لا تمتلك الفرق الافتراضية التي تعمل عن بُعد الحُرية في إجراء تفاعلات وجهًا لوجه مثل الخيارات التي من المُمكن أن تجدها لدى الفرق التي تعمل في المكتب الفعلي. حيث تعتمد عادةً على أدوات مُختلفة للتواصل مع مُختلف الأفراد من مكان تواجدهم البعيد.
نظرًا للاختلافات في الأماكن والمناطق الزمنية ، لا تكون المُكالمات الهاتفية دائمًا هي الحل الأفضل. تُعد الرسائل النصية بديلاً مُناسب في أغلب الأوقات ، أين يُمكن لأعضاء الفريق إرسال الرسائل في أي وقت دون إزعاج بعضهم البعض. لكن التواصل النصي فقط ليس مثاليًا أيضًا. حيث من المُمكن أن يتم الخطأ في كيفية الإعتماد عليه إذا لم يتم أخذ بعض العوامل في الاعتبار. تحقق من أفضل النصائح لإدارة أفراد الفريق عن بُعد بكفاءة.
في هذه المقالة ، سنُناقش كيف يُمكن للفرق الافتراضية استخدام التواصل النصي فقط بشكل أكثر فعاليّة.
كيف تعمل الرسائل النصية على تحسين مهارات التواصل
تُضفي الرسائل النصية إحساسًا مُختلفًا على طاولة التواصل. هناك بعض الطرق الرئيسية التي تعمل على تحسين التواصل المُستند إلى النص. دعونا نلقي نظرة عليها.
1. تعزيز مهارات القراءة والكتابة
استخدام الاختزال والرموز التعبيرية هو الاتجاه السائد في الرسائل النصية ، خاصةً في المحادثات غير الرسمية. تسحبك طريقة إرسال الرسائل النصية هذه بعيدًا عن استخدام اللغة الصحيحة.
عند التواصل مع رئيسك في العمل أو زميلك في العمل أو أي مسؤول ، فأنت لا تتواصل معه كما تفعل مع أصدقائك أو مع أفراد عائلتك المُهمين. أنت مطالب بالكتابة باللغة الصحيحة ، الأمر الذي يتطلب إعادة قراءة وإعادة هيكلة كاملة. يُساعد هذا أيضًا في الحفاظ على لهجة أكثر رسمية في مُختلف التواصلات.
2. تشجيع التواصل الواضح
يُؤدي التواصل النصي فقط أيضًا إلى إنشاء مهارات مُخاطبة واضحة. عند التواصل من خلال الرسائل النصية ، فأنت مُجبر على البقاء على اطلاع باتصالاتك. نظرًا لأنَّ نيتك هي لأغراض العمل ، فلا يوجد مجال للكلمات أو الجمل المُكلفة أو للمُجامة الزائدة. تحقق من Slack مقابل Teams: ما هي أداة التواصل والتعاون التي يجب استخدامها.
بعض النصائح لاستخدام التواصل النصي فقط للعمل الافتراضي
نظرًا لكون الرسائل النصية جزءًا حيويًا من العمل عن بُعد ، فمن المُهم فهم كيفية جعلها أكثر فعاليّة. إذا تم القيام بذلك بالطريقة الخاطئة ، فإنَّ فريقك سيُعاني بالتأكيد من ثغرات في التواصل والتي من المُمكن أن تُعطل سير عملك. إليك بعض النصائح لمساعدتك في جعل رسائلك بسيطة وشاملة.
1. تجنب استخدام الاختزال
بغض النظر عن مدى قُربك من زملائك في العمل أو مُختلف المسؤولين ، يجب ألا تكون التواصلات معهم غير رسمية. يُؤدي استخدام الاختصارات أو الإختزالات غير الضرورية في رسائلك إلى تصوير نظرة غير مهنية.
ليس عليك أن تكون صارمًا للغاية مع رسائلك ، ولكن استخدام الاختصارات مثل “U” بدلاً من “You” في محادثة مُتعلقة بالعمل يُعد أمرًا غير أخلاقي. قد يكون هذا نقطة تحول كبيرة لمعظم الأشخاص الذين يتوقعون رسائل نصية مُنظمة واحترافية.
2. استخدم الأحرف الكبيرة بشكل مُناسب
الحروف الكبيرة مناسبة لأغراض مُعينة في الكتابة. يُعد استخدام الأحرف الكبيرة في الجملة أحد المخاطر التي يجب عليك تجنبها في الرسائل النصية. نظرًا لأننا مُعتادون على قراءة الرسائل بالأحرف الصغيرة ، فليس من السهل قراءة جميع الرسائل بالأحرف الكبيرة.
يُعطي النص ذو الأحرف الكبيرة بشكل كامل أيضًا طابعًا قويًا لرسالتك. يبدو أنك غاضب أو تصرخ في المُتلقي. إذا كنت تنشر على شبكات التواصل الاجتماعي ، فإنَّ كتابة النص بأحرف كبيرة تجعلك تبدو وكأنك طالب لجذب الانتباه.
3. اختيار التوقيت الجيد
يمنحك التواصل النصي فقط امتياز الرد على رسالة في الوقت المُناسب لك. ومع ذلك ، لا ينبغي أن يكون على حساب المُستقبل الذي تُراسله.
على سبيل المثال ، من غير المناسب إرسال رسالة نصية في منتصف الليل أو في الساعات الأولى من الصباح ما لم يتم إخبارك تحديدًا بأنَّ هذه ليست مشكلة. يجب ألا تتوقع ردًا سريعًا على هذا النوع من الرسائل. من الأفضل إرسال جميع الرسائل المُتعلقة بالعمل أثناء ساعات العمل.
4. تجنب الجمل الطويلة
تُصبح القواعد للكتابة الجيدة مُملة إذا كانت طويلة جدًا دون تجاوز الفقرات. يُمكن أن يكون مدى انتباه الشخص الذي تُراسله أقل من مدى انتباه الطفل الصغير. قد تجعله الرسائل النصية الضخمة يتصفح المُحتوى بدلاً من قراءته.
يُمكن أن يؤدي التخطي إلى تفويت تفاصيل مُهمة في الرسالة ، مما يؤدي إلى تغيير نيتك كمُرسل.
5. استخدم الرموز التعبيرية فقط عند الضرورة
الرموز التعبيرية ليست سيئة. في الواقع ، لقد أثّرت بشكل كبير على الطريقة التي نتواصل بها بشكل إيجابي. تُساعدك Emojis على التعبير عن بعض المشاعر بجدارة.
عند إرسال نص مُتعلق بالعمل ، لست مضطرًا للتخلص من استخدام الرموز التعبيرية في نصك تمامًا. بدلاً من ذلك ، يجب أن تعرف متى يكون من المُناسب استخدامها ، حتى لا تترك انطباعًا خاطئًا. إذا لم تكن متأكدًا من موعد استخدامها ، فاتركها بعيدًا عنك.
6. لا تضع أي افتراضات
في الرسائل النصية ، هناك ميل لافتراض متى وكيف سيستجيب المُتلقي لرسالتك. يُمكن أن يؤثر القيام بذلك على مزاجك سلبًا لأنَّ استجابته قد تكون مختلفة تمامًا.
بغض النظر عن الوقت الذي يستغرقه المُستقبل في الرد ، لا تفترض أبدًا ما يُفكر فيه. انتظر حتى تسمع منه. يُمكنك إرسال تذكير إذا كان الأمر عاجلاً.
7. تدقيق رسالتك
لا تتعجل في الضغط على “إرسال” دون تصحيح رسالتك. من السهل جدًا ألا تُلاحظ أخطاء صغيرة في كتابتك ، لذا خذ وقتك في اكتشاف الأخطاء الإملائية والنحوية وتصحيحها.
يستغرق حل المشكلات التي تُسببها الرسائل القصيرة أو الدردشة أو البريد الإلكتروني المكتوبة بشكل سيء وقتًا أطول من حلها في المرة الأولى. هل سئمت من تدقيق رسائلك يدويًا؟ Grammarly مفيدة جدًا في هذا الصدد. تحقق من أفضل البدائل لـ Grammarly التي تناسب احتياجاتك.
أفضل الأدوات المُخصصة للتواصل النصي فقط والتي يُمكنك استخدامها
شهدت الشعبية المُتزايدة للعمل عن بُعد إدخال العديد من أدوات سير العمل في السنوات الأخيرة. تقوم بعض هذه الأدوات بعمل رائع في منح الفرق الافتراضية الفرصة للازدهار في وظائفها من خلال التواصل النصي فقط. دعونا نلقي نظرة على القليل منها.
1. Slack
تطبيق Slack هو تطبيق مُراسلة مُخصص للشركات بشكل أساسي ، ويسمح لأعضاء الفريق بالالتقاء تحت سقف واحد لأغراض العمل. إنه يُوفر فرصة للتواصل الفردي بين عضوين بالإضافة إلى التواصل الجماعي مع ثلاثة أعضاء أو أكثر.
إذا كنت تعمل في مشاريع مع عدد قليل مُحدد ، فيُمكنك تقييد التواصل بين هؤلاء الأشخاص في مساحة مُخصصة تسمى القنوات. يُمكن للأعضاء في الغرفة التواصل بحرية دون القلق بشأن وصول أعضاء الفريق الآخرين إلى رسائلهم. تحقق من أفضل النصائح والحيل على Slack لزيادة كفاءتك وإنتاجيتك.
2. Microsoft Teams
Microsoft Teams هو بمثابة أداة سير عمل قائمة على الدردشة لتواصلات الأعمال. مُناسب للفرق الافتراضية ، فهو يُتيح لأعضاء الفريق التعاون في المهام مع إتاحة الفرصة لمشاركة ملفات العمل والمستندات.
تلبيةً لاحتياجات التواصل المُختلفة للفرق الافتراضية ، يمكن لأعضاء الفريق الدردشة مع بعضهم البعض بشكل فردي وأيضًا الدردشة في مجموعة عند التعاون في المشاريع. يُمكن منح مستويات وصول مختلفة لأعضاء الفريق بناءً على مشاركتهم في المشاريع. تحقق من أفضل الطرق لإدارة فريقك في Microsoft Teams.
3. Basecamp
Basecamp هو تطبيق تواصل وسير عمل عبر الإنترنت. خيار جيد للفرق الافتراضية ، فهو يسمح بالتعاون الجماعي باستخدام التواصل نصي فقط.
يُمكنك تفويض المهام لأفراد مُعينين والتواصل معهم بشكل فردي. على نفس المنوال ، يُمكن لأعضاء الفريق التعاون في المهام والتواصل بشكل مفتوح مع الجميع في حلقة ما يجري. كما يوفر تذكيرات بالمهام تدفع أعضاء الفريق للالتزام بالمواعيد النهائية. تحقق من أفضل الأدوات المجانية للتعاون عبر الإنترنت أثناء العمل من المنزل.
ركِّز على المعلومات المُهمة من خلال التواصل النصي فقط
الرد على العديد من المُكالمات الهاتفية المُتعلقة بالعمل يستهلك وقتك أكثر مما تعتقد. بينما قد ينتهي بك الأمر بالحديث عن أشياء غير مُنتجة بعد فترة طويلة من تمرير الرسالة.
باستخدام التواصل النصي فقط ، لا تكتب سوى التفاصيل المُهمة المطلوبة. يحصل الجميع على المعلومات التي يحتاجونها ليكونوا فعالين في العمل. لا يوجد مجال لسوء التواصل أو لا يوجد مكان ، أين يجب توضيح الكلمات بشكل كامل ليفهمها الجميع. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل أدوات التواصل الداخلي في مكان عملك.
