Ya sea que sea propietario de una pequeña empresa o de una gran corporación multinacional, debe comprender cómo puede crecer su empresa. Por lo tanto, debe realizar un seguimiento de las finanzas de su empresa mediante la revisión de varios estados financieros.
El estado de resultados, por ejemplo, muestra cómo la empresa obtiene el dinero y cómo lo gasta. En cambio, un estado de flujo de efectivo le permite saber cuánto efectivo tiene, lo que le permite presupuestar sus gastos adecuadamente. Verificar El mejor software de contabilidad para pequeñas empresas (gratis y de pago).
Finalmente, está el balance general, que también es uno de los principales estados financieros. Aquí hay una guía rápida para ayudarlo a crear su propia aplicación en Microsoft Excel.
¿Qué es un balance y por qué lo necesita?
El estado de situación financiera es un estado contable de una unidad económica en una fecha determinada, a través de este estado financiero se obtiene información importante, especialmente el grado de liquidez de la unidad económica utilizando ciertos índices financieros.
El balance le permitirá ver los detalles de los activos, pasivos y patrimonio de la empresa. De un vistazo, verá de qué proceden las ganancias retenidas, el capital y los préstamos de la empresa.
Con esta información en la mano, puede calcular el retorno de la inversión y sus diversas razones financieras. Luego puede comparar estos valores con empresas similares en la misma industria. Esto le dará una idea de cómo se desempeña el negocio frente a sus pares.
1. Determinar el tiempo a cubrir
Al igual que con otros estados financieros, debe elegir un período para cubrir. Por lo general, comienza el XNUMX de enero y finaliza el XNUMX de diciembre.
Sin embargo, también puede elegir un período diferente para el cálculo, llamado año fiscal, que comienza el 1 de octubre y finaliza el 30 de septiembre. Tenga en cuenta que cualquier período que use aquí debe ser consistente en sus otros datos.
2. Configure sus cuentas
Para evitar la molestia de tener que revisar sus registros al preparar su balance general, debe prepararlo con anticipación. Asegúrese de tener a mano su estado de flujo de efectivo, estados de cuenta bancarios, estados de cuentas de préstamos y saldos de tarjetas de crédito.
Antes de comenzar, debe conocer el valor de los activos y el inventario disponible. No olvide incluir la cantidad que invirtió para iniciar su negocio, así como las inversiones realizadas por otras personas y entidades.
3. Crea un archivo de Excel
Una vez que sepa qué período cubrirá y tenga los valores que necesita, es hora de crear un archivo de Excel. Abra un nuevo archivo en Microsoft Excel. Ingrese el balance [nombre de la compañía] en la celda A1 para una fácil identificación.
Deje algo de espacio para el formato, luego escriba los recursos en la primera columna de la tercera fila. Esta es la sección donde colocará valores para todo lo que posee su empresa. Luego, en la tercera columna de la misma fila, escriba el año fiscal que cubre.
Después de los activos, debe crear la sección correspondiente de pasivos y patrimonio. Los pasivos se refieren a los montos que una empresa debe a terceros, incluidos bancos, proveedores, propietarios y el gobierno.
Por otro lado, el patrimonio se refiere a la cantidad que han recaudado los dueños de una empresa, más las ganancias que mantienen en sus cuentas. Estos valores en estas dos secciones deben ser iguales a la cantidad en Activos, de ahí el término Balance.
Sin embargo, antes de crear la sección Pasivos y Patrimonio, primero debe establecer las subcategorías de activos. De esta forma, tendrás menos problemas con el formateo.
4. Introducción de categorías
activos
Cada negocio e industria tendrá sus propias subcategorías únicas de activos. Sin embargo, estas son las divisiones típicas que tienen la mayoría de las empresas: activos circulantes, activos fijos o a largo plazo y otros activos. Luego se divide en pequeñas categorías.
Los activos existentes son activos que puede liquidar rápidamente. Suelen ser efectivo, cuentas por cobrar, inventario e inversiones a corto plazo. Por otro lado, los activos fijos oa largo plazo son difíciles de convertir en moneda. Puede ser como bienes raíces, equipos de oficina, inversiones a largo plazo y más.
Otros activos suelen ser artículos menores que no son fácilmente identificables dentro de los activos corrientes oa largo plazo. Estos pueden incluir gastos pagados por adelantado (como contribuciones), activos por impuestos diferidos (como reembolsos) y anticipos de empleados.
Si bien estas clases se aplican a la mayoría de las empresas, su empresa puede tener una clase de activos única, por lo que debe revisar sus operaciones antes de que esto se considere definitivo.
Obligaciones y Patrimonio
De manera similar a los activos, pasivos y patrimonio, existen tres subcategorías principales: pasivos corrientes, pasivos a largo plazo y patrimonio. Como implica el término, los pasivos corrientes son obligaciones que una empresa debe cumplir en un año o en un ciclo operativo (donde un ciclo operativo se refiere al tiempo que lleva convertir el inventario en ventas).
Los pasivos corrientes pueden incluir cuentas por pagar a proveedores y arrendadores, préstamos a corto plazo de bancos y acreedores, impuestos sobre la renta, salarios por pagar, bienes y servicios pagados por adelantado y la porción actual de las deudas a largo plazo.
En Pasivos a largo plazo, encontrará beneficios de deuda a largo plazo, impuestos sobre la renta diferidos y un fondo de pensión, si así lo requiere la ley.
Finalmente, la equidad es la cantidad que usted pone en el negocio. Si dirige una corporación, tanto esta división como su subdivisión se denominan capital de los accionistas.
También encontrará ganancias retenidas en la sección de capital, que es la cantidad que la empresa ganó en el período menos los dividendos pagados.
5. Agrega valores
En Activos, agregue los valores de cada subcategoría para ver cuánto tiene para cada división. Luego deberá sumar cada subtotal para obtener el valor total de los activos de su empresa.
Asimismo, también debe sumar los valores de cada subcategoría de responsabilidad y patrimonio para saber cuánto tiene su empresa en activos de acreedores, propietarios y ganancias.
Tenga en cuenta que los valores totales para la sección de Activos y la sección de Pasivos y Patrimonio deben coincidir. De lo contrario, puede haber un error en su contabilidad.
6. Algunas fórmulas útiles
Puede usar los valores que encuentre en el balance general para ver sus razones financieras. Estas fórmulas evalúan el desempeño de su negocio y se pueden usar para comparar con otras compañías similares en la misma industria.
ratio de deuda
Es el porcentaje de la deuda de una empresa medido contra sus activos. La fórmula para esto es Pasivos totales / Activos totales. Si obtiene un valor superior al 100%, significa que las deudas de la empresa son mayores que todos sus activos. Las tasas más altas también tienen un mayor riesgo de incumplimiento, pero este valor varía entre las industrias.
Al igual que los bienes raíces y los servicios públicos, las empresas intensivas en capital suelen tener valores promedio de índice de deuda más altos que las empresas basadas en la industria de servicios.
radio actual
Este valor indica la capacidad de la empresa para pagar sus préstamos a corto plazo con sus activos líquidos. Esto se calcula dividiendo Activo corriente sobre pasivo corriente. Si el valor que obtiene aquí es inferior a cero, existe el riesgo de que la empresa no pueda pagar sus préstamos a corto plazo debido a la falta de liquidez.
mano de obra
Cuando Los pasivos circulantes de una empresa se restan de sus activos circulantes Obtiene capital de trabajo. Esta cantidad muestra cuánto efectivo y equivalentes de efectivo tiene la empresa después de pagar sus obligaciones actuales.
Si hay una diferencia positiva significativa entre los dos, la empresa puede crecer y expandir su negocio fácilmente. Pero si es cercano a cero, o incluso negativo, puede tener problemas para pagar sus préstamos y obligaciones, o peor aún, puede quebrar.
Relación de activos a capital
La relación de activos a capital (A/E) se calcula dividiendo Patrimonio total sobre activos totales. Esta fórmula muestra cuánto financian los propietarios a la empresa frente a la cantidad financiada a través de préstamos.
Una empresa con una relación A/E alta podría indicar que la mayor parte de su financiación provino de los propietarios, lo que significa que no tiene muchas obligaciones de pago. Por el contrario, una relación A/E baja significa que la mayoría de sus activos se obtuvieron en forma de préstamos o créditos.
Si una empresa tiene un flujo de efectivo constante, una relación A/E más baja tendrá un impacto reducido en sus operaciones diarias. Sin embargo, lo hace vulnerable al precio, el interés y los cambios drásticos, lo que le da menos espacio para reaccionar.
Dónde encontrar plantillas de balance
Aunque es posible que ahora sepa cómo crear un balance general, a veces es mejor encontrar una plantilla para seguir. Puede hacerlo en Excel haciendo clic en Archivo. Vaya a la nueva pestaña, luego en la barra de búsqueda, escriba Balance. Después de una búsqueda rápida, Excel le dará al menos tres plantillas que puede usar.
Alternativamente, también puede visitar Vértice42 O FreshBooks O Wise.com Para descargar una plantilla de cualquier sitio web.
Seguimiento de su trabajo
Sea cual sea su negocio, debe realizar un seguimiento de cómo van las cosas. De esta manera, no entrará a ciegas y tomará decisiones sin números que lo respalden. Después de todo, un buen emprendedor debe conocer su negocio como la palma de su mano.
El balance, el estado de resultados y el documento de flujo de efectivo son solo algunos de los documentos básicos que necesita para controlar sus finanzas. Pero una vez que su negocio crezca y sus finanzas se compliquen, contrate a un contador profesional para asegurarse de obtener todos los números correctos.
