لماذا استبدلت تقسيم الوقت بتجميع المهام؟ التجربة التي غيرت طريقة عملي

تخصيص كل ساعة في اليوم لنشاط مُحدد كان جزءًا من روتيني اليومي، وكنت أظن أنه يُمثل الطريقة المُثلى لتحقيق الإنتاجية بأفضل شكل مُمكن. حيث أمضيت ساعات في تنظيم جدول زمني دقيق باستخدام Excel، مُعتقدًا أن تقسيم الوقت سيضمن تحقيق أهدافي بكفاءة. لكن مع مرور الوقت، بدأت أشعر بالإرهاق والضغط الناتج عن الالتزام بجداول صارمة.

بعد تجربة طرق تنظيم بديلة، اكتشفت أنَّ تجميع المهام يُقدم لي مرونة أكبر وأداءً أفضل. هذه الطريقة لا تُركز على الساعات، بل على المهام ذات الطبيعة المُشتركة، مما ساعدني في تعزيز تركيزي وتقليل التشتت. في هذا المقال، سأشارك معك كيف ساهم تجميع المهام في تحسين إنتاجيتي ولماذا يُمكن أن يكون الخيار الأمثل لتطوير عادات العمل اليومية.

ما هو تجميع المهام؟

تعتمد صناعة إدارة الوقت/الإنتاجية على فكرة أنَّ البشر يُريدون الاستفادة القصوى من كل دقيقة من اليوم. وقد أدى هذا إلى استراتيجيات وأنظمة مُختلفة مُصممة لتعظيم هذه الدقائق الثمينة وتحسينها.

تجميع المهام هو أحد هذه الاستراتيجيات التي تَعد بيوم أكثر إنتاجية. ببساطة، والذي يتضمن جمع المهام المُتشابهة أو ذات الطبيعة المُشتركة أو نوع الجهد المطلوب لإكمالها في فترات زمنية مُحددة بدلاً من التنقل بين مهام مختلفة طوال اليوم. على سبيل المثال، يُمكن تجميع جميع المهام التي تتضمن كتابة رسائل البريد الإلكتروني أو إجراء مكالمات هاتفية أو العصف الذهني الإبداعي لإكمالها في دفعة واحدة.

تكمن الفكرة وراء تجميع المهام في تقليل الحمل المعرفي الناجم عن التبديل المُتكرر للمهام، والذي يمكن أن يستنزف التركيز والإنتاجية. من خلال التركيز على فئة واحدة من المهام في كل مرة، يمكنك العمل بكفاءة أكبر، وتقليل الأخطاء، والدخول في حالة تدفق بسهولة أكبر.

أمثلة على تجميع المهام:

• العمل المكتبي: تخصيص ساعة صباحية يوميًا للرد على الرسائل والبريد الإلكتروني.
• المهام الإبداعية: تحديد فترات معينة للكتابة أو التصميم دون مقاطعات.
• إدارة الاجتماعات: جدولة جميع الاجتماعات في يوم معين لتجنب قطع أيام العمل الأخرى.

ما الفرق بين تجميع المهام وتقسيم الوقت؟

قد يبدو تجميع المهام مُشابهًا لتقنية إنتاجية أخرى، وهي تقسيم الوقت، لكنهما يتضمنان نهجين مُختلفين لإدارة الوقت. تقسيم الوقت يتم إلى أقسام في اليوم بناءً على الساعات المُتاحة، مع تخصيص نشاط لكل ساعة عمل.

من ناحية أخرى، يُقسم تجميع المهام الجدول الزمني بناءً على عدد المهام المطلوب القيام بها ومدى ارتباطها الوثيق. من خلال تجميع المهام، يُمكنني العمل على فئات مختلفة من المهام طالما احتجت إلى ذلك، دون تعيين فترات زمنية مُحددة.

ملاحظة: لا يزال تجميع المهام يتعلق بتحديد فترات زمنية لأنشطتك. وإلا فلن تكون تقنية لإدارة الوقت. الفرق هو أنَّ مدة وتكرار هذه الفترات الزمنية ليست هي المحور الرئيسي.

لم ينجح تقسيم الوقت معي أبدًا. فهو يجلب الكثير من التنظيم إلى يومك، ربما أكثر من اللازم. العمل وفقًا لتقويم مُقيَّد بالوقت يجعلني أكثر جنونًا، وكان الأمر مُحبطًا عندما لا أتمكن من تلبية موعد أو اضطر إلى تأجيل مهمة كنت قد حددتها مسبقًا. تحقق من الجانب المُظلم للروتين الصارم وتأثيره على حياتك اليومية.

لماذا يُعد تجميع المهام أكثر فعاليَّة

تتناسب عملية تجميع المهام بشكل أكبر مع طريقة عملي وكانت تجربة أقل إحباطًا. أقوم بالتبديل بين المهام بشكل أقل تكرارًا، وأشعر براحة أكبر عند إعادة جدولة مجموعة مهام إلى فترة أخرى. يُمكنني توجيه طاقتي بشكل أفضل طوال اليوم، مما يجعلني أكثر ثقة فيما أنجزته بحلول نهاية اليوم.

1. لا توجد تكاليف تبديل بين المهام

الميزة الأكثر أهمية لعملية تجميع المهام هي أنها تمنع تكاليف التبديل. تكلفة التبديل أو ضريبة التحول هي التأثير السلبي على الأداء والتدفق الناتج عن تحويل الانتباه بين المهام. إذا حاولتَ القيام بمهام مُتعددة من قبل، على سبيل المثال القيادة واستخدام الهاتف أو مشاهدة فيلم أثناء إرسال الرسائل النصية، فستُلاحظ فترة تعديل قبل أن يتمكن انتباهك من إعادة التركيز على المُهمة الحالية.

إنَّ التبديل بين المهام بشكل مُتكرر يستهلك الوقت والجهد، وقد ثبت أنَّ المقاطعة أثناء العمل، مهما كانت قصيرة، تجعل الناس أكثر قلقًا وإحباطًا. يُقلل تجميع المهام من تبديل السياق من خلال تجميع الأنشطة المُتشابهة. سيتم إكمال هذه المهام في جلسة واحدة مُركزة، مما يعني عادةً أنها تستغرق وقتًا وجهدًا أقل لإكمالها.

نصيحة: لتجنب التشتيت، من الجيد عادةً التواصل مع أفراد الأسرة وأعضاء الفريق بشأن ساعات التركيز التي تُفضلها.

2. مرونة أكبر

يُعد تجميع المهام تقنية إنتاجية أكثر مرونة من تقسيم الوقت. يُمكنني أن أكون مرنًا مع الفترات الزمنية المُخصصة للأنشطة، وهو أمر رائع بشكل خاص للمهام الإبداعية. على سبيل المثال، يُمكنني تحديد فترة كتابة والقرار بتأجيل المهام الأخرى حتى أتمكن من إنجاز جميع مهام الكتابة لهذا اليوم.

بينما يجب تجنب المقاطعات قدر الإمكان، فإنَّ تجميع المهام يكون عادةً أكثر مرونة في مواجهة الانقطاعات الحتمية من تقسيم الوقت. عندما يحدث انقطاع، يُمكنني إيقاف واستئناف مجموعة العمل دون تعطيل سير عملي تمامًا أو الحاجة إلى إعادة التخطيط ليومي بالكامل.

3. تحسين الإنتاجية

على الرغم من أنَّ هذا الأمر يتعلق أكثر بالجانب الشخصي، إلا أنني حققت نجاحًا أكبر مع تجميع المهام إلى مجموعات مُقارنةً بتقسيم الوقت. فأنا أنجز المهام في وقت قياسي وبجهد أقل. كما يعني العمل في مجموعات من المهام أن تتبع وقتي أسهل، ويُمكنني أن أرى في لمحة ما أقضي معظم وقتي في القيام به.

ملاحظة: من المهم جدولة فترات راحة مُنتظمة للحفاظ على مستويات الطاقة وتجنب الإرهاق، بغض النظر عن طريقة الإنتاجية التي تستخدمها.

يُمكنني أيضًا جدولة الأنشطة التي تتطلب جهدًا منخفضًا لفترات تكون فيها مستويات طاقتي في أدنى مستوياتها.

4. توقعات أكثر واقعية

مع تقسيم الوقت، كنت أميل إلى ملء كل ثانية بالنشاط وإجبار نفسي على أن أكون مُنتجًا حتى عندما لا يكون ذلك منطقيًا. كنت أرغب في أن أكون رجل عصر النهضة وأحاول أن أخصص نشاطًا من كل اهتماماتي في اليوم. كان الأمر يستغرق وقتًا طويلاً ومرهقًا وبالكاد يُؤتي ثماره.

من ناحية أخرى، يُساعد تقسيم الوقت في الحفاظ على ثباتي على الواقع. تميل المهام إلى أن تستغرق وقتًا أطول من الوقت الذي أخصصه لها وهناك حد لعدد الأنشطة التي يُمكنني القيام بها في اليوم. من المنطقي أن أركز طاقتي على المهام الأكثر أهمية بدلاً من تشتيت نفسي على عدة جهود.

مع تقسيم الوقت، أكون أكثر انسجامًا مع شكل اليوم النموذجي، ويُمكنني تحديد أولوياتي بشكل أكثر فعالية. أستخدم Microsoft To-do و تقويم Google، ولكن هناك بعض أدوات إدارة الوقت الأخرى التي يُمكن أن تكون مفيدة.

على الرغم من ما يقوله كال نيوبورت وخبراء الإنتاجية الآخرون، فإنَّ جدولة كل دقيقة من وقتك لن تنجح مع الجميع، وخاصة أولئك الذين يُصابون بالجنون عند النظر إلى تقويم محصور بالوقت بالكامل. مع تجميع المهام، من الأسهل أن أضيع في عملي دون مراقبة عدد الدقائق التي مرت وكم من الوقت المتبقي، وهذا هو بالتأكيد الطريقة التي أفضل العمل بها.

تقسيم المهام هو أداة رائعة في ترسانة الإنتاجية الخاصة بي، لكنها لن تُناسب كل أنماط العمل أيضًا. نعم، كانت هناك أوقات لم يكن فيها تجميع المهام مفيدًا للغاية. ومع ذلك، فإنَّ قوة تجميع المهام تكمن في مرونته وقدرته على التكيف. يُمكنك تعديل الأشياء حتى يكون لديك نظام يُناسبك. يُمكنك الإطلاع الآن على كيف تُقلل من ساعات العمل بذكاء؟ استراتيجيات فعَّالة لزيادة الإنتاجية.