E-mails zijn een van de belangrijkste middelen voor professionele communicatie tussen verschillende individuen en bedrijven over de hele wereld. Hiermee kunt u één bericht tegelijkertijd naar een groot aantal ontvangers sturen.
Heb je ooit een slecht geschreven e-mail in je inbox ontvangen? Je hebt je misschien afgevraagd waar deze e-mail over ging, hoe je erop moest reageren en waarom deze zo was geformuleerd. Bekijk onze lijst met veelgemaakte fouten in zakelijke e-mails om te voorkomen dat u een slordige of slechte e-mail ontvangt. Verifiëren De beste tools voor e-mailverificatie.
1. De onderwerpregel ontbreekt
Een veelgemaakte fout bij het schrijven van zakelijke e-mails is het niet opnemen van de onderwerpregel. Het onderwerp is het eerste dat iemand ziet wanneer hij zijn e-mailaccount opent. Als iemand een overweldigend aantal e-mails ontvangt, wordt een e-mail zonder een beschrijvende en passende onderwerpregel waarschijnlijk genegeerd.
Tevoorschijn komen HubSpot Blog Onderzoek Een effectieve en begrijpelijke onderwerpregel moet nieuwsgierigheid opwekken en gepersonaliseerd zijn. Laat de ontvanger via de onderwerpregel weten waarom uw e-mail belangrijk is. De onderwerpregel “Nieuwsbrief 1” is vaag en interesseert niemand. Maar het onderwerp “Nieuwsbrief 1: Toppresteerders van de maand” krijgt waarschijnlijk meer views.
2. De verkeerde toon gebruiken
De toon van de e-mail kan weerspiegelen hoe u gezien wilt worden. Uw woordkeuze weerspiegelt een positieve of negatieve toon. De opmerking dat iemands idee 'vreemd' is, heeft bijvoorbeeld een andere connotatie dan zeggen dat het idee 'uniek' is. Je moet proberen te leren onderscheid te maken tussen betekenisaccenten en de juiste woorden te kiezen.
Zakelijke e-mails moeten er professioneel uitzien. De mate van formaliteit hangt af van uw werkcultuur en uw professionele relaties met de ontvanger. Als de werkcultuur vriendelijk is, of als je al heel lang met iemand samenwerkt, kun je je zakelijke e-mail beginnen met 'Hallo Khaled'. Maar als u communiceert met iemand die u niet kent bij een ander bedrijf, kunt u deze persoon gerust aanspreken met de indeling 'Geachte heer Mahmoud'.
Bij twijfel over de juistheid van uw woordkeuze kunt u een online woordenboek of woordenlijst raadplegen. Inclusief online schrijfassistent Grammarly Ook op de schrijftoondetector in zijn functies. U kunt de toon in de instellingen wijzigen om zelfverzekerd en professioneel te klinken. Verifiëren Beste grammaticale alternatieven die aan uw behoeften voldoen.
3. Ontbrekende gegevens en bijlagen
Het kan vervelend zijn om een zakelijke e-mail te ontvangen met onvolledige gegevens. Voortdurend e-mailen voor informatie is tijdverspilling. Om dit te voorkomen, schetst u alle essentiële zaken: het wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe. U kunt de volgende indeling volgen:
- de eerste alinea: de aanhef en het belangrijkste punt van de e-mail.
- tweede paragraafAlle relevante details die de ontvanger moet weten over het onderwerp.
- Derde alinea: Een call-to-action (bijv. moet u een reactie krijgen, een link tot stand brengen, enz.).
- Vierde alinea: Bedankt.
Vergeet niet om eventuele andere bestanden die uw ontvanger nodig heeft bij te voegen. Een veelgemaakte fout is om te zeggen dat je een bestand hebt bijgevoegd zonder dat te doen! U kunt dit voorkomen door uw e-mail te lezen voordat u deze verstuurt. Verifiëren Beste manieren om e-mail op te schonen om uw inbox te ordenen en te beheren.
4. Wijziging en auditing negeren
Een e-mail vol grammaticale fouten en onsamenhangende zinnen ziet er onprofessioneel uit. De ontvanger kan denken dat je niet goed hebt nagedacht over je communicatie. Fouten gebeuren meestal als u haast heeft of sneller denkt dan u typt. Maar er zijn manieren om ze te vermijden of te verminderen.
U kunt beginnen met een schets voordat u alle details invult. Neem na het opstellen van uw e-mail de tijd om deze te bekijken voordat u op verzenden drukt. Omdat het moeilijk is om tijdens het schrijven fouten op te sporen, kunt u online tools gebruiken. Als je het niet leuk vindt om apps en extensies te downloaden, ga ervoor De beste tools voor spelling- en grammaticacontrole zonder enige download.
5. Een onprofessioneel e-mailadres
Stel je voor hoe een klant of collega zou reageren als ze een e-mail zouden ontvangen van spongebob@hotmail.com. Door onprofessionele e-mailadressen zie je er, nou ja, onprofessioneel uit. Gebruik uw zakelijke e-mailadres om deze dwaze fouten te voorkomen.
Als u geen zakelijk e-mailadres heeft, lees dan verder Een aangepast e-mailadres gebruiken met Gmail Voor professionele e-mails. Laten we zeggen dat Gmail niet jouw service is. U kunt opties verkennen voor het instellen van een aangepaste e-mail bij de meest populaire e-mailproviders, beter dan Gmail en Yahoo Mail. Verifiëren Onze aanbevelingen voor de beste e-mailhostingproviders.
6. Gebrek aan handtekeningblok
Beschouw het handtekeningblok als uw visitekaartje. Het wordt achter uw handtekening geplaatst en bevat uw volledige naam en contactgegevens. Het handtekeningblok helpt de ontvanger om uw bedrijf en de functie die u bekleedt te identificeren. Hiermee kunnen ontvangers uw informatie ook snel vinden als ze u via andere kanalen dan e-mail moeten bereiken.
Vraag uw bedrijf of zij het vereiste handtekeningblokformaat hebben. Zo niet, dan kunt u de volgende items toevoegen:
- voor-en achternaam.
- Taakomschrijving.
- team/afdeling.
- De naam van het bedrijf.
- contact nummer.
- Bedrijfslocatie.
- Sociale media-accounts van het bedrijf.
U kunt het handtekeningblok aanpassen in de e-mailinstellingen. Vergeet niet om dit deel ook te redigeren en te proeflezen. Wanneer opgeslagen, wordt het handtekeningblok opgenomen in uw uitgaande e-mail.
7. Het verschil tussen "cc" en "bcc" niet kennen
Cc en Bcc zijn de velden na het "to" gedeelte. Een veelgemaakte fout is niet weten wanneer welke te gebruiken. Cc staat voor "kopiëren naar". Wanneer je iemands e-mailadres toevoegt in CC:
- Hij ontvangt ook een kopie van de e-mail
- Hun e-mailadres wordt weergegeven onder de primaire ontvanger in het veld Aan.
- Geïnformeerd over het contact, maar niet verplicht om te handelen of te reageren op de e-mail.
U kunt CC gebruiken om de primaire ontvanger te laten weten dat u anderen op de hoogte houdt. U wilt uw manager bijvoorbeeld laten weten hoe het project van uw team vordert. Het adres van je teamgenoten moet dus in het veld Aan staan, terwijl het adres van je manager in het veld Cc moet staan.
Bcc staat voor Bcc. Bij het toevoegen van iemands e-mailadres in bcc:
- Ontvang een kopie van de e-mail.
- Zijn e-mailadres wordt niet bekendgemaakt aan andere ontvangers.
U kunt bcc gebruiken om te voorkomen dat mensen inboxen omzeilen. Als iemand uit het veld Aan of Cc op Allen beantwoorden drukt, ontvangen ontvangers in BCC geen e-mail. U kunt Bcc ook gebruiken om te voorkomen dat andere ontvangers weten dat iemand anders in de e-mail is opgenomen. Als u bijvoorbeeld dezelfde nieuwsbrief naar al uw klanten verstuurt, wilt u hun e-mailadressen niet aan elkaar prijsgeven. Verifiëren Hoe weten mensen dat je e-mails hebt geopend (en hoe je ze kunt stoppen).
8. Stuur een e-mail buiten kantooruren
Het is gemakkelijk om verstrikt te raken in de opwinding van een nieuw project en je baas of collega's om XNUMX uur 's nachts een e-mail te sturen. Dit kan echter een probleem worden. Je baas of collega's denken misschien dat je hun tijd niet respecteert.
Als de e-mail geen noodgeval is, verzendt u deze binnen kantooruren en geeft u anderen de tijd om te reageren. Als uw probleem urgent is, kunt u bovendien het beste sms'en, bellen of een chatbericht sturen. Een goede oplossing zou zijn om e-mails in te plannen. zullen helpen De beste tools voor e-mailplanning Wat u moet proberen om uw e-mail op het juiste moment van de dag in iemands inbox te krijgen.
9. Laat antwoord
Wanneer u te laat op e-mails reageert, kan dit uw gebrek aan toewijding aan uw werk weerspiegelen. Een simpele vuistregel is om binnen 24 uur of binnen de door de afzender aangegeven termijn te reageren. Communiceer snel en duidelijk als je meer tijd nodig hebt om een reactie te formuleren.
Het is een goede gewoonte om de functie voor automatisch beantwoorden van e-mail in te schakelen als u bezet of niet op kantoor bent. U kunt bijvoorbeeld controleren hoe Stel een terugkerend automatisch antwoord in Gmail in. De e-mailservice bevat ook verschillende formulieren waarmee u standaardantwoorden kunt opslaan.
Vermijd veelvoorkomende e-mailfouten en maak een goede indruk
De e-mails die u maakt, kunnen een positieve of negatieve indruk achterlaten bij uw collega's. Om professionele e-mailetiquette te verbeteren, moet u deze veelvoorkomende zakelijke e-mailfouten vermijden. En denk eraan, stuur het bij twijfel niet op!
Als je meer hulp nodig hebt bij het opstellen van e-mails, probeer dan e-mailsjablonen. Door ze te gebruiken, zorgt u ervoor dat uw communicatie met de ontvanger professioneel overkomt. Begin met het verkennen van platforms waarmee u gratis sjabloonpakketten kunt downloaden die u in uw e-mailtoepassing kunt gebruiken. U kunt nu bekijken De beste manier om e-mails professioneel af te werken.
