البريد الإلكتروني هو أحد أشكال طرق التواصل الأساسية القليلة أثناء البحث عن وظيفة وفي مكان العمل وأثناء التعامل مع العملاء. على الرغم من أنه من المُهم تكوين كل جزء من رسالتك بعناية ، إلا أن ختام البريد الإلكتروني جيد الإنشاء (السطر الأخير من بريدك الإلكتروني وتوقيعك) ضروري لترك انطباع إيجابي للقارئ.
لهذا السبب ، تحتاج إلى توخي الحذر والتأكد من الوقت أثناء إرسال بريد إلكتروني. بعد ذلك ، تحتاج أيضًا إلى التفكير في كيفية إنهاء البريد الإلكتروني أيضًا.
يُمكن أن يُساعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل واضح واحترافي في تحديد مكانتك الإيجابية في حياتك المهنية مع كل من زملائك أو الأشخاص في شبكتك أو أصحاب العمل المُحتملين. للمساعدة في التأكد من تحقيق هذا الهدف ، إليك بعض المعلومات الأساسية عن كيفية إنهاء البريد الإلكتروني ، والعناصر التي يجب عليك تضمينها والعديد من الأمثلة المُفيدة.
فيما يلي أفضل خيارات إنهاء البريد الإلكتروني التي يُمكنك استخدامها للحفاظ على اتصالاتك المهنية. سنتحدث أيضًا عن سبب أهمية إضافة توقيع إلى البريد الإلكتروني إذا كنت تُرسل رسالةً للعمل.
1. لماذا تحتاج إلى نهاية جيدة للبريد الإلكتروني
هناك عدة أسباب وراء حاجتك إلى نهاية جيدة للبريد الإلكتروني:
- عدم وجود نهاية مُناسبة يُمكن أن يجعل الطرف الآخر يشعر بأنك غير مهذب أو غير رسمي بشكل مُفرط.
- إذا كنت تُرسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما بغرض العمل ، فأنت ترغب في التأكيد على أنك شخص احترافي.
- إذا كنت تُرسل بريدًا إلكترونيًا إلى إحدى الشركات حول التقدم إلى وظيفة ، فهناك فرصة كبيرة لإرسال بريدك الإلكتروني إلى مدير التوظيف المُناسب. لذا فأنت تُريد إقناع الأطراف الثالثة بأنك مهني في أدق التفاصيل أيضًا.
- يُمكن أن يؤدي وجود نهاية جيدة للبريد الإلكتروني إلى زيادة فرصك في الحصول على رد على هذا البريد الإلكتروني. إن الدعوة إلى اتخاذ إجراء – مثل “شكرًا لك على قضاء الوقت لقراءة سيرتي الذاتية ، أتطلع إلى الاستماع منك” – يُمكن أن تكون بمثابة مُطالبة على الرد.
عند كتابة ختام الرسالة ، يجب أن يتكون تنسيق البريد الإلكتروني الجيد من:
- سطر الإغلاق ، عادةً ما يعبر عن نوع من الامتنان أو دعوة للعمل.
- التحية الختامية ، مثل “أطيب التمنيات” أو “مع خالص التقدير” أو “كامل التحيات“. تعتمد كلمات نهاية البريد الإلكتروني الذي تستخدمها على سياق الرسالة وطول مدة سلسلة رسائل البريد الإلكتروني.
- اسمك الكامل تحت التحية الختامية. سيوضح من يُرسل البريد الإلكتروني.
- في النهاية ، يجب أن تضع توقيع بريدك الإلكتروني ، والذي يجب أن يتضمن معلومات الاتصال الخاصة بك ، ورابط موقع الويب ، ومواقع التواصل الاجتماعية (إن أمكن). هذا سيجعل الشخص الذي يقرأ البريد الإلكتروني له إمكانية الوصول إلى معلومات عنك بطرق إضافية.
2. أنواع مُختلفة من الملاحظات الختامية للبريد الإلكتروني ومتى تكون مُناسبة
قبل أن تُقرر شكل الملاحظات النهائية للبريد الإلكتروني ، استخدم أدلة سياق الكلام لمعرفة نوع النبرة التي تحتاجها في بريدك الإلكتروني.
- هل هذا نشاط تجاري جديد تُحاول التواصل معه؟
- هل لدى النشاط التجاري طريقة غير عادية للتواصل؟
- إذا لم يكن البريد الإلكتروني عرضيًا ، فهل هذا عمل أو خدمة أقدم مثل المكتب الحكومي؟
- هل تعرف الشخص الذي تتصل به مباشرةً؟
- هل قُمت بالتواصل معه عبر البريد الإلكتروني من قبل؟
أنواع مختلفة من الشركات تتطلب أنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني. من الأفضل دائمًا التصرف بشكل احترافي ، ولكن على الجانب الآخر ، لا ترغب في لا ترغب في المخاطرة بأن تبدو النبرة قاسيةً جدًا أو غير مُتعلقة بمحتوى الرسالة .
تحتاج أيضًا إلى تحديد طول نهاية بريدك الإلكتروني. على سبيل المثال ، سيتطلب البريد الإلكتروني التمهيدي عبارات أكثر عمقًا لاتخاذ إجراء. يُمكن أن تكون سلسلة رسائل البريد الإلكتروني مع زملائك في العمل غير رسمية.
دعنا نتحدث عن الملاحظات النهائية للبريد الإلكتروني ، وكيفية إنهاء البريد الإلكتروني حسب الموقف.
الطرق الشائعة لإنهاء البريد الإلكتروني التي تعمل بشكل جيد
أفضل أو أطيب التمنيات
- أي مُتغير لكلمة “أفضل” هو عادة رهان آمن. إنها عبارات شائعة ومُناسبة لكل من الرسائل العادية أو الرسمية.
- ومع ذلك ، لاحظت دراسة أجرتها Boomerang أن هذا الإنهاء لديه معدل استجابة أقل من المتوسط. لذا ضع ذلك في الاعتبار عند استخدام “أفضل التمنيات“.
في السياق ، سيكون هذا النوع من إنهاء البريد الإلكتروني مشابهًا لما يلي:
افضل الأمنيات،
الاسم الكامل
بإخلاص
- “مع خالص التقدير” طريقة أخرى شائعة لإنهاء البريد الإلكتروني. هذه العبارة تعمل بشكل جيد لمواقف الأعمال الرسمية.
- ستكون عبارة “مع خالص التقدير” طريقة جيدة لإنهاء رسالة بريد إلكتروني عند التقدم إلى وظيفة جديدة مع شركة. إنها تُكرر التأكيد على أنك صادق في رغبتك في التواصل.
- أنت أيضًا مُخلص على أمل أن تسمع الرد من الشخص الآخر. وبالتالي ، فهي تبدو أصلية.
في السياق ، فإن إنهاء رسالة البريد الإلكتروني الأقرب سيكون مشابهًا لـ:
مع خالص التقدير، الاسم الكامل
مع تحياتي
- إن عبارة “مع تحياتي” تُخاطر على جعل نبرة الإنهاء على أنها قاسية للغاية. إذا كنت تُرسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما في موقف عمل رسمي ، فإن “مع تحياتي” تعمل بشكل جيد.
في السياق ، ستقرأ هذه الرسالة الإلكترونية الأقرب:
مع تحياتي،
الاسم الكامل
طرق أخرى شائعة لإنهاء البريد الإلكتروني التي تعمل بشكل جيد:
- باحترام.
- شكرًا جزيلًا.
- أمنيات الحارّة.
مرة أخرى ، تذكر أن تتوافق مع مزاج ونبرة المحادثات السابقة عندما يتعلق الأمر باختيار ختام البريد الإلكتروني الذي يعمل بشكل أفضل. هذه العوامل الخارجية سوف تُؤثر على معدل نجاحك.
ملاحظة حول “في صحتك”
بينما تُعد عبارة “في صحتك” طريقة مُحتملة للحصول على الرد ، يبدو أن هناك تقارير متضاربة حول فعاليتها الإجمالية.
في الأساس ، يُمكن أن تكون “في صحتك” غير عادية ، خاصة في رسالة بريد إلكتروني تمهيدي. من الأفضل أيضًا مواءمتها مع أسلوب التحدث والتواصل لديك ، حتى تُصبح القراءة أصيلة.
الطرق الشائعة غير المُنابسبة لإنهاء البريد الإلكتروني
نحتاج أيضًا إلى الإشارة إلى بعض الطرق التي يجب ألا تُنهي بها بريدك الإلكتروني أبدًا.
صديقك أو تفضل بقبول فائق الاحترام
ما لم يكن هذا بريدًا إلكترونيًا شخصيًا والشخص على الطرف الآخر هو صديقك حرفيًا ، فهذا لا يصح. عبارة “تفضل بقبول فائق الاحترام” ببساطة غير رسمية بالنسبة لمعظم إعدادات العمل.
مرسل من iPhone الخاص بي
غالبًا ما تُستخدم عبارة “مرسل من جهاز iPhone الخاص بي” كنهاية قديمة للنكات عبر الإنترنت. تبدو مبتذلة ومرسلة في اللحظة الأخيرة.
اعتن بنفسك
- “اعتن بنفسك” يُمكن أن تسبب القلق لدى مستلم البريد الإلكتروني ، وفقا لـ Business Insider. يُمكن أن تُشير أيضًا إلى وجود خطب ما عند المستلم ، وربما يتعلق بالصحة. هذا سوف يؤدي إلى انخفاض نسبة الرد.
3. أهمية توقيع البريد الإلكتروني
كما ذكرنا في بداية هذه المقالة ، يجب أن تحتوي نهاية البريد الإلكتروني المهني على توقيع بريد إلكتروني مرفق.
لقد تحدثنا بالفعل عما يجب عليك تضمينه في هذا التوقيع ، ولكننا نُريد التأكيد على أن التوقيع مُهم لأنه وجهك العام بشكل أساسي. هذه هي الطريقة التي سيشكل بها الآخرون انطباعهم الأول عنك ، خاصة إذا كنت تعمل عن بُعد.
فكر في توقيع بريد إلكتروني جيد مثل الملابس التي تُريد أن يراك المُستلم وأنت ترتديها. تحتاج إلى تقديم أفضل ما لديك خلال مقابلة العمل تلك. أسوأ شيء يُمكنك فعله هو أن تكون قذرًا ، سواء في مظهرك أو في سلوكك.
إنهاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بثقة
تشغل رسائل البريد الإلكتروني جزءًا كبيرًا من حياتنا المهنية. لسوء الحظ ، هي شيء سنحتاج دائمًا للتعامل معه. إذا كان لديك نموذج عام لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فبإمكانك كتابتها بشكل أسرع.
إذا كنت تريد معرفة المزيد حول البريد الإلكتروني الفعال ، فإليك بعض النصائح حول كيفية كتابة البريد الإلكتروني الاحترافي المثالي.
