نصائح الإنتاجية الاحترافية لـ Apple Mail على Mac يجب أن تعرفها

أصبح Apple Mail هو المعيار الفعلي لعملاء البريد الإلكتروني تقريبًا منذ الأيام الأولى لـ OS X. ومنذ ذلك الحين ، جاء العديد من عملاء البريد الإلكتروني لنظام التشغيل Mac وإختفوا ، ولكن Apple Mail لا يزال قائماً.

Apple Mail متعدد الاستخدامات للغاية ، مع الكثير من الخيارات والميزات التي تتضمن البريد والأحداث. ومع ذلك ، يحب معظم المستخدمين تخصيصه ، ويحصلون على ميزات أخرى.

إذا كنت تستخدم نظام التشغيل Mac في مكان العمل ، فمن المحتمل أن تستخدم تطبيق Mail في اتصالات البريد الإلكتروني. توفر أداة macOS المدمجة هذه ميزات مرنة تجعلها أداة مفيدة للمحترفين.

نصائح الإنتاجية الاحترافية لـ Apple Mail على Mac يجب أن تعرفها

ربما لم يكن لديك الوقت الكافي لاستكشاف هذه الميزات أو ربما كنت مستخدمًا جديدًا لنظام Mac. في كلتا الحالتين ، يمكن أن تساعدك هذه القائمة من نصائح الإنتاجية الاحترافية لـ Mail على Mac على إعداد التطبيق للنجاح.

1. استخدام ميزة VIP لرئيسك أو للعميل

تمنحك ميزة VIP الخاصة بالبريد (المتوفرة على Mac وكذلك iOS) طريقة رائعة لتحديد رسائل البريد الإلكتروني من جهات الاتصال الأكثر أهمية بسهولة. نظرًا لصندوق البريد المخصص ، فهذه طريقة مناسبة للتأكد من أنك ترى الرسائل دائمًا من رئيسك في العمل أو العميل بسرعة.

يمكنك إعداد قائمة VIP ومن ثم منحهم أصوات إشعارات مخصصة. وبهذه الطريقة ، أنت تعلم أن البريد الإلكتروني الوارد هو من VIP ، حتى لو كانت عيناك في مكان ما بجانب شاشتك.

إعداد VIP في Mail

يعتبر تعيين جهة اتصال أو مرسل بريد إلكتروني كشخصيات مهمة (VIP ) بسيطًا من خلال بضع نقرات:

  1. حدد بريدًا إلكترونيًا في تطبيق Mail من المرسل الذي تريد إنشاء VIP.
  2. انقر فوق اسمه في عنوان البريد الإلكتروني.
  3. اختر إضافة إلى VIP من القائمة المختصرة.

نصائح الإنتاجية الاحترافية لـ Apple Mail على Mac يجب أن تعرفها

بمجرد القيام بذلك ، سترى بعض التغييرات تحدث فورًا. أولاً ، سيكون اسم الشخص الموجود في عنوان البريد الإلكتروني له نجمة بجواره. ثانيًا ، سيظهر الاسم ورسائل البريد الإلكتروني في صندوق بريد الشخصيات المهمة.

إعداد إشعار VIP مخصص

على الرغم من أن هذا الجزء اختياري ، إلا أنه يمكن أن يكون مفيدًا جدًا. يمكنك إعداد صوت إشعار مخصص لرسائل البريد الإلكتروني التي تصل من تلك الموجودة في قائمة VIP الخاصة بك باتباع الخطوات التالية:

  1. انقر فوق Mail -> تفضيلات من شريط القائمة الخاص بك وانتقل إلى علامة التبويب قواعد.
  2. انقر فوق إضافة قاعدة.
  3. امنح القاعدة اسمًا واترك خيار إذا تم استيفاء [أي / الكل] من الشروط التالية.
  4. بالنسبة إلى الحالة ، اختر Sender هو VIP.
  5. بالنسبة للعمل ، اختر تشغيل صوت. ثم حدد الصوت الذي تريد استخدامه في المربع إلى اليمين.
  6. انقر فوق موافق. في المربع التالي الذي يسأل عما إذا كنت تريد تطبيق القاعدة على الرسائل الموجودة في صندوق الوارد الخاص بك ، يمكنك اختيار عدم التقديم.
  كيفية السماح بالنوافذ المنبثقة على جهاز Mac

نصائح الإنتاجية الاحترافية لـ Apple Mail على Mac يجب أن تعرفها

الآن ، عندما يكون رأسك متجه نحو الأسفل لمراجعة مستند ، ستعرف متى يصل بريد إلكتروني لـ VIP من خلال الصوت فقط.

2. إنشاء مجموعات البريد الإلكتروني للفرق أو الموظفين

إذا كنت تعمل مع فريق مشروع يوميًا أو ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى موظفيك بشكل متكرر ، فإن استخدام مجموعة لتلك جهات الاتصال يجعل من السهل عليك إرسال الرسالة بالبريد الإلكتروني مرة واحدة. بينما يجب عليك استخدام تطبيق “Contacts” لإنشاء مجموعتك ، يمكنك استخدام تطبيق “Mail ” لإرسال رسائل البريد الإلكتروني إليهم.

إنشاء مجموعتك

للبدء ، افتح تطبيق Contacts على جهاز Mac الخاص بك. لديك بعد ذلك طريقتان سريعتان لإنشاء مجموعتك:

  • انقر فوق ملف -> مجموعة جديدة من شريط القائمة أو انقر فوق علامة الجمع التي تظهر بجانب إحدى فئات جهات الاتصال الخاصة بك مثل iCloud أو Gmail. سم المجموعة الجديدة واضغط على Return. يمكنك بعد ذلك سحب جهات الاتصال من مواقعها المختلفة إلى تلك المجموعة الجديدة.
  • حدد جميع جهات الاتصال التي تريدها في المجموعة. يمكنك النقر فوق الأول ثم الضغط باستمرار على المفتاح Command والنقر فوق كل جهة إتصال إضافية. ثم حدد ملف -> مجموعة جديدة من التحديد في شريط القائمة وقم بتسمية مجموعتك.
نصائح الإنتاجية الاحترافية لـ Apple Mail على Mac يجب أن تعرفها

إنشاء بريد إلكتروني للمجموعة

بمجرد إعداد مجموعتك في تطبيق Contacts ، يصبح إرسال رسالة بريد إلكتروني إليهم أمرًا سهلاً. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك القيام بذلك في Contacts أو تطبيق Mail.

في تطبيق Contacts ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق مجموعة البريد الإلكتروني واختر إرسال بريد إلكتروني إلى [اسم المجموعة]. سيتم بعد ذلك فتح نافذة الرسائل الجديدة في تطبيق Mail مع تلك المجموعة في الحقل “to”.

نصائح الإنتاجية الاحترافية لـ Apple Mail على Mac يجب أن تعرفها

في تطبيق Mail ، ابدأ في كتابة اسم مجموعتك في الحقل “to”. عندما تعرض المجموعة في قائمة الاقتراحات ، انقر فوقها.

نصائح الإنتاجية الاحترافية لـ Apple Mail على Mac يجب أن تعرفها

بغض النظر عن الطريقة التي تتبعها في إنشاء هذا البريد الإلكتروني الجماعي ، فإن هذه النصيحة تجعلها ملائمة لإرسال الرسالة إلى العديد من الأفراد عبر البريد الإلكتروني في وقت واحد ، خاصةً إذا كنت ترسل رسائل إلى هؤلاء الأشخاص في كثير من الأحيان.

  شرح لكيفة تشغيل برامج الويندوز على الماك بسهولة و مجانا

3. إعداد قواعد Mail لرسائل البريد الإلكتروني للمشروع

إذا قمت بإعداد صوت الإشعار المخصص لـ VIP كما هو مذكور أعلاه ، فقد تم بالفعل استخدام قواعد في تطبيق Mail. ولكن يمكنك فعل الكثير باستخدام قواعد Mail لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من مجرد إعداد أصوات الإشعارات.

من خلال إعداد قواعد Mail لرسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بمشروع ، أو حتى موضوع معين ، يمكنك جعل التطبيق ينفذ الإجراءات تلقائيًا. هذه طريقة رائعة لتنظيم صندوق الوارد الخاص بك عن طريق الاحتفاظ برسائل مماثلة معًا أو وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني بطريقة معينة لاكتشافها بسرعة.

نقل رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلد

بالنسبة لهذا المثال الأول ، سننقل جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بـ Project  X إلى صندوق بريد Project X. سيشمل ذلك رسائل مع عبارة “Project X” في الموضوع بالإضافة إلى رسائل أعضاء فريق Project X Group.

  1. انقر فوق Mail -> تفضيلات من شريط القائمة الخاص بك وانتقل إلى علامة التبويب قواعد.
  2. انقر فوق إضافة قاعدة.
  3. عليك إعطاء اسمك للقاعدة. على سبيل المثال ، سنطلق عليها Project X Emails.
  4. اترك الخيار إذا تم استيفاء [أي / الكل] من الشروط التالية بحيث يستوعب أيًا من الشروط التي تحددها.
  5. بالنسبة للشرط ، حدد Subject في المربع المنسدل الأول ، وفي المربع المنسدل الثاني Contains، اكتب “Project  X” في مربع النص.
  6. انقر فوق علامة الجمع إلى اليمين لإضافة شرط آخر.
  7. للشرط التالي ، حدد Sender هو عضو في المجموعة في المربع المنسدل الأول و Project X Group (المجموعة التي أنشأناها سابقًا) في الثانية.
  8. بالنسبة إلى الإجراء ، حدد Move Message في المربع المنسدل الأول و Project X في المربع الثاني.
  9. انقر فوق “موافق” ، ثم حدد ما إذا كنت تريد تطبيق القاعدة الجديدة على صندوق الوارد الخاص بك عن طريق اختيار “عدم تطبيق” أو “تطبيق”.

نصائح الإنتاجية الاحترافية لـ Apple Mail على Mac يجب أن تعرفها

وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني من خلال اللون أو العلامة

ربما لا ترغب في نقل رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلد معين ، لكنك تفضل أن تكتشفها بسرعة في صندوق الوارد الخاص بك. لتحقيق ذلك ، يمكنك استخدام الألوان أو العلامات أو كليهما مع قواعد البريد.

باستخدام مثال Project X أعلاه ، اتبع الخطوات من 1 إلى 7 لإعداد الشروط الخاصة بك. عندما تصل إلى الخطوة الثامنة للعمل ، حدد واحداً من الإجراءين التاليين أو كليهما:

  • Set a color: في المربع المنسدل الأول ، اختر Set Color ، في المربع التالي ، اختر Background أو Text ، ثم اختر اللون في الثالث.
  • Mark as flagged: في مربع القائمة المنسدلة الأولى ، حدد Mark as flagged ، ثم اختر لون العلامة في المربع التالي.
  أفضل بطاقات الرسومات الخارجية لجهاز MacBook Pro

تابع الخطوة الأخيرة بالنقر فوق “موافق” وما إذا كنت تريد تطبيق القاعدة على صندوق الوارد الخاص بك أم لا.

نصائح الإنتاجية الاحترافية لـ Apple Mail على Mac يجب أن تعرفها

من خلال إعداد هذه الأنواع من القواعد ، يمكنك نقل الرسائل تلقائيًا أو اكتشاف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمشروع في لمحة في صندوق الوارد الخاص بك.

4. إنشاء Smart Mailboxes لرسائل البريد الإلكتروني دون إجابة

Smart Mailboxes في تطبيق Mail تشبه القواعد ، إلى حد ما. يمكنك إضافة شروط تنطبق على رسائل البريد الإلكتروني الواردة ، ولكن بدلاً من نقل الأصوات أو تمييزها أو تشغيلها ، تحتفظ Smart Mailboxes بتلك الرسائل الإلكترونية.

تظل رسائل البريد الإلكتروني في البريد الوارد الأصلي ، لذلك لا تترك حساب البريد الإلكتروني هذا فعليًا. ومع ذلك ، فإنها تُعرض أيضًا في منطقة Smart Mailboxes في صندوق البريد الخاص بها.

نصائح الإنتاجية الاحترافية لـ Apple Mail على Mac يجب أن تعرفها

أثناء الاطلاع على الشروط التي يمكنك تطبيقها على Smart Mailboxes ، ستجد على الأرجح تلك التي ستكون مفيدة لك. ولكن أحد الأمثلة الممتازة هو صندوق بريد لرسائل البريد الإلكتروني التي لم تتم الإجابة عليها. إذا تلقيت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم تتطلب استجابة ، فيمكنك رؤيتها جميعًا في مكان واحد باستخدام Smart Mailboxes.

لإعداد هذا:

  1. انقر فوق “Mailbox” -> “New Smart Mailbox” من شريط القائمة ، ثم اعطي اسم صندوق البريد الخاص بك.
  2. في الرسائل التي تحتوي على [أي / الكل] الشروط التالية ، اختر الكل. (قد يكون هذا مختلفًا بالنسبة لك إذا كنت تستخدم صندوق البريد الذكي بشكل مختلف.)
  3. بالنسبة إلى الحالة ، حدد “لم يتم الرد على الرسالة” في المربع المنسدل.
  4. انقر فوق علامة الجمع إلى اليمين لإضافة شرط آخر.
  5. للشرط التالي ، اختر تاريخ الاستلام في المربع المنسدل الأول ثم اختر اليوم في الثاني. (يمكنك أيضًا الاختيار من بين خيارات مثل البارحة أو هذا الأسبوع أو الأسبوع الماضي حسب تفضيلاتك.)
  6. انقر فوق موافق.
نصائح الإنتاجية الاحترافية لـ Apple Mail على Mac يجب أن تعرفها

باستخدام هذا الإعداد لـ “صندوق البريد الذكي” ، يمكنك الاطلاع عليه في نهاية كل يوم لمعرفة رسائل البريد الإلكتروني التي لم ترد عليها ، لذلك لن تفوتك أي فرصة للرد.

بذل المزيد من الجهد مع Apple Mail

هذه النصائح حول الإنتاجية لتطبيق Mail على Mac هي مجرد بداية لطرق استخدامه بكفاءة أكبر. يمكنك أيضًا إلقاء نظرة على بعض الطرق لجعل Mail عميل بريد إلكتروني أفضل لسطح المكتب بشكل عام.

ولكن إذا كنت لا تزال غير مقتنع وترغب في الاطلاع على خيارات البريد الإلكتروني الأخرى ، فتحقق من خيارات البريد الإلكتروني الأخرى. 

قد يعجبك ايضا

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More