Às vezes, ao baixar um documento da Internet, você perceberá que ele está no formato .PDF. Você também deve ter notado que é difícil (senão impossível!) Editar e requer seu próprio leitor para abri-lo. Para novos usuários, esta opção pode parecer confusa como um arquivo de documento. Por que as pessoas usam arquivos PDF? Não seria melhor algo como um arquivo .docx?
Na verdade, os PDFs são muito úteis no que têm a oferecer! Esses arquivos têm sido uma forma de enviar documentos digitalmente há muito tempo e você não pode ver nenhum sinal de que eles vão desaparecer. Então, por que as pessoas usam arquivos PDF ao enviar documentos e onde você os usa no dia a dia?
Benefícios dos arquivos PDF
Para explicar isso, vamos voltar à pergunta “Os arquivos .DOCX não seriam melhores?”. O problema aqui é assumir que todos ficarão bem com o uso do arquivo Doc em seus dispositivos. Doc é a extensão de arquivo originada do Microsoft Word. Se outras pessoas quiserem abrir o documento, você precisará usar o Word ou um editor de texto onde os arquivos do Doc podem ser abertos / importados. Mesmo se fosse possível, você poderia obter uma formatação mista mesmo no processo. Isso torna as coisas um pouco complicadas para garantir que todos possam ler o documento.
Felizmente, muitos sistemas operacionais oferecem suporte total para documentos PDF. Isso significa que temos que criar um documento especialmente para usuários do Microsoft Windows, um para IOS, um para Linux - só podemos colocá-lo em um PDF e todos podem lê-lo.
Quando usar .PDF
Portanto, a melhor hora para usar um arquivo PDF é quando você não tem ideia de qual sistema operacional o arquivo será aberto. Digamos que você esteja escrevendo um folheto para um site para os usuários fazerem o download. Este site pode ser visitado por pessoas que usam Windows, IOS, Linux e dispositivos móveis, portanto, precisamos atender às necessidades de todos. Neste caso, estamos usando o formato .PDF para acalmar todos e evitar que as coisas se complicem.
Melhor ainda, quando as pessoas baixam o folheto, ele pode ser aberto automaticamente no navegador do usuário. Navegadores como Chrome e Firefox incluem a capacidade de visualizar arquivos PDF, para que as pessoas possam ler o documento de forma rápida e fácil.
Também é ótimo quando você envia esses arquivos por e-mail. Quando você deseja enviar um documento (como um resumo) para alguém, pode usar um arquivo Doc para fazer isso. Isso pode ser bom se o destinatário estiver em seu computador, mas se ele estiver do lado de fora e usando o telefone, pode ser difícil para ele ler o documento. Nesse caso, você pode querer anexar uma cópia em PDF para cobrir todas as possibilidades.
Desvantagens do formato .PDF
Se a qualquer momento alguém lhe enviar um documento no formato .PDF e você quiser modificá-lo, você já experimentou uma das principais falhas! Para ser visualizado em vários sistemas operacionais, um arquivo PDF é mais parecido com uma imagem digital do que o documento original. Como tal, editar um arquivo Doc em vez de um PDF é mais ou menos como editar texto em um quadro branco versus editar uma imagem desse quadro branco. É possível, mas o mais difícil!
Quando não usar o formato .PDF
Não use o formato .PDF quando quiser criar um "documento ativo" que outras pessoas possam modificar. Você pode adicionar campos editáveis a um arquivo PDF, mas para edição de arquivos em grande escala, o formato PDF não é o ideal. Felizmente, se você trabalha com outras pessoas, precisa saber quais sistemas operacionais eles estão usando e pode concordar que tipo de arquivo funciona para todos. No mínimo, todos podem usar um serviço de criação de documentos em nuvem, como o Google Docs. Você deve salvar os arquivos no formato PDF quando precisar que todos possam ler o documento. Não o use quando quiser que todos possam editá-lo.
Decisões de documentos
Dado o quão diferente ele é de outros documentos, pode ser confuso usar o formato .PDF. Agora você sabe por que e como usá-lo, bem como algumas situações em que é melhor deixá-lo como está.
Quanto você usa arquivos PDF em sua vida diária? Conte-nos abaixo!
