أفضل التطبيقات والأدوات لجدولة الاجتماعات وتحديد المواعيد

الاجتماعات تكون جيدة الحدوث عندما يستعد الأشخاص لها. إحدى الطرق للحصول على مزيد من الوقت للإستعداد هي أن تكون أكثر فاعلية مع كيفية جدولة اجتماعاتك. حيث يُمكن أن يكون اختيار وقت وتاريخ لاجتماعك إما عملية سلسة وسريعة أو عملية تستغرق وقتًا طويلاً ، وعادةً ما تتضمن سلسلة طويلة من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية.

تُشبه عملية جدولة وقت للاجتماع مع عدة أشخاص إلى حد ما تجميع قطيع القطط. فكل شخص لديه التزامات مُختلفة يحتاج إلى الاحتفاظ بها ، إلى جانب فواصل زمنية مُختلفة يرغب في الالتزام بها. بحلول الوقت الذي تُحدد فيه موعد الاجتماع ، قد تشعر بالإحباط بسبب توفر أوقات متضاربة للجميع بحيث يكون لديك الرغبة في إلغائه من أصله.

في حين أن عملية جدولة اجتماع ما قد تكون شبه مستحيلة ، إلا أن وجود تطبيق جدولة يمكن أن يجعل العملية أقل ألمًا. إليك أفضل التطبيقات لتخطيط وقت الاجتماع التي يُمكنك استخدامها.

كيف رتبناها: هناك الكثير من تطبيقات جدولة مواعيد الاجتماعات هناك. لهذا السبب ، اخترنا الخيارات التي سجلت أعلى مستوى في الفئات الثلاث التالية:

• التكامل: ما مدى سهولة استخدام تطبيق الجدولة مع التطبيقات الأخرى؟
• سهولة الاستخدام: ما مدى سهولة استخدام التطبيق نفسه؟
• الميزات: ما الذي يُمكن للتطبيق القيام به؟

تم تصنيف كل فئة بعلامة من 1 إلى 5 ، مع أن 1 هي الأقل و 5 هي الأعلى. دعنا نستكشف هذه الخيارات الآن.

1. Google Calendar (مجانًا)

Google Calendar هو أول تطبيق جدولة مجاني نشمله في هذه القائمة. حيث يُحرز أعلى تقييم في جميع فئاتنا الثلاث: التكامل وسهولة الاستخدام والميزات.

كجزء من مجموعة أوسع من الأدوات ، يتمتع تقويم Google بقدرة مذهلة على التكامل مع بقية تطبيقات Google ، بما في ذلك Gmail. كما يُوفر الكثير من المرونة عندما يتعلق الأمر بميزاته.

إذا كنت ترغب في جدولة اجتماع ، فأنت بحاجة إلى إنشاء مجموعة تقويم داخل التطبيق. لإنشاء واحدة:

• انتقل إلى تطبيق التقويم الخاص بك ، ثم انقر على تقويمات أخرى + -> إنشاء تقويم جديد.
• بمجرد إنشائه ، انقر على النقاط الثلاثة الموجودة بجانب اسم التقويم وانقر على الإعدادات والمشاركة.
• اختر خيار المشاركة لمشاركة هذا التقويم مع فريقك.

بمجرد إنشاء مجموعة تقويم Google ، يُمكنك استخدامها من أجل:

• تتبع توافر الجميع.
• التعرف على من هو خارج المكتب.
• تنسيق المواعيد النهائية.

إذا كنت بحاجة إلى تطبيق اجتماع مُتعدد الأغراض وسهل الاستخدام ، فمن المؤكد أن تطبيقات جدولة الاجتماعات من Google هو الطريق الصحيح.

• التكامل: 5
• سهولة الاستخدام: 4
• الميزات: 3

2. Rallly (مجانًا)

الخيار التالي في القائمة؟ Rallly ، تطبيق ويب مفتوح المصدر لجدولة الاجتماعات. حيث إنه مجاني تمامًا للاستخدام.

بسيط وسهل الاستخدام مقارنةً بتطبيقات جدولة الاجتماعات الأخرى في هذه القائمة ، يُتيح لك Rallly إنشاء صفحات لاجتماعات أو أحداث جديدة. من خلال مشاركة رابط لهذا الحدث ، يُمكنك أنت والمستلمون الآخرون مناقشة التفاصيل في صفحة الاجتماع نفسها.

الجانب السلبي الكبير في Rallly هو أنه لا يُمكنك إنشاء صناديق الاقتراع للتصويت على وقت الاجتماع ، لذلك فهو ليس مرن مثل بعض أدوات الجدولة المجانية عبر الإنترنت.

لهذا السبب ، يُعد Rallly أفضل للمجموعات الصغيرة غير الرسمية من الأصدقاء الذين يُنظمون لقاءات بسيطة لمرة واحدة.

• التكامل: 2
• سهولة الاستخدام: 5
• الميزات: 3

3. Assistant.to (مجانًا)

جنبا إلى جنب مع تقويم Google و Rallly ، أردنا أن نوصي بـ Assistant.to ، وهو تطبيق جدولة مجاني آخر.

ما هي الفكرة وراء Assistant.to؟ هي دمج مساعد الجدولة في البريد الوارد في Gmail.

عندما تقوم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك ، يطفو Assistant.to كزر دائري صغير في الركن الأيمن السفلي. بعد النقر فوق هذا الزر ، سينقلك إلى تطبيق جدولة التقويم وإرفاق التواقيت المقترحة.

الجانب السلبي الرئيسي لهذا التطبيق؟ Assistant.to يمكِّن فقط جدولة اجتماع بينك وبين شخص آخر. ومع ذلك ، يمكن للتطبيق أيضًا:

• الكشف تلقائيًا عن المناطق الزمنية.
• الاحتفاظ بسجل عن مواعيد اجتماعاتك الأكثر شيوعًا ، لتقديم توصيات لك في المستقبل.
• يُمكنك دمجه مع Google Meet و GoToMeeting و UberConference و ReadyTalk.

Assistant.to مفيد للمُتقاعدين والعاملين في مجال الأعمال الذين يتطلعون لجدولة المقابلات الشخصية. فهو ليس جيد للفرق في هذا الوقت.

• التكامل: 4
• سهولة الاستخدام: 5
• الميزات: 4

4. Doodle (مجانًا ، خيار الاشتراك متاح)

Doodle هو تطبيق آخر لجدول الإجتماعات سوف ندرجه في هذه القائمة. مثل تقويم Google ، نحن ندرجه لأنه يحرز أعلى نسبة في جميع فئاتنا الثلاث.

Doodle لديه خيارات مجانية متاحة كما يُوفر خيار الاشتراك . الخيار المجاني بسيط ويستخدم بشكل أساسي للأحداث الفريدة. لإنشاء استطلاع Doodle بشكل مجاني ، ما عليك سوى إنشاء الاستطلاع عبر الموقع الإلكتروني ، ثم أرسل الرابط إلى المشاركين.

للحصول على خيارات الاشتراك ، يُمكنك أيضًا تجربة الإصدار التجريبي المجاني من Doodle لمدة 14 يومًا.

يُمكِّنك Doodle أيضًا من القيام بـ:

• الكشف التلقائي عن المناطق الزمنية.
• المزامنة مع تقويم Google و Office 365.
• إرسال أوقات الاجتماعات المقترحة والطلب من المُستلمين التصويت عليها.
• السماح للمُستلمين بالإشارة إلى التواريخ التي يُمكنهم من خلالها عقد الاجتماع ، إلى جانب التواريخ التي يُمكنهم تحديدها إذا لم تكن هناك خيارات أخرى متاحة.

إذا قمت بالاشتراك في Doodle Premium ، فهناك أربع خطط دفع مختلفة: Starter و Pro و Team و Enterprise. من خلال خيارات Doodle Pro و Team و Enterprise ، يُمكنك أيضًا تخصيص تطبيق Doodle الخاص بك عن طريق إضافة شعار شركتك أو ألوان العلامة التجارية.

Doodle هو أفضل تطبيق لجدول الإجتماعات إذا كنت ترغب في تخصيص الاجتماع . إنه أيضًا خيار غير مكلف نسبيًا لأصحاب الأعمال الذين يتطلعون إلى نقل مهارات الاتصال مع فريقهم إلى المستوى التالي.

• التكامل: 5
• سهولة الاستخدام: 5
• الميزات: 5

5. Calendly (مجانًا ، الاشتراك متاح)

يُعد Calendly خيارًا رائعًا آخر عندما يتعلق الأمر ببدائل الاستطلاع المبتكرة التي يوفرها Doodle. مثل Doodle ، لديه خيارات مجانية ومدفوعة من خلال الاشتراك.

عندما تقوم بإعداد جدول زمني ، سيطلب منك Calendly تفضيلات الفترة الزمنية. بعد ذلك سوف يحسب توفرك من هناك. من خلال البريد الإلكتروني ، يمكن للمستلم اختيار وقت لمقابلتك. بمجرد تحديد الوقت ، ستتم إضافته إلى التقويم الخاص بك.

يمكن أيضا أن يقوم بـ:

• التكامل مع تقويم Google أو Office 365 أو iCloud Calendar.
• إعداد أوقات تنظيمية بين الاجتماعات ، لحساب الوقت الإضافي.
• الكشف تلقائيًا عند توفر الجميع حسب المنطقة الزمنية.
• جدولة اجتماعات فردية.
• تتبع معدلات عدم الحضور إلى كل اجتماع.

بينما يُمكن استخدام Calendly للاجتماعات الفردية ، إلا أن قوته الحقيقية تأتي من قدرته على تنظيم ومراقبة الأحداث واسعة النطاق.

• التكامل: 3
• سهولة الاستخدام: 3
• الميزات: 5

6. YouCanBook.me (اشتراك)

أخيرًا ، نريد أن نوصي بتطبيق YouCanBook.me لجدولة الاجتماعات. إنه يوفر خدمة الاشتراك المدفوع حيث يُتيح لمحترفي الأعمال جدولة  الاجتماعات مع العملاء.

نظرًا لأن YouCanBook.me موجه نحو العلاقات التجارية مع العميل ، فهو ليس أفضل خيار للاجتماعات الداخلية. ومع ذلك ، مثل الخيارات الأخرى في هذه القائمة ، يُوفر YouCanBook.me الكثير من المرونة عندما يتعلق الأمر بميزاته.

يُمكن أيضا أن يقوم بـ:

• اكتشاف المناطق الزمنية تلقائيًا عند جدولة اجتماع.
• تخصيص التذكيرات لاجتماعك.
• عرض توفر أعضاء الفريق لاجتماعك.
• تحديد الأسعار للحجوزات الخاصة بك ، إذا كنت تقدم خدمة استشارية مدفوعة.
• أخذ المدفوعات للحجوزات من خلال التكامل الشريطي.

في حين أن YouCanBook.me هو في الغالب خدمة قائمة على الاشتراك ، يُمكنك استكشاف النسخة التجريبية المجانية قبل التسجيل.

YouCanBook.me هو تطبيق جيد للشركات والعُمال المستقلين الذين يقدمون الخدمات المدفوعة للعملاء.

• التكامل: 3
• سهولة الاستخدام: 3
• الميزات: 5

استخدم تطبيق جدولة الاجتماعات ، للتخلص من المتاعب

لم يكن تحديد موعد لعقد اجتماع مع عدة أشخاص أبدًا مهمةً سهلة. ومع ذلك ، بمساعدة هذه التطبيقات ، ستتمكن من تحقيق أقصى استفادة منها.

هل تبحث عن نصائح أخرى حول إدارة الفريق؟ فيما يلي بعض أدوات إدارة المشاريع عبر الإنترنت للفرق الصغيرة.