لقد غيَّرت تطبيقات المُراسلة بلا شك طريقة تواصلنا في الحياة العادية وفي مكان العمل ، لا سيما بعد التوجه إلى العمل عن بُعد وبعيدًا عن البريد الإلكتروني ، والذي كان أداة التواصل الفعلية لفترة طويلة.
على الرغم من الميزات العديدة التي تُعزِّز الإنتاجية التي تُقدمها العديد من هذه التطبيقات ، يُمكننا أيضًا القول إنها تميل إلى فعل العكس. تحقق من أفضل الأدوات لتحسين تجربة مكان العمل عن بُعد.
فهل تطبيقات المراسلة تقتل إنتاجيتك؟ أو ربما كيف يُمكن استخدامها؟ دعونا نتعمق أكثر.
طرق يُمكن أن تحد بها تطبيقات المُراسلة من إنتاجيتك في مكان العمل
1. المعلومات الزائدة
كما لو أنَّ الحمل الزائد لرسائل البريد الإلكتروني لم يكن مشكلة كبيرة بما يكفي ، عليك الآن أن تتعامل مع التدفق المُستمر للرسائل في تطبيقات الدردشة التي تستخدمها ، والتي أصبحت ، في الغالب ، صناديق البريد الوارد الجديدة. مثل جميع رسائل البريد الإلكتروني غير الهامة في بريدك الوارد ، ليست كل رسالة في تطبيقات الدردشة تستحق اهتمامك.
من المُحتمل أنك وجدت نفسك في قناة Slack التي لم يكن من المفترض أن تكون فيها أو في مجموعة مُزدحمة بعدد كبير جدًا من المشاركين ، أو لديك زملاء يناقشون أحدث شائعات المشاهير في قناة مُخصصة للقضايا المُتعلقة بالعمل.
والنتيجة هي تحميل المعلومات الزائد ، والذي يُمكن أن يكون مُنهِكًا تمامًا مثل البريد الإلكتروني الفائض ، مما يؤدي إلى إجهاد اتخاذ القرار ، والتوتر ، وفي النهاية تقليل الإنتاجية.
2. تضيع المعلومات الحيوية
أحد الآثار الجانبية للحمل الزائد للمعلومات هو فقدان بعض المعلومات الحيوية في مزيج التفاصيل والبيانات الذي تحصل عليه. إذا فشلت في تبني العمليات الصحيحة ، يُمكن أن تُدفن المعلومات المتعلقة بالعمل بسرعة تحت كومة من المحادثات العشوائية أو المناقشات خارج الموضوع.
أين سينتهي بك الأمر بقضاء معظم يوم عملك في البحث في بحر من الرسائل في قناة أو من تطبيق تواصل إلى آخر على أمل العثور على تلك المعلومات الهامة التي تحتاجها. يمكن أن يكون هذا تمرينًا في العبث ومضيعةً للوقت في مكان العمل. تحقق من بعض الطرق التي تجعل الضجيج يُعيق الإنتاجية في مكان العمل وكيفية إدارته.
3. تطبيقات تواصل كثيرة جدًا
ما هي أداة التواصل الداخلي التي تستخدمها للبقاء على إطلاع بكل ما يقوم به زملائك عن بُعد؟ Microsoft Teams؟ Slack؟ البريد الالكتروني؟ WhatsApp؟
ربما مزيج من كل ما سبق؟
في أثناء بحثك عن أحدث تطبيقات المراسلة في مكان العمل وأكثرها تنوعًا ، ربما تكون قد قمت بتثبيت الكثير منها ، والذي يُمكن أن يتحول بسرعة إلى كابوس إنتاجي.
إذا كنت تقفز باستمرار من تطبيق إلى آخر على مدار اليوم ، فأنت تُضيع الوقت وتُشتت انتباهك ، مما يجعل من الصعب التركيز على أي مهمة.
ومع ذلك ، قد ترغب في إيجاد طرق لتجنب الإفراط في استخدام تطبيقات الاتصال والتعاون في مكان عملك. تحقق من أفضل أدوات التواصل الداخلي في مكان عملك.
4. أنت “مُتاح دائمًا”
أصبح التواصل المُستمر والتوقعات التي تجعلك مُتاح في جميع الأوقات للرد على الرسائل هي القاعدة في مكان العمل اليوم. ومع ذلك ، فإنَّ ثقافة “العمل المُستمر” والعمل خارج حدود ساعات العمل التقليدية يمكن أن تُؤدي إلى العديد من النتائج غير المرغوب فيها.
أولاً ، العمل لساعات أطول لا يعني بالضرورة أن تكون أكثر إنتاجية. في الواقع ، غالبًا ما يكون للقيام بذلك تأثير مُعاكس. إذا وجدتَ نفسك تعمل أيضًا في الليل أو في عطلات نهاية الأسبوع ، فمن المحتمل أن تتعرض للإرهاق بسرعة ، مما سيؤدي إلى انخفاض جودة العمل والأداء.
لكن الأمر لا يتعلق فقط بحياتك المهنية ، حيث يُمكن أن تبدأ حياتك الشخصية في المعاناة بسرعة أيضًا. هناك القليل من الوقت للاسترخاء وتجديد النشاط عندما تكون “في حالة العمل” دائمًا ، مما يُؤدي إلى مشاكل صحية عقلية وجسدية.
5. الإشعارات لا تنتهي
في سعيك لأن تكون أكثر ارتباطًا على أمل زيادة إنتاجيتك ، ربما تكون قد اشتركت عن غير قصد في بث لا ينتهي من الإشعارات من تطبيقات الدردشة التي تستخدمها. للوهلة الأولى ، قد تبدو تلك النوافذ المنبثقة الصغيرة والضربات الحمراء غير ضارة ، ولكنها يُمكن أن تُصبح بسرعة تشتيتًا كبيرًا ، مما يؤدي عن غير قصد إلى تبديل السياق وتقليل الإنتاجية.
في بعض الأحيان ، مجرد رؤية تلك النوافذ المنبثقة الحمراء (حتى لو لم تقرأ الرسائل) يمكن أن يكون كافياً لفقد تركيزك وتعطيل تدفقك.
لذا ، ما الذي يُمكنك فعله لتجنب هذه الفخاخ الإنتاجية؟
أهم الاستراتيجيات لتحقيق التواصل المُنتج في مكان العمل
1. احتضان التواصل غير المتزامن
قد يؤدي التركيز كثيرًا على الرد الفوري والتواصل في الوقت الفعلي ، خاصةً عندما يعمل أعضاء الفريق في مناطق زمنية مختلفة ، إلى إلحاق ضرر أكبر من نفعه.
بدلاً من توقع ردود فورية (أو ما هو أسوأ من ذلك ، المطالبة) ، احتضن التواصل غير المتزامن. يُتيح لك هذا الأسلوب للاتصال الرد على الرسائل في وقتك الخاص ، مما يُقلل الانقطاعات ويُمكِّنك من التركيز على المهام الأكثر أهمية.
2. دمج أدوات التواصل والتعاون
لا تحتاج دائمًا إلى إضافة تطبيق تواصل آخر إلى ترسانتك عندما تجد تطبيقًا جديدًا. يستغرق الأمر وقتًا حتى يعتاد كل فرد في فريقك على أداة جديدة ، لذلك غالبًا ما يكون من الأفضل الالتزام بما لديك ، خاصةً عندما يُوفر بالفعل الميزات التي تحتاجها.
بدلاً من الاشتراك في تطبيق آخر ، خذ الوقت الكافي لتقييم أدواتك الحالية لمعرفة ما إذا كان يُمكنك دمجها مع التطبيقات الأخرى التي تستخدمها لتبسيط سير عملك. بهذه الطريقة ، لن تحتاج إلى تبديل التطبيقات كثيرًا ، ويُمكنك تجنب الخسارة المرتبطة بالإنتاجية.
3. إنشاء ويكي داخلي
قاعدة المعرفة الداخلية هي مُستودع مركزي لمعارف فريقك ومعلوماته. إنها طريقة رائعة للحفاظ على تنظيم جميع معلوماتك الحيوية وإمكانية الوصول إليها من مكان واحد.
يُمكن أن يُساعد إنشاء ويكي في تقليل الحاجة إلى التواصل المُستمر عن طريق تسهيل عثور أعضاء الفريق على إجابات شاملة لأسئلتهم. يُمكنك أيضًا الاستفادة من قاعدة المعرفة الداخلية لإنشاء دليل اتصال مع فريقك لتوثيق أفضل الممارسات والإرشادات على مستوى الشركة.
يمكن أن يشمل ذلك أي شيء بدءًا من كيفية استخدام أدوات معينة ومتى تستخدمها ، وحتى تحديد ما تعتبره اتصالاً “عاجلاً” ووقت الاستجابة المثالي. تحقق من أفضل تطبيقات قاعدة المعرفة لمؤسستك.
4. تخصيص أدواتك
يُمكن أن تؤثر الطريقة التي تستخدم بها أدوات التواصل والتعاون بشكل كبير على إنتاجيتك. إذا كانت الإشعارات تُقاطعك باستمرار ، فحاول تخصيص إعداداتها لتقليل عوامل التشتيت.
على سبيل المثال ، يُمكنك تعطيل الإشعارات لقنوات أو محادثات محددة ، أو إعداد ساعات “عدم الإزعاج” ، أو حتى تأجيل الإشعارات تمامًا خلال وقت التركيز المُجدول. من خلال تخصيص أدواتك لتناسب احتياجاتك بشكل أفضل ، يُمكنك استعادة التحكم في إنتاجيتك.
بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تستخدم Slack ، فيمكنك إضافة ملحق @Must-Read إلى مساحة العمل لضمان رؤية الرسائل العاجلة دائمًا. يُتيح لك تطبيق Slack وضع علامة على رسائل مُعينة على أنها رسائل لا بد من قراءتها ، وسيحصل أعضاء الفريق على جميع رسائلهم المُهمة في دفعة واحدة لتجنب إضاعة الوقت في التمرير عبر سجل الدردشة. تحقق من أفضل النصائح لإدارة قناة Slack لفريقك.
استخدم تطبيقات المراسلة بالطريقة الصحيحة لزيادة الإنتاجية
بينما يمكن أن تكون تطبيقات الدردشة وسيلة رائعة لزيادة الإنتاجية ، إلا أنها قد تكون مصدر إلهاء كبير إذا لم يتم استخدامها بشكل صحيح. يُمكننا أن نستنتج أنَّ الأمر يعتمد بشكل أساسي على كيفية استخدامك لهذه الأدوات.
باتباع الاستراتيجيات المذكورة أعلاه ، يُمكنك استعادة السيطرة على إنتاجيتك وتجنب مخاطر الإنتاجية. يُمكنك الإطلاع الآن على تطبيقات المراسلة في وضع عدم الاتصال للبقاء على اتصال دون الإنترنت والبيانات الخلوية.
