Microsoft OneNote ليس مجرد تطبيق مُخصص لتدوين الملاحظات وتنظيم الأفكار، بل يُمكن أن يتحول إلى نظام مُتكامل لإدارة قائمة المهام اليومية بسهولة. بفضل ميزاته القابلة للتخصيص، يُمكنك تتبع أولوياتك، تنظيم مشاريعك، والتأكد من إنجاز مهامك في الوقت المُحدد. في هذا المقال، نُقدم نصائح عملية للاستفادة من OneNote كقائمة مهام فعّالة تُبقيك منظمًا وتزيد من إنتاجيتك.
روابط سريعة
1.استخدم اختصارات لوحة المفاتيح لتسهيل التعامل مع قوائم المهام
تُضيف علامة المهام مُربع اختيار بجوار الملاحظة. يُمكنك استخدامها لتمييز المهام المُعلقة وإنشاء قائمة مهام مُخصصة، مثل المُهمات التي يجب القيام بها والمهام اليومية التي تحتاج إلى إنجازها. بمجرد الانتهاء منها، قم بإلغاء تحديدها. العملية مباشرة، وهي أسهل عند استخدام اختصارات لوحة المفاتيح.
حدد الملاحظة أو نص الملاحظة، واضغط على Ctrl + 1 لإضافة مربع اختيار (Command + 1 على الـ Mac). يُمكنك إضافة علامات مُتنوعة إلى قائمة المهام الخاصة بك لتمييز العناصر المهمة في الملاحظة، وإضافة معلومات السياق من أجل الوضوح، واسترداد هذه المهام أثناء البحث. على سبيل المثال، اضغط على Ctrl + 2 أو Command + 2 لإضافة نجمة، و Ctrl + 3 أو Command + 3 لإضافة علامة استفهام.
من المُمكن أيضًا التحكم في التسلسل الهرمي للقائمة وإنشاء مهام فرعية. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بمشروع مُعقَّد، فقد تحتاج إلى قوائم فرعية من المهام البسيطة للتحقق منها قبل اكتمال المشروع بالكامل. ما عليك سوى الضغط على مفتاح Tab لإنشاء مهمة فرعية؛ لتحريك المهام لأعلى أو لأسفل في قائمة المهام، اضغط على Alt + Shift + سهم لأعلى أو لأسفل.
2. إرساء OneNote لإدارة قائمة المهام بشكل أفضل
في OneNote، يكون العرض الافتراضي رائعًا لتدوين الملاحظات وإضافة الصور أو الجداول أو المزيد. إذا كنت تقوم بإنشاء قائمة مهام، فإنَّ هذا العرض لا يستخدم مساحة الشاشة بشكل فعَّال، وقد تفقد تركيزك.
يُعد الإرساء أحد العديد من ميزات OneNote غير المعروفة التي ستُحبها. يمكنك إرساء نافذة OneNote بحيث يتم عرضها فوق جميع التطبيقات الأخرى. انقر فوق علامة التبويب “عرض” واختر “إرساء على سطح المكتب”.
تحذير: هذه الميزة مُتاحة فقط لإصدار LTSC من OneNote.
عندما تعمل على مهمة في تطبيق آخر، يُمكنك إلقاء نظرة سريعة ذهابًا وإيابًا بين النافذتين المفتوحتين، ونسخ ولصق الروابط إلى مهامك، والمزيد.
أو بدلاً من ذلك، يُمكنك استخدام اختصار سطح مكتب مخصص لبدء تشغيل OneNote في وضع الإرساء مباشرةً. ما عليك سوى إضافة “/docked” إلى “ONENOTE.EXE”. سيبدو المسار على هذا النحو:
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\ONENOTE.EXE" /docked
ملاحظة: بناءً على محرك الأقراص والمجلد الذي تم تثبيت Microsoft Office 2016 فيه، قد تُضطر إلى تغيير المسار. وقد لا يكون نفس الوجهة بالنسبة لك.
3. تضمين ملفاتك في OneNote
عندما تعمل على مشروع، من السهل أن تفقد المسار الذي يجب عليك إكماله أو تذكره لإنهاء المشروع. بدلاً من تكرار مثل هذه المعلومات في أماكن مُتعددة، يمكنك إحضار الملفات الضرورية مباشرةً إلى OneNote.
في تطبيق OneNote لـ Windows، ضع المؤشر بجوار المهمة المطلوب تنفيذها. ثم انقر فوق إدراج -> ملف. من مربع الحوار الذي يظهر، اختر ما إذا كنت تريد إدراج الملف كمرفق أو تحميله إلى OneDrive ثم إدراجه في OneNote كارتباط.
4. إنشاء لوحة كانبان في OneNote
إذا كنت تُحاول التعامل مع العديد من المهام وتواجه مشكلة في تحديد أولوياتها، قد تنجح طريقة كانبان معك؛ فهي واحدة من أفضل منهجيات الإنتاجية اليابانية. يُمكنك تقسيم المهام المُعقَّدة إلى خطوات أصغر وعرضها بصريًا؛ يساعدك القيام بذلك على فهم تقدم مهمتك وتحديد مجال التحسين.
أولاً، أنشئ صفحة جديدة وأطلق عليها اسم “لوحتي” (أو أي اسم يُمكنك تمييزه بسهولة). سننشئ ثلاثة جداول ونسميها “المهام المطلوب تنفيذها” و”هذا الأسبوع” و”الأرشيف”.
- لكل جدول، أنشئ ثلاثة أعمدة — المشروع والمهمة والأولوية.
- اكتب العمود الأول واضغط على علامة التبويب وقم بتسمية العمود التالي. كرر الخطوات حتى تُحوله إلى جدول.
- صمم الجدول بطريقة منطقية بالنسبة لك.
- في كل صف، أنشئ مهمة. عند الانتهاء من مهمة، حرك مؤشر الماوس إلى اليسار فقط للكشف عن مرساة.
- انقر واسحب الصف بين الجداول.
للمشاريع الأكثر شمولاً، أقترح إنشاء لوحة كانبان في Trello وأدوات إدارة المشاريع الأخرى، مثل Asana و monday.com. على عكس OneNote، لن يكون لديك الكثير من العمل اليدوي وبالتالي يُمكنك إنشاء كل شيء بسرعة أكبر.
5. إنشاء قائمة مهام رئيسية في OneNote
بمجرد وضع علامات على العديد من العناصر في صفحات OneNote، ستحتاج إلى استخدام ميزة البحث عن العلامات للحصول على نظرة عامة على قائمة المهام الخاصة بك. انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية وحدد البحث عن العلامات. تحتوي صفحة ملخص العلامات التي تم إنشاؤها حديثًا على جميع العلامات المدرجة في جزء ملخص العلامات.
إذا كنت ترغب في معرفة المهام المُتبقية، فحدد إظهار العناصر غير المحددة فقط. بالنسبة للأقسام أو دفاتر الملاحظات المُحددة أو جميع دفاتر الملاحظات، انقر فوق سهم القائمة المُنسدلة بحث واختر المكان الذي تُريد البحث فيه عن العلامات.
6. أضف المزيد من السياق إلى قائمة المهام
السياق هو مجموعة مُحددة من الشروط التي تُميِّز الموقف الذي تكمل فيه مهمة. عندما تُضيف السياق، فإنه يُساعدك على تعديل موارد جهودك واتجاهها بطريقة أفضل، وتقليل عدم الكفاءة أو الأخطاء المُحتملة. يسمح لك OneNote بإضافة السياق بعدة طرق:
1. ربط صفحاتك
بنفس الطريقة التي يُمكنك بها تنظيم ملاحظاتك باستخدام الروابط الخلفية، يُمكنك إضافة المزيد من السياق من خلال الربط بصفحات مهمة في قائمة مهام OneNote. يتطلب القيام بذلك ببساطة إنشاء صفحات أو ربطها بصفحات موجودة.
- انتقل إلى الصفحة التي تُريد نسخها.
- انقر بزر الماوس الأيمن (في Windows) أو اضغط على
Controlولوحة التتبع (في الـ Mac). عندما تظهر نافذة القائمة المنسدلة، حدد نسخ الرابط إلى الصفحة. - انتقل إلى الملاحظة الأخرى وقم بتمييز النص الذي تُريد إضافة الرابط التشعبي إليه.
- اضغط على
Control + V(في Windows) أوCommand + V(في الـ Mac). - الصق الرابط واضغط على موافق.
2. اضبط العنصر على “تذكر لاحقًا”
تتمثل إحدى أسهل الطرق للتأكد من عدم نسيان عنصر ما في قائمة مهامك في وضع علامة عليه كتذكر لاحقًا. سيؤدي القيام بذلك إلى تمييز عناصر قائمة المهام التي تحتاج إلى إعادة زيارتها.
ما عليك سوى تحديد علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” وتمييز النص والنقر فوق “تذكر لاحقًا”.
7. جرِّب مصفوفة أيزنهاور
إذا كنت تُريد تحديد المهام التي يجب عليك إعطائها الأولوية، فيجب عليك إعداد قوائم المهام باستخدام مصفوفة أيزنهاور. هذه واحدة من العديد من طرق الإنتاجية الأساسية التي يجب معرفتها. تنقسم مصفوفة أيزنهاور إلى أربعة أقسام:
- قم بالتنفيذ: للمهام العاجلة.
- اتخذ القرار: للمهام التي لا تتطلب وقتًا.
- تفويض: أعط المُهمة لشخص آخر.
- حذف: المهام غير الضرورية التي تُقدم قيمة قليلة أو لا تُقدم أي قيمة — والمعروفة أيضًا باسم “الحد” في بعض مصفوفات أيزنهاور.
أسهل طريقة لدمج مصفوفة أيزنهاور في OneNote هي إنشاء جدول بسيط:
- انقر فوق علامة التبويب “إدراج”.
- حدد جدول.
- اختر جدولًا بحجم 2×2 من المربعات.
- انقر فوق الجدول عندما تكون مستعدًا لإدراجه في ملاحظتك. ثم ابدأ في كتابة مهامك في كل مربع.
نصيحة: لا تقلق إذا بدا الجدول صغيرًا في البداية؛ سيتوسع كلما كتبت المزيد في المربعات!
غالبًا ما ننجرف وراء أنظمة الإنتاجية والميزات الواعدة لبعض تطبيقات قائمة المهام. يُمكن أن تصبح إدارة المهام نشاطًا مُفرطًا وذريعة للتسويف إذا لم تكن حريصًا، لذا فإن الأمر يستحق إبقاء الأمور بسيطة. على الرغم من أنَّ OneNote يفتقر إلى ميزات إدارة المهام، إلا أنه لا يزال أداة قوية. يمكنك صياغته ليكون تطبيق قائمة المهام المثالي لك. يُمكنك الإطلاع الآن على كيفية تحسين قائمة المهام الخاصة بك لتكون أكثر كفاءة.
