كيفية تتبع التغييرات في “جداول بيانات Google” باستخدام إشعارات البريد الإلكتروني وسجل التعديلات

يُعد التعاون السهل والسلس أمرًا بالغ الأهمية في عصر العمل عن بُعد. لحسن الحظ ، لدى Google العديد من خيارات المشاركة التي تسمح لعدة مستخدمين بالعمل في نفس المشروع. معرفة من أجرى التغييرات على ملف ومتى تم ذلك يُمكن أن يكون أمرًا حاسمًا للإدارة الفعَّالة لجداول البيانات.

لحسن الحظ ، يحتوي “جداول بيانات Google” على بعض الميزات التي تسمح لك بتتبع التغييرات التي تم إجراؤها على جداول البيانات الخاصة بك. الأولى هي إشعارات “جداول بيانات Google” ، بينما الثانية هي سجلّ التعديلات. في هذه المقالة ، سنشرح بالتفصيل هذه الوظائف الأساسية ، ونوضح كيف يُمكنك تنشيطها ، ونغطي سبب كونها ضرورية لجداول البيانات الخاصة بك. تحقق من أسباب تفضيل Chromebook على كمبيوتر محمول يعمل بـ Windows.

كيفية تتبع التغييرات في "جداول بيانات Google" باستخدام إشعارات البريد الإلكتروني وسجل التعديلات - شروحات

لماذا تستخدم إشعارات البريد الإلكتروني في “جداول بيانات Google”؟

عند العمل في جدول بيانات كبير أين يُجري العديد من الموظفين تغييرات على المُحتويات ، قد يكون من الصعب معرفة التغييرات التي يُجريها كل متعاون. من الأفضل بكثير معرفة من قام بتغيير مُعين ، خاصة بالنسبة لقادة المشروع.

يُمكن التحقق من استخدام سجلّ التعديلات لمعرفة من قام بالتغيير. ولكن ، يُمكن أن يكون الفحص من خلال هذه الوظيفة مُملاً إذا كان هناك العديد من الحالات. بدلاً من ذلك ، يُمكنك استخدام إشعارات “جداول بيانات Google”. بهذه الطريقة ، سيتم إعلامك من خلال البريد الإلكتروني (الرسائل الإلكترونية).

إذا كنت في حالة تنقل ، فعليك التأكد من تمكين إشعارات البريد الإلكتروني للجوَّال ، حتى لا يفوتك أي شيء.

كيفية تمكين إشعارات البريد الإلكتروني في “جداول بيانات Google”

يستغرق تمكين إشعارات البريد الإلكتروني بضع دقائق فقط ، وبمجرد القيام بذلك ، ستظل نشطةً حتى تقوم بإجراء المزيد من التغييرات على الإعدادات. اتبع هذه الخطوات لتشغيل الإشعارات:

كيفية تتبع التغييرات في "جداول بيانات Google" باستخدام إشعارات البريد الإلكتروني وسجل التعديلات - شروحات

  • افتح جدول البيانات الذي تُريد تمكين إشعارات البريد الإلكتروني عليه.
  • اضغط على “الأدوات” أعلى جدول البيانات. ستظهر قائمة مُنسدلة.
  • اضغط على قواعد الإشعارات ، والتي تفتح نافذة جديدة في منتصف الشاشة.

كيفية تتبع التغييرات في "جداول بيانات Google" باستخدام إشعارات البريد الإلكتروني وسجل التعديلات - شروحات

  • يُمكنك وضع القواعد هنا. إذا اخترت خيارًا من القسم الأول ، فيجب عليك تحديد الوقت الذي تُريد فيه تلقي الإشعارات. إما أن تختار عندما: يتم إجراء أي تغييرات ، أو يرسل المستخدم نموذجًا.
  • في القسم الثاني ، يُمكنك اختيار البريد الإلكتروني — الملخص اليومي أو البريد الإلكتروني – في الحال.

كيفية تتبع التغييرات في "جداول بيانات Google" باستخدام إشعارات البريد الإلكتروني وسجل التعديلات - شروحات

  • اضغط على حفظ عندما تُحدد الإعدادات المفضلة لديك ،

سنقوم بتفصيل كل من الإعدادات بمزيد من الشروحات في الجزء السفلي من المقالة.

كيفية إضافة وحذف قواعد الإشعارات في “جداول بيانات Google”

إذا كنت ترغب في إضافة المزيد من القواعد أو تعديل القواعد الحالية أو حذفها ، فتوجه إلى خيار تعيين قواعد الإشعارات بالنقر فوق أدوات وقواعد الإشعارات.

كيفية تتبع التغييرات في "جداول بيانات Google" باستخدام إشعارات البريد الإلكتروني وسجل التعديلات - شروحات

إذا كانت لديك بالفعل قاعدة إشعار موجودة ، فستظهر في القائمة. يُمكنك النقر فوق حذف أو تحرير ، أو الضغط على إضافة قاعدة إشعار أخرى لإنشاء قاعدة جديدة. بمجرد الانتهاء من إجراء التغييرات ، انقر فوق تم لحفظها.

فهم الخيارات في قواعد الإشعارات

هناك قسمان في قواعد الإشعارات: الأول هو إعلامي على والثاني هو إعلامي بـ.

1. إعلامي على [بريدك الإلكتروني] عندما …

  • يتم إجراء أي تغييرات: عند تحديد هذا الخيار ، يتم تسجيل جميع التغييرات التي تُجريها على جدول البيانات وإعلام المستخدم بها عن طريق البريد الإلكتروني ، على الفور ، أو في ملخص قابل للقراءة يوميًا.
  • يرسل المستخدم نموذجًا: سيؤدي تحديد هذا الخيار إلى تنبيهك كلما أرسل شخص ما نموذجًا. تسمح لك نماذج Google بربط نماذجك بجدول البيانات الخاص بك. قد يكون هذا أي شيء من استطلاع إلى نموذج طلب جامعي.

2. إعلامي بـ …

  • البريد الإلكتروني — الملخص اليومي: عندما يتم اختيار هذا الخيار ، ستصل قائمة تغييرات المستخدم عند انتهاء اليوم أو في وقت مُحدد. إذا حددت هذا الخيار ، فستتلقى إشعارات لاحقًا وليس فورًا بعد إجرائها. يُفيد هذا الأفراد الذين لا يرغبون في أن يتم إخطارهم بالتغييرات على الفور. إنه أيضًا مثالي لكل من يعمل في شركة ضخمة حيث يتم تغيير جدول البيانات الذي يتم العمل عليه باستمرار لتجنب ملء صندوق الوارد الخاص بك بالإشعارات. تأكد من ضبط وقت الوصول خارج فترة حظر البريد الإلكتروني ، إذا قمت بإعداد أي تقييد.
  • البريد الإلكتروني — في الحال: عند تحديد هذا الخيار ، ستتلقى بريدًا إلكترونيًا كلما حدث تغيير في جدول البيانات. هذا مثالي للأشخاص الذين يتعاملون مع معلومات حساسة ويريدون تلقي بريد إلكتروني إذا تغير شيء ما.

لا نوصي باستخدام هذا الإعداد لورقة بها أكثر من اثنين أو ثلاثة متعاونين ، حتى لا تتعرض لإشعارات مستمرة. إذا كنت بحاجة إلى استخدام هذه الطريقة ، فقد يكون من الجيد إعداد مجلد Gmail لتلقي جميع الإشعارات.

لماذا تستخدم سجل تعديلات “جداول بيانات Google”؟

يُمكنك استخدام ميزة سجل تعديلات “جداول بيانات Google” إذا كنت لا تُريد إشعارات عبر البريد الإلكتروني ، ولكن مع تتبع التغييرات التي تم إجراؤها على جدول البيانات الخاص بك. ستحفظ جداول بيانات Google التغييرات الصغيرة إذا حدثت متباعدة بدرجة كافية ، لذلك لا داعي للقلق بشأن فقد أي تغييرات مهمة.

إنَّ مالك جدول البيانات وكل من لديه حق الوصول لتعديل جدول البيانات هم الوحيدون الذين يُمكنهم عرض سجل إصدارات جدول البيانات في “جداول بيانات Google”.

نظرًا لوجود التغييرات على السحابة ، يُمكنك الوصول إلى سجل التعديلات والعثور على الإصدار الدقيق الذي تبحث عنه. يُعد هذا مثاليًا إذا ارتكب أحد أعضاء فريقك (أو أنت) خطأ ويحتاج إلى الرجوع إلى إصدار أقدم. يمكنك أيضًا تسمية التغييرات لمعرفة الإصدار الذي تريده. تحقق من كيفية استخدام مُحرّر مستندات Google: دليل المبتدئين الكامل.

كيفية عرض سجل التعديلات في “جداول بيانات Google”

للوصول إلى سجل إصدار “جداول بيانات Google” ، تأكد من إجراء تغييرات كافية على الورقة قبل أن يتمكن “جداول البيانات” من إنشاء سجل تعديلات. فيما يلي الخطوات التي يجب عليك اتباعها للوصول إلى سجل التعديلات:

كيفية تتبع التغييرات في "جداول بيانات Google" باستخدام إشعارات البريد الإلكتروني وسجل التعديلات - شروحات

  • انقر فوق ملف في الشريط العلوي. سيظهر هذا قائمة منسدلة.
  • هناك ، انقر فوق سجل التعديلات.
  • انقر فوق عرض سجل التعديلات من القائمة. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام Ctrl + Alt + Shift + H.

كيفية تتبع التغييرات في "جداول بيانات Google" باستخدام إشعارات البريد الإلكتروني وسجل التعديلات - شروحات

سيتم فتح شريط جانبي على الجانب الأيمن من الشاشة. هناك ، يُمكنك النقر فوق النقاط الرأسية الثلاث بجانب الإصدارات القديمة والنقر فوق استعادة هذا الإصدار. يُمكنك أيضًا النقر فوق تسمية هذا الإصدار لإعطاء أسماء لعمليات حفظ معينة. إذا كنت ترغب في إنشاء مثيل جدول بيانات جديد ، فانقر فوق إنشاء نسخة.

عند إنشاء نسخة جديدة من جدول البيانات ، سيبدأ من جديد وسيكون له سجل تعديلات جديد. إذا كنت لا تزال ترغب في تتبع التغييرات في جدول البيانات الجديد ، فقد ترغب في حذف الجدول الأقدم لتجنب حدوث ارتباك في المستقبل.

الاختلافات بين إشعارات البريد الإلكتروني وسجلّ التعديلات

يُتيح لك إشعار “جداول بيانات Google” تلقي رسائل البريد الإلكتروني في أي وقت يُغيِّر فيه المستخدم جدول البيانات. عند استخدام سجل التعديلات ، يتم تسجيل التغييرات فقط ولا يتم إخطار المُستخدم بها بشكل فعال.

غيض من فيض

في معظم الحالات ، من الجيد استخدام هاتين الميزتين لجداول البيانات المُهمة. على الرغم من أنه قد تم مناقشتها في هذه المقالة ، إلا أنهما مجرد جزء صغير من جميع الأدوات التي يُوفرها “جداول بيانات Google” للفرق التي تعمل على جداول البيانات.

لا يزال هناك الكثير لنتعلمه ، لذا استمر في قراءة كل ما يقدمه هذا التطبيق القوي. يُمكنك الإطلاع الآن على كيفية ترتيب الأعمدة في جداول بيانات Google مثل المحترفين.

المصدر
زر الذهاب إلى الأعلى