A veces, cuando descarga un documento de Internet, notará que está en formato .PDF. También puede haber notado que es difícil (¡si no imposible!) de editar y requiere su propio lector para abrirlo. Para los nuevos usuarios, esta opción puede parecer confusa para escribir como un archivo de documento. ¿Por qué la gente usa archivos PDF? ¿No sería mejor algo como un archivo .DOCX?
De hecho, los archivos PDF son muy útiles en lo que ofrecen. Estos archivos han sido una forma de enviar documentos digitalmente durante mucho tiempo y no hay señales de que vayan a desaparecer. Entonces, ¿por qué la gente usa archivos PDF cuando envía documentos y dónde puede usarlos en su vida diaria?
Beneficios de los archivos PDF
Para explicar esto, volvamos a la pregunta "¿Serían mejores los archivos .DOCX?" El problema aquí es suponer que todos estarán de acuerdo con el uso del archivo Doc en su dispositivo. Doc es una extensión de archivo que se originó en Microsoft Word. Si otras personas quieren abrir el documento, debe usar Word o usar un editor de texto donde pueda abrir/importar archivos Doc. Incluso si es posible, puede obtener un formato mixto incluso en el proceso. Esto hace que las cosas sean un poco complicadas para garantizar que todos puedan leer el documento.
Afortunadamente, muchos sistemas operativos tienen soporte completo para documentos PDF. Esto significa que tenemos que crear un documento especialmente para usuarios de Microsoft Windows, uno para IOS, otro para Linux; podemos simplemente ponerlo en un PDF y todos pueden leerlo.
Cuándo usar el formato .PDF
Como tal, el mejor momento para usar un archivo PDF es cuando no tiene idea de en qué sistema operativo se abrirá el archivo. Supongamos que está escribiendo un folleto para un sitio web para que los usuarios lo descarguen. Este sitio puede ser visitado por personas que usan Windows, IOS, Linux y dispositivos móviles, por lo que debemos adaptarnos a las necesidades de todos. En este caso estamos usando un formato .PDF que tranquiliza a todos y evita que las cosas se compliquen.
Aún mejor, cuando las personas descargan el folleto, se puede abrir automáticamente en el navegador del usuario. Los navegadores como Chrome y Firefox incluyen visores de PDF, por lo que las personas pueden leer el documento de forma rápida y sencilla.
También es excelente cuando se envían estos archivos por correo electrónico. Cuando desee enviar un documento (como un resumen) a alguien, puede usar un archivo Doc para hacerlo. Esto puede estar bien si el destinatario está en su computadora, pero si está afuera y usando su teléfono, puede ser difícil para ellos leer el documento. En este caso, es posible que desee adjuntar una copia en PDF para cubrir todas las posibilidades.
Desventajas del formato .PDF
Si alguien te ha enviado alguna vez un documento en formato .PDF y quieres modificarlo, ¡ya has visto uno de los principales defectos! Para ser visto en múltiples sistemas operativos, un archivo PDF se parece más a una imagen digital que a un documento original. Como tal, editar un Doc versus un PDF es un poco como editar texto en una pizarra versus editar una imagen de dicha pizarra. ¡Es posible, pero es más difícil!
Cuándo no debes usar el formato .PDF
No utilice el formato .PDF cuando desee crear un "documento vivo" que otros puedan modificar. Puede agregar campos editables a un archivo PDF, pero para la edición de todo el archivo, el formato PDF no es perfecto. Con suerte, si trabaja con otros, sabrá qué sistemas operativos utilizan y podrá ponerse de acuerdo sobre un tipo de archivo que funcione para todos. Al menos, todos pueden usar un servicio de creación de documentos en la nube, como Google Docs. Debe guardar archivos como PDF cuando necesite que todos puedan leer el documento. No lo use cuando quiera que todos puedan editarlo.
Documentar decisiones
Dado lo diferente que es de otros documentos, puede resultar confuso utilizar el formato .PDF. Ahora ya sabes por qué y cómo usarlo, así como algunos casos en los que es mejor dejarlo como está.
¿Cuánto utiliza archivos PDF en su vida diaria? ¡Cuéntanos a continuación!
