Ya sea para una reunión de equipo o una llamada de cliente, las reuniones de Zoom se han convertido en una parte esencial de la vida de todos los trabajadores remotos. Sin embargo, la mayoría de los participantes olvidan la discusión que surgió después de que finaliza la reunión. No recordar los aspectos más destacados de la reunión puede volverlo ineficaz, lo que puede conducir a la improductividad. Entonces, ¿cómo te mantienes actualizado con todos los detalles de tus reuniones en línea?
Tienes que familiarizarte con las notas de la reunión. Aunque este no es un concepto nuevo, muchas personas no tienen un sistema adecuado para tomar notas que les ayude a mantenerse al día con sus llamadas. Pero, ¿cómo se toman notas durante las reuniones de Zoom? Vamos a averiguar. Verificar Las mejores aplicaciones que puede usar para escribir resúmenes de reuniones efectivos.
Comparación de notas y actas de reuniones: ¿Cuál es la diferencia?
La mayoría de las veces, las personas usan indistintamente las notas y las actas de las reuniones. Sin embargo, estos conceptos no son lo mismo y comprender las diferencias entre ellos puede ayudarlo a aumentar su eficiencia.
Las notas y actas son procedimientos en los que se registran los principales puntos tratados en la reunión, pero destinados a cosas diferentes. Las notas de la reunión son información breve sobre las ideas, los planes, los objetivos, las acciones y los plazos mencionados en la reunión. Puede modificar el contenido de acuerdo con su propósito e intención.
Por otro lado, las actas de las reuniones son detalles oficiales que pueden servir como documentación legal de la reunión, que pueden ver el auditor y los tribunales. Esencialmente, las actas capturan información como los participantes de la reunión, los ausentes, los temas discutidos, la hora de inicio y finalización de la reunión, las decisiones finales tomadas y más. Los minutos se registran con una estructura específica, a diferencia de las notas que se pueden cambiar. Al redactar el acta de la reunión, es posible asegurarse de que cada evento quede documentado, este acta se puede compartir con el resto de los miembros que no pudieron participar, para que tengan un seguimiento de lo que sucedió exactamente.
Escribir actas de reuniones es diferente a escribir notas de reuniones, la primera se enfoca en detallar exactamente lo que sucedió en la reunión, y la segunda solo enfatiza algunos puntos clave. Por supuesto, tener ambos es importante, ya que es necesario llevar las actas de la reunión para enfatizar los detalles, y las notas de la reunión son un recordatorio de los puntos más importantes acordados y los pasos a seguir rápidamente. Verificar Cómo llevar a cabo una reunión preparatoria exitosa para un proyecto.
Cómo tomar notas en una reunión de Zoom
Además del uso personal, las notas de la reunión también pueden servir como un recurso para que las usen sus colegas, especialmente si está dispuesto a compartir sus notas. Dado que tienen toda la información vital discutida en la reunión, esto puede ayudar a aumentar la productividad de su equipo.
Sin embargo, las notas de las reuniones deben tener una estructura. De lo contrario, nadie lo entenderá. Aquí le mostramos cómo tomar notas de reuniones como un profesional:
1. Aprende los conceptos básicos para tomar notas
Al tomar notas, hay muchos temas que debe cubrir. Estas son las cosas que debe incluir:
reunión previaAntes de que comience la reunión, anota los detalles que ya están disponibles para que no pierdas tiempo. Cual es:
- fecha y hora: Esto te ayudará a organizar y clasificar bien tus notas.
- Asistencia y tipo de reunión: ¿Es una videollamada con el cliente o una reunión de equipo? ¿Quien asistió?
- horario de trabajoUn resumen de lo que trata la reunión.
- ideas: ¿Tiene algo que le gustaría compartir durante la reunión? Escríbelo para que no lo olvides.
durante la reuniónUna vez que haya comenzado la reunión, puede enfocar su nota tomando las cosas importantes que se mencionaron durante la reunión, tales como:
- artículos de trabajo: Si hubo algún plan discutido durante la reunión, escríbalo. Proporcione los detalles mencionados, como las personas involucradas, la designación y las responsabilidades, el cronograma y la fecha de vencimiento.
- los hechos: Cualquier hecho importante mencionado durante la reunión.
- Pregunta y respuesta: Grabe las preguntas realizadas en la reunión y sus respuestas, para que pueda consultarlas si lo necesita.
2. No grabes todo lo que escuchas
Tomar notas no se trata de capturar todo lo dicho durante una reunión de Zoom. Escribir toda la reunión es un enfoque de la vieja escuela; El profesional ya no hace eso. Si prueba el método anterior, lo más probable es que falle. Esto se debe a que todo el proceso lleva mucho tiempo y anula el objetivo principal de tomar notas. También lo confundirá a usted oa quienes lo leerán, ya que contendrá información redundante e innecesaria.
En su lugar, registre solo palabras clave y elementos de acción. Básicamente, puede obtener las palabras clave y crear un resumen de los puntos y cualquier cosa que tenga que ver con ellos. Puedes echar un vistazo a Conceptos básicos para tomar notas Para que sus notas sean concisas y fáciles de entender.
3. Crea un formulario
Para acelerar todo el proceso de tomar notas, debe crear un formulario. Esto le ahorra tiempo pensando qué detalles van a dónde. Al mismo tiempo, no necesita dedicar más tiempo a ajustarlo después de la reunión, ya que ya se ha formateado.
Puede crear una plantilla que se adapte a sus necesidades, o también puede seguir diferentes estrategias para tomar notas. Por ejemplo, podría probar el método de Cuadrantes y dividir sus notas en cuatro secciones: Preguntas, Tareas, Asignaciones y Notas. Si eres una persona amante de los datos visuales, un mapa mental puede ser un modelo ideal.
Además de las estrategias, también puede usar aplicaciones para tomar notas para facilitar la organización de todo. Algunas aplicaciones ya tienen una plantilla lista para que la uses, por lo que no tienes que pensar en crear o encontrar una.
4. Define tu objetivo
Si desea tener éxito al escribir notas de reuniones de Zoom, lo más importante que debe considerar es su objetivo. Pregúntese: ¿Por qué escribe notas? ¿Te gustaría usarlo para ser efectivo y avanzar en tu carrera? ¿Escribe notas como parte de su trabajo? ¿Quieres compartirlo? ¿Lo haces para ser más organizado? ¿Qué quieres aprovechar?
Establecer una meta para tomar notas te permite estar más motivado para hacerlo mejor. Si sabe lo que quiere lograr, escribir notas de reunión se convierte en un paseo por el parque, donde tendrá una comprensión más clara del resultado deseado. Recuerde, las notas de las reuniones deberían ayudarlo a mejorar en su carrera. Esto no es solo algo que haces; Puede ser de gran ayuda para progresar y ser más eficaz en el trabajo. Verificar Las mejores aplicaciones de redes sociales para viajeros para mejorar su próximo viaje.
¿Es práctico tomar notas siempre durante las reuniones de Zoom?
No siempre tiene que tomar notas durante las reuniones. Sin embargo, debe aprender a evaluar la importancia de cada llamada que realiza. Por ejemplo, si es solo una llamada secundaria y no se mencionan detalles importantes, puede omitir las notas y concentrarse en la llamada en sí.
Sin embargo, tomar notas es una habilidad esencial que debes aprender para avanzar en tu carrera. Además de ayudar con la eficiencia, hacerlo puede conducir a una mejor retención, lo que puede mejorar su memoria. También genera responsabilidad y mejora el desempeño de sus compañeros de equipo, lo que les permite ser más conscientes de lo que se supone que deben hacer. Finalmente, da dirección, para que sepas dónde enfocar tu atención. Ahora puedes ver ¿Es Zoom seguro de usar? La mayoría de los problemas de privacidad a considerar.
