmente. Os quadros de horários devem incluir o nome do recurso, o nome da tarefa, a data, o dia da semana, o horário de início, o horário de término diário e o total de horas trabalhadas.
Em vez de inserir manualmente todos os detalhes em uma planilha, você pode usar qualquer aplicativo de linha do tempo, como o Timely. Aqui, você pode digitar as horas de trabalho, nomes de tarefas, etc. Em seguida, o aplicativo irá gerar automaticamente os relatórios de programação. Verificar 5 dos melhores aplicativos de rastreamento de tempo para macOS para aumentar sua produtividade.
2. Relatório detalhado de despesas
Um relatório de despesas completo não é necessário apenas para o cliente. Também é útil para sua equipe controlar o orçamento e o custo real durante todo o ciclo de vida do projeto.
O relatório de despesas deve incluir o item ou serviço, sua quantidade, valor, estimativa de orçamento, custo e saldo. Se um membro da equipe deseja adquirir qualquer serviço ou produto para um projeto, peça a ele que envie um relatório de despesas semelhante.
Certifique-se de que este item só seja comprado após sua aprovação e após o envio da fatura. Assim, você pode adicionar os dados ao relatório de despesas personalizado final e evitar que o custo ultrapasse o orçamento.
3. A situação geral do projeto
Ao preparar um relatório sobre um projeto, ele deve comunicar claramente o status do projeto. O status do projeto não indica o status atual do trabalho em andamento. Deve também incluir outros dados, como a diferença entre o cronograma planejado e real, a diferença entre o custo estimado e real, as tarefas restantes, o prazo final (se houver), riscos e problemas potenciais, etc.
Você deve criar um relatório abrangente que contenha a situação de todos os ângulos possíveis. O recurso de relatório abrangente do Asana pode ajudar na elaboração de relatórios de status do projeto em diferentes escopos e ângulos. Verificar Dicas importantes para gerenciar membros remotos da equipe de forma eficiente.
4. Distribuição de recursos
Ao relatar sobre a atribuição de tarefas, certifique-se de que isso ajude outras pessoas a verificar a disponibilidade de recursos e delegar tarefas quando necessário. Forneça um detalhamento do número de horas que cada recurso gastará em cada tarefa em tais relatórios.
Isso ajudará os gerentes e colegas a saber qual membro da equipe está ocupado e quem tem tempo livre. Colete dados facilmente e use-os no relatório para planejamento futuro usando ferramentas de planejamento de recursos, como balde de prata.
5. Visualização da utilização da capacidade
Você provavelmente incluirá um relatório de uso de recursos do projeto. Você deve separar o uso faturável do uso total de recursos. Assim, é necessário criar colunas separadas para cada dado.
Você também pode incluir o nome do recurso e o uso individual, junto com o uso do grupo. Da mesma forma, você pode dedicar algum tempo para ver quem conseguiu ter o melhor desempenho em termos de uso de recursos e recompensa-los.
6. Riscos previsíveis e reais
A avaliação de riscos é parte integrante do gerenciamento de projetos. Portanto, você deve visualizar os dados de avaliação de risco com precisão. Você pode ter pensado sobre alguns riscos ao planejar o projeto. No entanto, conforme o projeto avança, a avaliação de risco muda. Liste todos os riscos percebidos e reais ao criar seu relatório de projeto.
Seu relatório de risco deve consistir em uma visão geral dos riscos previstos, seguidos de quaisquer riscos que o projeto encontrou até a data do relatório. Também é essencial que você mencione quaisquer alterações no perfil de risco que você ou sua equipe fizeram durante o andamento do projeto. Verificar Melhores alternativas Airtable grátis para colaboração e gerenciamento de projetos.
7. Análise de portfólio de projetos
Se você estiver gerenciando mais de um projeto a qualquer momento e precisar preparar um relatório para analisar seu portfólio, deve ter cuidado. Em primeiro lugar, vá para o painel onde todos os nomes de projetos serão listados em negrito para facilitar a visualização.
O painel também deve incluir um resumo dos projetos, como marcos, prazo, progresso atual, orçamento versus custo e alocação de recursos. Você também pode usar diferentes gráficos para visualizar dados em um só lugar. Posteriormente, você pode criar seções separadas para cada projeto e analisá-los individualmente.
Existem algumas ferramentas poderosas de gerenciamento de portfólio disponíveis no mercado. Você pode escolher qualquer uma das melhores ferramentas para criar relatórios profissionais e abrangentes. Verificar Melhores aplicativos gratuitos de criação e gerenciamento de faturas para proprietários de pequenas empresas.
8. Dados de acordo e adicionar rótulos
Os relatórios do projeto devem ter uma convenção padrão para dados e rótulos. Se você deseja gerar um relatório para sua organização, siga o costume organizacional. Se você estiver criando um relatório para um cliente, pode querer discutir como eles gostariam que as informações apresentadas no relatório.
Além disso, use rótulos curtos e precisos em seu relatório para que qualquer pessoa possa entender sem qualquer dificuldade. Além disso, tente seguir os padrões locais de hora e data. Se você trabalha para uma empresa com sede nos EUA e é do Reino Unido, usar as convenções de datas dos EUA seria o ideal.
9. Infográficos e gráficos interativos
Não importa o tipo de relatório que você está prestes a preparar, seu público achará os gráficos interativos mais úteis. Linhas e colunas cheias de dados numéricos podem tornar o cliente desinteressado. Em vez disso, crie tabelas e gráficos que exibam dados adicionais quando alguém passa o ponteiro do mouse sobre um gráfico.
Existem muitos gráficos e tabelas que você pode usar em seus relatórios. Entre eles, você encontrará gráficos de pizza, gráficos de linha e gráficos de barra sendo os mais comuns. Dependendo do tipo de dados, você precisa escolher um gráfico ou diagrama para facilitar a visualização.
10. Seção de notas
Cada relatório de projeto gerará feedback positivo ou negativo. Todos os relatórios do projeto devem incluir uma seção onde o cliente ou gerente pode fornecer feedback. Depois de analisar os relatórios, o público pode fornecer seus comentários e sugestões nesta seção.
Portanto, você não precisa solicitar feedback separadamente. Isso também mostrará que você está disposto a conhecer seus limites e fazer melhorias. Posteriormente, você pode implementar as sugestões no fluxo de trabalho do projeto.
Comece a criar um relatório de projeto
Uma apresentação bem-sucedida depende de como o relatório é criado para o público. Ao preparar o relatório, mantenha os pontos acima em mente para preparar relatórios de projeto abrangentes e eficazes.
Você também pode usar uma ferramenta de visualização de dados poderosa para relatórios profissionais com um toque de criatividade. Agora você pode ver Principais dicas para colaborar em planilhas compartilhadas para seu projeto.
