Una parte esencial para mantener tu vida organizada es una lista de cosas por hacer, y en esencia es una lista de lo que necesitas completar. Esto parece obvio, ¿verdad? Sin embargo, en muchos sentidos, su lista de tareas pendientes puede ser estresante y hacerlo menos productivo.
Afortunadamente, existen algunas formas comprobadas de mejorar su lista de tareas para evitar que esto suceda.
Mantenga su lista de tareas corta
Si su lista de tareas tiene más de 10 elementos a la vez, probablemente sea demasiado larga. Tener una larga lista de tareas para completar puede hacer que te sientas estresado y te lleve a la procrastinación. Esto se debe a que crea la impresión de que hay mucho por hacer y que se necesitará mucho esfuerzo para hacerlo todo.
Para evitar esto, puede resumir su lista de tareas para que se vea más manejable y se sentirá realizado cuando tache las cosas. Puede hacer esto siendo estricto con lo que está pasando y evitando llenarlos innecesariamente. Aquí hay algunas cosas que pueden no pertenecer a su lista de tareas pendientes:
- La búsqueda de otra persona que debes completar.
- La tarea ya está en su calendario o registrada en otro lugar.
- Es una de tus responsabilidades diarias, por ejemplo, revisar el correo electrónico.
- Es parte de otra tarea que ya está en tu lista.
Verá que si algunas de estas cosas están en su lista de tareas pendientes, solo aumentará su tamaño y hará que su carga de trabajo parezca más grande de lo que realmente debería ser. Elimínelos, asígnelos en otro lugar si es necesario, y sentirá que sus tareas son más realizables.
Dividir la lista de tareas en atributos
También puede categorizar sus tareas en atributos o acciones. Todoist Es una aplicación de lista de tareas digitales que le permite crear etiquetas codificadas por colores, que pueden mantener su pantalla ordenada. Para crear una pegatina, todo lo que tienes que hacer es:
- En el menú Abrir, haga clic en el signo más junto a Categorías.
- Cuando se abra la nueva ventana de calificación, escriba el nombre que desea para la calificación, por ejemplo, "correo electrónico" o "contacto".
- Elija el color con el que desea asociarlo.
- Hacer clic إضافة.
Alternativamente, si las etiquetas no son lo tuyo, puedes usar la función de sección de Todoist para lograr el mismo resultado:
- Desde la página de tu bandeja de entrada de Todoist, mueve el cursor al final de la lista.
- Cuando aparece el botón . añadir sección , Pinchalo.
- Donde aparece el nombre de esta partición, escriba el nombre que desea para la partición.
- Hacer clic añadir sección.
Puede crear tantas etiquetas o secciones como desee, pero debe tratar de mantenerlas al mínimo. Una vez que haya configurado cualquiera de estas opciones de calificación, puede comenzar a agregar sus tareas debajo de ella haciendo clic en el signo más o agregar tarea.
Si desea un diseño un poco más simple, Microsoft para hacer Cree varios menús que puedan servir como atributos o acciones haciendo clic en Nuevo menú en su barra de herramientas. Simplemente asigne un nombre a la lista y podrá comenzar a desglosar sus tareas según sea necesario. Verificar Comparación de Microsoft To Do vs Google Tasks: ¿Por qué debería usar la primera opción mencionada?.
Reserve tiempo para que su lista de tareas pendientes sea más manejable
Puede pensar que usar una lista de tareas pendientes es proactivo en sí mismo, pero si se compone de demandas de otros que vienen a lo largo del día, cuando trabaje de manera reactiva. Esto puede conducir a una gestión de tareas desorganizada y una lista que no satisface sus necesidades.
La reserva de tiempo es esencial si desea estar al tanto de su negocio y mantener la eficiencia. Intente reservar de 15 a 20 minutos para crear su lista de tareas pendientes al comienzo de su día, o si su trabajo es de naturaleza interactiva, reserve el tiempo en dos o tres períodos.
Para asegurarse de cumplir con esto, programe una cita en su calendario de Outlook o Google para evitar omitir este paso. A la larga, ahorrará tiempo y podrá tomar más medidas para mejorar su lista de tareas pendientes.
Prioriza tus tareas
La simple creación de una lista de tareas pendientes no le da una buena indicación de cuándo necesita completar las cosas, o el nivel de urgencia asociado con ello. Aunque es posible categorizar mentalmente la importancia de sus tareas, esto puede abrirle una complejidad heterogénea.
La complejidad heterogénea es donde eliges la tarea que lleva la menor cantidad de tiempo, porque te da un impulso psicológico rápido porque has logrado algo. Desafortunadamente, esto significa que puede terminar descuidando tareas esenciales que toman más tiempo, sin importar cuán importantes sean. Además, debido a cómo funciona nuestro cerebro, es posible que vea los elementos en la parte superior como prioritarios, incluso si no lo son.
El método MoSCoW puede ayudarlo a priorizar su lista de tareas pendientes utilizando cuatro categorías, a saber:
- El tiene que tener.
- debería.
- puede tener.
- No será.
Es especialmente útil para la gestión de proyectos, donde tiene una serie de pasos para completar dentro de un período de tiempo determinado.
Si eso no se ajusta a sus necesidades, puede optar por el estilo Eisenhower Matrix, que divide su lista de tareas pendientes en un formato de cuadrícula de cuatro secciones. La fila superior es para tareas "importantes" y la fila inferior para tareas "no importantes". En combinación con esto, la columna de la izquierda se titula "Urgente" y la columna de la derecha es "No urgente".
Para ambos métodos, proporciona Trello Capacidades máximas para curar su lista de tareas pendientes, ya que le permite categorizar sus tareas en paneles. Asimismo, contiene Padlet Tiene muchas plantillas preconstruidas que le permiten crear paneles y organizarlos de la manera que mejor le parezca.
Alcanzar la eficiencia
Las listas de tareas son realmente útiles para realizar un seguimiento de su trabajo y mantenerlo responsable, pero también están abiertas a muchos problemas que pueden ralentizarlo y crear todo tipo de sesgos. Todavía requiere cierta supervisión estratégica para que funcione bien.
Con los consejos anteriores, puede comenzar a experimentar con diferentes técnicas de dimensionamiento y optimizar su lista de tareas pendientes para alcanzar su potencial. Solo recuerda: si dedicas más tiempo a perfeccionar tu lista de tareas pendientes, puedes aumentar tu eficiencia y mejorar aún más el rendimiento de tu trabajo.
Pruébelo y vea qué funciona para usted. también echa un vistazo Los mejores consejos y trucos sobre Microsoft To-Do para gestionar mejor las tareas.
