خلال الأسابيع القليلة الماضية ، وجد الكثير من الأشخاص أنفسهم يعملون من المنزل. بالنسبة للبعض ، فإن فكرة العمل من المنزل هي حلم يتحقق (باستثناء الظروف التي تآمرت لجعل ذلك ضرورة).
لكن العمل من المنزل يثير عددًا من التحديات ، وتُصبح هذه التحديات أكثر صعوبة عندما يضطر هؤلاء العاملين عن بُعد إلى التعاون مع أعضاء الفريق الآخرين. للحفاظ على الإنتاجية والمعنويات ، ستحتاج الفرق إلى أدوات للتواصل معًا عبر الإنترنت ، والتعاون في الوقت الفعلي ، والعمل كما لو كانوا لا يزالون في نفس المكتب. هذا أمر حيوي. وفي هذه الأيام ، فإن محاولة الاستفادة من البريد الإلكتروني وقائمة المهام الفردية واجتماعات الفيديو وحدها لا تؤدي إلى ذلك.
يعد التكامل أمرًا أساسيًا ، ويحتاج أعضاء الفريق الذين يعملون عن بُعد إلى أدوات التعاون عبر الإنترنت وأدوات إدارة المشاريع الصحيحة التي تجمع بين ميزات مثل المراسلة الفورية ومكالمات الفيديو ومشاركة الشاشة وتتبع الوقت لمُساعدتهم في إنجاز المهمة.
فهل بدأت بالفعل العمل بعيدًا عن المكتب أو تُخطط لذلك؟ تذكر ، يمكن أن يصبح العمل عن بُعد بشكل سريع أمرًا مُعقدًا ومُجهدًا لجميع المعنيين إذا لم يكن هناك نظام شامل للتعاون عبر الإنترنت.
يُمكنك تجنب مثل هذا السيناريو من خلال إنشاء استراتيجية فعالة وسير عمل لكيفية العمل عن بُعد. (كجزء من فريق مع سير عمل مبسط ، يمكنني أن أؤكد على فوائد هذا النهج!) الخطوة المهمة في هذه العملية تتضمن إعداد أدوات تعاون موثوق بها عبر الإنترنت. لمساعدتك في البدء بهذا ، قمنا بتجميع أدوات التعاون المجانية عبر الإنترنت التالية.
جرّب تطبيقات العمل عن بُعد المدفوعة مجانًا
في ضوء تفشي وباء COVID-19 ، تقوم العديد من الشركات بواجبها لتسهيل العمل عن بُعد. بفضل هذه التحركات ، يمكنك الحصول على امتيازات مؤقتة من خدمات وتطبيقات العمل عن بُعد مثل:
- Microsoft Teams: محادثة عمل (جزء من Office 365) ؛ تقدم نسخة تجريبية مجانية لمدة ستة أشهر من نسختها المُميزة.
- Google Hangouts Meet: تطبيق لبدء اجتماعات الفيديو للأعمال (جزء من G Suite) ؛ الإصدار المميز مجاني.
- Jamm: هي أداة للتعاون بالصوت والفيديو ؛ تمنحك أربعة أشهر من الوصول المجاني للفرق.
قد ترغب أيضًا في التحقق من MeeroDrop. كانت أداة نقل الملفات المرئية عبر الإنترنت مجانية بالفعل ، ولكنها الآن زادت من سعة ومدة عمليات نقل الملفات من 5 غيغابايت | 30 يومًا إلى 10 غيغابايت | 90 يومًا.
1. Every Time Zone: لتحويل التوقيت بين المناطق الزمنية
من الصعب تتبع المناطق الزمنية لجدولة المُكالمات والاجتماعات في الأوقات المناسبة للجميع في الفريق. هذا هو المكان الذي يمكن أن يكون فيه المحول بين المناطق الزمنية مُفيدًا. يساعدك على معرفة الأوقات المثالية للتواصل مع زملائك في الفريق أو العملاء.
أفضل توصياتنا للمحول بين المناطق الزمنية المُستند إلى الويب هو Every Time Zone. يحافظ على حسابات المنطقة الزمنية بسيطة وجميلة ، مع جدول زمني مرئي يتم التحكم فيه عن طريق شريط التمرير. يمكنك عرض اختلافات المنطقة الزمنية لأي وقت وحتى مشاركة الروابط لأوقات معينة للحدث دون الحاجة للاشتراك من أجل إنشاء حساب. ومع ذلك ، فإن إنشاء حساب يمنحك تحكمًا كاملاً في تخصيص المخطط الزمني.
World Time Buddy (WTB) و Timezone.io هما بدائل لـ Every Time Zone تستحق الاستكشاف.
زيارة: Every Time Zone (مجانًا ، تتوفر الإصدارات المُتميزة)
2. Slack: للتواصل في الوقت الحقيقي من خلال المُحادثات النصية والصوت والفيديو
يحتاج فريقك البعيد إلى مكتب افتراضي مُناسب – مكان لكل شيء بدءًا من إعلانات الفريق المُهمة إلى المناقشات المتعلقة بالعمل إلى الدردشات المُحفزة. ننصح بشدة بـ Slack من أجل القيام بهذا الدور.
يمكن أن تساعدك منصة التواصل الجماعي النشطة مثل Slack على الشعور بأنك جزء قيم من الفريق بدلاً من عدم وجود أي شخص بجانبك في هذه العزلة. بالطبع يمكن أن يتسبب في الكثير من البريد الإلكتروني غير الضروري.
أفضل جزء في Slack هو مجموعته من الروبوتات ، والتي تتيح لك إنشاء المهام ، وأتمتة الأحداث ، وتعيين التذكيرات ، والقيام بالكثير في بضع ضغطات على المفاتيح وبدون مغادرة Slack. يُمكن لهذه الروبوتات استبدال بعض التطبيقات في هذه القائمة. ألق نظرة عن كثب على كيفية قيام الروبوتات في Slack بتعزيز إنتاجيتك. وتذكر أن تكامل Slack مع التطبيقات من الجهة الخارجية يُتيح لك جلب البيانات من مختلف التطبيقات المنتشرة عبر الويب.
Slack ليس مناسبًا لفريقك؟ فجرّب أحد بدائل Slack المجانية هذه للمُراسلة الفورية.
إذا كان فريقك يفضل تطبيق صوتي / فيديو مخصص لمشاركة الشاشة والاجتماعات والمؤتمرات ، فألق نظرة على Whereby. كان يُعرف بـ Appear.in ، ولكن له الآن هوية جديدة.
زيارة: Slack (مجانًا ، تتوفر خطط مدفوعة )
3. Trello: لإدارة المشاريع
يتطلب اختيار إعداد إدارة المشروع الذي يتماشى بشكل جيد مع سير العمل الخاص بفريقك اتباع نهج تجريبي والقيام بالأخطاء إلى حد ما. لكن Trello يقدم خيارًا رائعًا للعديد من الفرق ، خاصة إذا كانوا يستخدمون بالفعل طريقة Kanban للإنتاجية.
Trello سهل الاستخدام وقادر على التعامل مع كل ما ترميه فيه. يمكنك رسم خريطة لاستراتيجيات فريقك ، وتحديد الأهداف ، ومناقشة الأفكار ، وتعيين المهام ، ومتابعتها ، والقيام بأكثر من ذلك بكثير. لبدء استخدام هذه الأداة المتعددة الاستخدامات ، اقرأ دليلنا لإدارة المشاريع مع Trello.
بالطبع ، Trello ليس خيارك الوحيد هنا. تُعد Asana و Basecamp أدوات مُكافئة لإدارة المشاريع عبر الإنترنت.
زيارة: Trello (مجانًا ، خطط مدفوعة مُتاحة)
4. Doodle: لإتخاذ القرارات
يمكن أن تنحرف مناقشات الفريق العامة بشكل مُفاجئ وتخرج عن نطاق السيطرة بسرعة فائقة. حيث أن الجميع لا يساعد على إجراء مكالمات مُفيدة بشأن أي اقتراح معين.
للحفاظ على تبسيط عملية صنع القرار ، يكون تطبيق التصويت من نوع ما أفضل كثيرًا. نوصي باستخدام تطبيق Doodle ، وهو تطبيق استطلاع على الويب يُضيف وضوحًا إلى عملية إتخاذ القرار.
باستخدام Doodle ، يمكنك بدء اقتراح وإضافة بعض الخيارات ودعوة زملائك في الفريق للتصويت عليها. يمكنك أيضًا استخدام رسومات الشعار المبتكرة لتحديد أوقات الاجتماعات الملائمة لجميع أعضاء الفريق.
يمكن للجميع المُصوتين الإطلاع على لمحة حول توجه الاقتراح. يمكنك اختيار جعل التصويت سريًا ، وتقييد المشاركين على صوت واحد ، أو حتى تقييد عدد الأصوات. يتيح لك Doodle القيام بكل هذا دون تسجيل الدخول. يمكن الوصول إلى الاستطلاع من طرف أي شخص لديه رابط إليه.
إذا كنت ترغب في إزالة الإعلانات ، أو تحديد موعد نهائي للتصويت ، أو إنشاء دعوات خاصة ، وتذكيرات تلقائية ، أو جمع معلومات الاتصال ، فستحتاج إلى الاشتراك في خطة متميزة.
للحصول على استبيانات أكثر تفصيلاً ، تعد الخيارات مثل Google Forms و Typeform و SurveyMonkey هي الطريقة المُناسبة. بالنسبة للفرق التي تستخدم Slack أو Microsoft Teams ، يعتبر Polly أيضًا خيارًا رائعًا.
زيارة: Doodle (مجانًا ، تتوفر خطط مدفوعة)
5. Google Drive: لمشاركة المُستندات والتعاون
يجب أن يكون توفر مستودع لتخزين ملفات المشاريع وإدارتها ومشاركتها أمرًا ضروريًا لأي فريق ، وخدمة التخزين السحابي هي الاختيار المثالي لهذا الدور. نوصي باستخدام Google Drive لأنها أحد أفضل حلول مشاركة الملفات المُتاحة ، خاصةً للفرق التي تستخدم G Suite للأعمال.
مقترنًا بتطبيقات الويب Docs و Sheets و Slides من Google ، يُصبح Google Drive خيارًا قويًا من الأدوات لإنشاء المستندات وتعديلها والتعاون عبر الإنترنت.
إذا كان فريقك يستخدم Office 365 ، فإن OneDrive هو الخيار الأفضل. وبالمثل ، يعمل Zoho WorkDrive بشكل جيد مع الفرق التي تستخدم Zoho. (ستجد أسبابًا قوية لاختيار Zoho على G Suite.) Dropbox Business هو أيضًا بديل رائع لـ Google Drive.
تفضل بزيارة: Google Drive (مجانًا ، تتوفر خطط مدفوعة )
6. IFTTT: للأتمتة وجعل المهام تلقائية
سواء كنت تعمل بمفردك أو مع فريق ، فمن المؤكد أن هناك مهام متكررة تستهلك الكثير من وقتك. الشيء الذكي الذي يجب فعله هو تضييق نطاق تلك المهام التي لا تحتاج إلى إدخالك ثم أتمتتها باستخدام IFTTT أو بدائل IFTTT.
لدينا الكثير من الموارد هنا في Dz Techs لمُساعدتك على أتمتة مختلف جوانب عملك. ابدأ بدليلنا النهائي لاستخدام IFTTT مثل المحترفين.
قم بزيارة: IFTTT (مجانًا ، خطط الأعمال متاحة)
تخلص من ألم العمل عن بُعد
تعد تطبيقات التعاون عبر الإنترنت المدرجة هنا مكانًا جيدًا لبدء إنشاء مجموعة أدوات العمل عن بُعد. بالطبع ، قد تحتاج أيضًا إلى تطبيقات أخرى مصممة خصيصًا لنمط وظيفتك. (على سبيل المثال ، عندما تكون في فريق التصميم ، يمكنك التفكير في استخدام لوح معلومات تعاوني عبر الإنترنت.)
ولكن ، على الأقل ، تعتبر أنواع التطبيقات المذكورة أعلاه ضرورية للعمل عن بُعد بدون ضغوط. حيث يُمكن الإستفادة منها من طرف الفرق الصغيرة ، ويمكن تخصيصها لاستيعاب مُتطلبات العمل عن بُعد للفرق الكبيرة.
هل تريد المزيد من النصائح حول تحسين الإنتاجية عند العمل من المنزل؟ قم بالتحقق من هذا الدليل لمُساعدتك.
