“نماذج Google” عبارة عن تطبيق ويب لإنشاء الاستبيانات وهو مُدرج كجزء من Google Workspace ، وله إمكانات استخدام واسعة. إنه مُصمم ليكون سهل الاستخدام ويُسهِّل إنشاء ومشاركة الاستطلاعات في العمل ، ويُمكن أن يشكل جزءًا مُهمًا من مجموعة أدوات مكان عملك.
لا يُهم ما إذا كنت جديدًا في استخدام هذا التطبيق أو بالفعل أنت تستخدمه بانتظام. هنا سنُلقي نظرة على ماهية “نماذج Google” وكيفية استخدامه بشكل إبداعي في العمل.
ما هو “نماذج Google”؟
“نماذج Google” عبارة عن تطبيق يُمكِّنك من إنشاء ومشاركة نماذج واستطلاعات على الإنترنت، وتحليل الردود في الوقت الفعلي مع فريقك. أين تحصل على العديد من الخيارات للاختيار من بينها عند إنشاء نموذجك ، من أجل أن تحصل على الإجابات التي تحتاجها. يتضمن ذلك إجابات نصية عادية ومُنسقة ، ومربعات الاختيار ، والاختيار المُتعدد ، والشبكات ، وتحميلات الملفات ، والمقاييس الرقمية.
يُمكنك تحميل الصور إلى نموذجك ، لجعله مُميزًا ، وإضافة مُساهمين ، بحيث يُمكنك التعاون مع الآخرين في الردود التي تتلقاها. بمجرد ملء النموذج الخاص بك ، كل ما عليك فعله هو النقر فوق إرسال في أعلى يمين الشاشة ، واختيار ما إذا كنت ترغب في نشره عبر البريد الإلكتروني أو باستخدام الارتباط المُخصص أو استخدام كود التضمين.
كما يُمكنك تخصيص الألوان والصور وأنواع الخطوط لتعديل المظهر والطابع ، أو لإبراز العلامة التجارية لشركتك. ولتجربة أكثر سلاسة يُمكنك إضافة منطق مُخصصّ يعرض الأسئلة بناءً على الإجابات. بالإضافة إلى ذلك ، يُمكنك الاطّلاع على الرسومات البيانية مع تحديث بيانات الردود في الوقت الفعلي. أو يُمكنك التعرّف على البيانات الأولية باستخدام “جداول بيانات Google” لتحليلها وبرمجتها. إليك أفضل الطرق الإبداعية لاستخدام “نماذج Google” في العمل.
1. الحصول على تعليقات على الإجراءات الجديدة
عندما يتم تنفيذ إجراءات جديدة في العمل ، غالبًا ما تكون هناك فترة من الوقت يحتاج فيها المُوظفون إلى التكيف ، وفي بعض الأحيان يُمكن أن يتم الكشف عن بعض المشكلات أو الصعوبات التي لم يتم وضع علامة عليها مُسبقًا. في هذه الحالات ، قد ترغب في الحصول على بعض التعليقات حول كيفية سير الأمور.
يُتيح إنشاء نموذج Google مُخصص لهذا الغرض للمُوظفين الفُرصة من أجل طرح آراءهم. ومع ذلك ، فهي أيضًا فرصة لإصلاح أي مشاكل قبل أن تُصبح أكثر انتشارًا.
بالنسبة لهذا النوع من الاستطلاعات ، قد ترغب في التفكير في استخدام ميزات النماذج التالية:
- المقياس الخطي — لإضافة تصنيفات أو خيارات موافق / غير موافق.
- مربعات الاختيار — للحصول على فكرة عن الميزات المفضلة أو غير المفضلة.
- إجابة قصيرة أو فقرة — للحصول على معلومات مفصلة.
2. طلب أفكار لمشروع
أثناء مرحلة التخطيط الأولية للمشروع ، من المُهم الحصول على وجهات نظر الموظفين من الجمهور المُستهدف. فقط لأنَّ شيئًا ما منطقيًا لفريق مشروعك ، لا يعني أنه سيعمل مع الجميع. بالإضافة إلى ذلك ، قد تكون هناك أفكار مُفيدة لم تتطرق إليها.
إذا كنت تُريد أفكارًا إضافية ، فستحتاج إلى التأكد من أنَّ نموذج Google يسمح باستجابات نصية مجانية ، بدلاً من قصر الإجابات على الاختيار المُتعدد. لهذا السبب ، تُعتبر الإجابة القصيرة أو الفقرة خيارات تنسيق مثالية.
ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أنه إذا كنت ترسل النموذج إلى جمهور واسع ، فسيتعين عليك الخوض في الكثير من المعلومات. اعتمادًا على نطاق مشروعك ، قد يكون هذا النوع من الاستبيان أكثر ملاءمة لمجموعة صغيرة من الأشخاص.
3. تبسيط التواصل
في الشركات الكبيرة أين تُوجد أقسام مُتعددة ، سترغب في محاولة تبسيط التواصل قدر الإمكان. خلاف ذلك ، قد تجد أنَّ بعض الموظفين يتلقون الكثير من الرسائل في البريد الإلكتروني والتحديثات من تلك الأقسام المُختلفة ، دون ترتيب حقيقي للأشياء.
للقيام بذلك ، ستحتاج إلى إنشاء نموذج قياسي للأقسام لإرسال الاتصالات المُختلفة إليه. بعد ذلك ، كل أسبوعين أو شهريًا ، يُمكنك تجميع هذه المعلومات في بريد إلكتروني واحد لإرسالها إلى الفريق.
ستتمكن من عرض جميع المعلومات من علامة التبويب “الردود في نموذج Google” ، وما عليك سوى نسخها ولصقها حسب الحاجة. تحقق من الأسباب المُدهشة التي تجعلك ترغب في استخدام Google Forms.
4. استمارات طلبات المُوظفين
هناك العديد من الأسباب التي قد تجعل المُوظفين بحاجة إلى ملء نموذج لطلب شيء ما. يُمكن أن يكون من أجل المُعدات الجديدة ، والدعم ، والاجتماعات مع الإدارات الأخرى ، وأكثر من ذلك بكثير.
بدلاً من استخدام مُحرِّر مستندات Google لهذه الطلبات ، يُمكنك إنشاء نموذج Google. سيُمكنك هذا من الاحتفاظ بسجلات أفضل لمن يطلب ماذا ، والاحتفاظ بالمعلومات في مكان واحد ، بدلاً من نشرها عبر عدة مستندات.
تُعد نماذج الطلبات أكثر ملاءمة لمزيج من الاختيار المُتعدد ، وخانات الاختيار ، والإجابة القصيرة ، والفقرة ، ولكن يُمكنك أيضًا استخدام خيارات التاريخ ومربع التحديد ، اعتمادًا على المعلومات التي تحتاجها.
5. إرسال استفسارات ومشكلات تكنولوجيا المعلومات
قد يكون في مكان عملك بالفعل خط هاتف أو بريد إلكتروني تم إعداده للرد على المشكلات المُتعلقة بتكنولوجيا المعلومات ، ولكن استخدام “نماذج Google” لإدارة هذه المعلومات قد يكون مفيدًا للغاية. لن تتمكن فقط من تعيين أسئلة مُحددة للمساعدة في جمع المعلومات حول المشكلة ، ولكن يُمكنك أيضًا الاطلاع على الاتجاهات.
على سبيل المثال ، يُمكنك تضمين أسئلة الاختيار المُتعدد مثل:
- هل قمت بتحديث الصفحة أو إعادة تشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك؟
- هل تُواجه مشكلات في الاتصال بالإنترنت؟
- هل هذه هي المرة الأولى التي تواجه فيها هذه المشكلة؟
وبعد ذلك ، يُمكنك تخصيص مساحة في الجزء السفلي لإجابة قصيرة أو فقرة ، حتى يتمكن الموظفون من كتابة مزيد من التفاصيل حول المشكلة التي يُواجهونها. تحقق من أفضل الإضافات الرائعة المتوفرة لـ Google Forms لتحسين الإنتاجية.
6. جمع البيانات
قد تحتاج إلى جمع بيانات عن مناطق مُعينة في شركتك ، وكيف تسير الأمور. يُمكن أن تكون الطريقة التي ينظر بها الموظف إلى الرفاهية المُقدمة في العمل ، أو ما تبدو عليه أعباء العمل على أساس أسبوعي. مهما كان السبب ، يُعد نموذج Google طريقة سريعة وسهلة للقيام بذلك ، دون الحاجة إلى عقد اجتماعات أو مجموعات عمل تستغرق وقتًا طويلاً. كما يسمح لك أيضًا بالرد على الأشياء بشكل استباقي ، بدلاً من رد الفعل.
لهذا ، ستحتاج إلى استخدام الأسئلة التي تُعطي إجابة رقمية ، بحيث يُمكنك تجميع البيانات بسلاسة ، بدلاً من الاضطرار إلى العمل من خلال الكثير من النصوص. لهذا السبب ، يُعد المقياس الخطي والاختيار المُتعدد ومربعات الاختيار هي أفضل الخيارات.
يُمكنك أيضًا تضمين إجابة قصيرة أو فقرة إذا كنت مُهتمًا بالبيانات النوعية ، ولكن مرة أخرى ، كن على دراية بحجم جمهورك المُستهدف ، وما قد يعنيه ذلك لكتابة التقارير. تحقق من أفضل تطبيقات وأداوت تحليل البيانات التي يُمكنك تعلم استخدامها بسرعة.
استخدام “نماذج Google” بشكل فعّال
يُمكنك استخدام “نماذج Google” عمليًا لأي سبب من الأسباب ، أين تحتاج إلى إجابات من أشخاص آخرين. يُمكنك توفير الوقت في الاجتماعات وإنشاء مُستندات مُنفصلة مُتعددة في مكان العمل عن طريق اختيار نموذج بدلاً من ذلك.
إذا لم تكن قد جربت “نماذج Google” بالفعل للحصول على بعض الأمثلة أعلاه ، فجرّبها واكتشف ما إذا كان شيئًا يتناسب مع أهدافك. يُمكنك الإطلاع الآن على كيفية جمع معلومات الاتصال باستخدام Google Forms على جميع الأجهزة.
