Durante muchos años, empresas y organizaciones de cualquier tamaño en todo el mundo han utilizado Excel como su aplicación de gestión de inventario dedicada. Pero con tantas aplicaciones de administración de inventario dedicadas que ofrecen soluciones más avanzadas, la viabilidad de Excel para esta tarea está en duda.
Aunque Excel es muy útil, ¿lo que ofrece es suficiente para la gestión de inventario? Para responder a esta pregunta, comparemos la gestión de inventario en Excel con una aplicación de gestión de inventario. Verificar Las mejores plataformas gratuitas de sitios web de comercio electrónico para pequeñas empresas.
¿Por qué muchas empresas usan Excel para administrar el inventario?
Excel es principalmente una aplicación de hoja de cálculo que utiliza cuadrículas de celdas para ayudar a consolidar, organizar, calcular y manipular datos rápidamente. Sin embargo, va más allá de las matemáticas básicas: Excel tiene plantillas y funciones para la gestión de proyectos, la contabilidad, la previsión y otras tareas profesionales. Es por eso que también es la aplicación de gestión de inventario para muchas empresas.
Excel tiene una barrera de entrada baja porque es económico. Solo necesita comprar una licencia para Microsoft Office y estará listo para comenzar. Es por eso que encontrará a todos usándolo, desde nuevas empresas hasta empresas a gran escala.
Además, Excel es muy versátil. Puede personalizarlo según sus requisitos únicos y agregar macros, fórmulas y formularios personalizados. Con Excel, no está limitado a números aburridos. Cree gráficos y cuadros potentes para presentar y analizar datos visualmente en un instante.
Desventajas de la gestión de inventario en Excel
No hay duda de que Excel ofrece excelentes funciones que las empresas emergentes y las pequeñas empresas utilizan para administrar sus inventarios. Sin embargo, a medida que crece el negocio, surgen problemas debido a las limitaciones de Excel como herramienta de gestión de inventario. Estas son algunas de sus limitaciones.
1. Proceso lento y falta de automatización
Las empresas más grandes manejan inventarios más extensos, que deben documentarse manualmente en Excel. Desde ingresar y actualizar datos hasta organizar y revisar, la gestión de inventario en Excel le cuesta a una empresa mucho trabajo manual y tiempo.
En un mundo ideal, le gustaría que Excel le pida que realice alguna acción después de que su inventario baje a un cierto nivel para que pueda volver a ordenar. Desafortunadamente, este no es el caso debido a la falta de automatización en Excel.
2. Mayor posibilidad de errores humanos
Otro problema con la entrada manual de datos es la posibilidad de errores humanos. Si bien tales errores a menudo se pueden evitar a menor escala, los errores humanos son casi inevitables cuando se trata de un flujo masivo de datos de múltiples fuentes.
Por ejemplo, una función incorrecta puede afectar varias celdas, si no toda la hoja de cálculo, lo que genera informes falsos. Estos errores aparentemente inofensivos a menudo pueden conducir a resultados falsos que le cuestan a la empresa millones de dólares.
Encontrar y corregir estos errores es un juego bastante complicado. ¿Cómo encuentra una coma o punto decimal que falta en miles de celdas de datos? Incluso si encuentra el problema, a menudo debe corregirse en varias celdas, lo que puede llevar varias horas.
3. Falta de actualizaciones en tiempo real
La gestión eficaz del inventario requiere datos en tiempo real para tomar decisiones rápidas y precisas. Sin embargo, esto es imposible con Excel porque debe actualizar manualmente la hoja de cálculo después de cada envío o producto vendido. Incluso con el personal más comprometido y las existencias y suministros cuidadosos disponibles, sus datos de Excel a menudo estarán un paso atrás.
Debido a la falta de actualizaciones en tiempo real, las empresas a menudo tienen que tomar decisiones basadas en datos obsoletos. Esto puede conducir a muchos problemas, como el exceso o la insuficiencia de existencias.
4. Cooperación limitada
La colaboración eficaz es esencial para la gestión de inventario, ya que trata con datos de múltiples fuentes. Hay algunas funciones de colaboración en Excel además de compartir libros, comentar y complementos de terceros. Sin embargo, la actualización simultánea de datos de inventario es problemática en Excel. Verificar Cómo aprender Microsoft Excel rápidamente: los mejores consejos.
5. Inseguridad y registro de datos
En cualquier negocio, múltiples partes interesadas necesitan acceso a secciones específicas de datos de inventario. Esto se convierte en un problema cuando se trabaja con Excel porque no proporciona acceso basado en roles. Cualquier persona con acceso a la hoja de cálculo del inventario puede tener acceso a todo o no tener acceso a nada, lo que dificulta la protección de la información confidencial de la empresa.
Aunque puede realizar un seguimiento de los cambios en Excel, no es suficiente para las empresas con conjuntos de datos de inventario más grandes y complejos. Es difícil hacer un seguimiento de quién realizó cambios en los datos del inventario, qué cambios se realizaron y cuándo se realizaron.
Esta pista de auditoría limitada facilita que cualquier persona altere los datos del inventario para ocultar actividades fraudulentas, lo que pone en riesgo la integridad de los datos del inventario.
¿Por qué cambiar a una aplicación de gestión de inventario?
Si enfrenta problemas al administrar su inventario con Excel, es hora de recurrir a una aplicación de administración de inventario dedicada. A diferencia de Excel, estas aplicaciones están diseñadas específicamente para la gestión de inventario y combinan a la perfección todos los aspectos de la gestión de inventario, como los canales de venta, el reabastecimiento y las alertas.
Además de ofrecer una solución integral, las aplicaciones de gestión de inventario como Cin7, Inventario de Zoho Automatiza el proceso a través de notificaciones y alertas. Proporcionan funciones de informes especializados que ayudan a pronosticar las tendencias de ventas y tomar decisiones respaldadas por datos de inventario en tiempo real. Verificar Una manera fácil de iniciar un negocio de Dropshipping con las mejores guías y herramientas.
Ventajas de las aplicaciones de gestión de inventario frente a Excel
La última aplicación de gestión de inventario ofrece enormes ventajas sobre Excel. Esto hace que los problemas de automatización y escalabilidad que encuentran los usuarios de Excel se vuelvan redundantes con las aplicaciones de administración de inventario.
Echemos un vistazo a las ventajas de las aplicaciones de gestión de inventario para ver cómo superan a Excel.
1. La automatización ahorra tiempo y recursos a una empresa
La aplicación de gestión de inventario automatiza la gestión de inventario utilizando tecnología RFID o lectores de códigos de barras. Cómo automatiza la reordenación. Una vez que sus niveles de existencias alcanzan un cierto umbral, las órdenes de compra se crean automáticamente, lo que evita el exceso o la insuficiencia de existencias.
La automatización de procesos hace que las cosas sean manejables, ahorrando tiempo y recursos a la empresa. Es un paso adelante en comparación con Excel, lo que hace que sea mucho más fácil escalar su negocio al asignar estratégicamente el tiempo y los recursos ahorrados a iniciativas rentables.
2. Datos más fiables
Al automatizar la mayoría de los aspectos de la gestión de inventario, una aplicación de gestión de inventario reduce las posibilidades de errores humanos. No solo hace que los datos adquiridos sean más confiables, sino que también reduce el tiempo y los recursos dedicados a la auditoría y la corrección de errores.
Los datos confiables se traducen en pronósticos precisos que son esenciales para el crecimiento de cualquier negocio. El análisis cuidadoso de los datos puede ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas con respecto a la reordenación y la asignación de recursos, mejorando la rentabilidad y permitiendo la escalabilidad.
3. La integración del sistema es muy sencilla
La aplicación de gestión de inventario puede integrarse con otros departamentos de su empresa, como compras, ventas, cuentas, etc. Esta perfecta integración evita que las empresas recopilen manualmente datos de diferentes departamentos y los combinen en un libro de Excel.
La expansión a menudo implica hacer negocios simultáneamente en múltiples mercados de ventas. Con Excel, deberá crear y administrar varios libros de trabajo de inventario para diferentes canales de venta y esforzarse por mantenerlos confiables y actualizados.
La aplicación de gestión de inventario facilita el proceso al integrar todos los canales. No tendrá que pasar por la molestia de administrar datos tan extensos con una aplicación de administración de inventario, ya que recopilará datos automáticamente y proporcionará un seguimiento de inventario en tiempo real.
4. Pronosticar y planificar es más fácil
La gestión de inventario en Excel va a la zaga debido a la naturaleza de la entrada manual. Esta brecha entre el inventario de la hoja de cálculo y el inventario del almacén se convierte en un obstáculo importante para la previsión, la planificación y la toma de decisiones efectivas. En última instancia, las empresas luchan por satisfacer las demandas del mercado en constante crecimiento y no logran competir con las empresas que utilizan soluciones automatizadas.
El uso de una aplicación de gestión de inventario elimina esta brecha con datos de inventario en tiempo real. En cualquier momento, está al tanto de los niveles de existencias en múltiples ubicaciones, órdenes de compra y más. La previsión y la planificación se vuelven más fáciles y precisas con la ayuda de datos accesibles en tiempo real.
5. Aumente la seguridad de los datos con acceso basado en roles
A diferencia de Excel, la aplicación de gestión de inventario proporciona acceso basado en roles. Los administradores pueden asignar roles con diferentes permisos y niveles de acceso.
Un gerente de almacén, por ejemplo, puede tener acceso completo a la aplicación con permiso para acceder a los datos disponibles, generar informes, realizar pedidos y más. A su vez, el empleado ingresador de datos sólo podrá acceder a las pantallas de ingreso de datos.
El acceso basado en roles ayuda a establecer y mantener la jerarquía de la empresa y mejorar la seguridad de la información confidencial de la empresa. Además, ayuda a realizar un seguimiento de los cambios realizados en el sistema, quién los hizo y cuándo. Esto aumenta la responsabilidad y reduce las oportunidades de violación de la privacidad y fraude. Verificar ¿Qué es el control de acceso y por qué lo necesita?
Las aplicaciones de gestión de inventario ayudan a expandir su negocio
Excel suele ser suficiente para una pequeña empresa, especialmente si no tiene dinero para gastar en aplicaciones y servicios especializados. Sin embargo, esta es una barrera para la escalabilidad cuando su negocio está creciendo. Por tanto, llegará un momento en el que aparecerán problemas notorios. Cuando llegue ese momento, una aplicación de gestión de inventario especializada es parte de la solución.
Con una aplicación de gestión de inventario, las empresas pueden gestionar mejor su inventario mediante la automatización del proceso, la eliminación de errores humanos y la mejora de la colaboración. Sin embargo, la automatización no debe limitarse a la gestión de inventario. Las empresas siempre deben esforzarse por mejorar la eficiencia y la rentabilidad mediante la automatización de varios aspectos del trabajo. Puedes ver ahora ¿Puede la automatización reemplazar a las personas? Los principales roles que juegan los humanos en la ciberseguridad.
