يتميز تطبيق Slack بالعديد من الميزات التي جعلت منه تطبيق التواصل والمُراسلة المُفضل في مكان العمل الحديث ، بما في ذلك التكامل مع الجهات الخارجية ودعم الوسائط الغنية وخيارات التخصيص ، على سبيل المثال لا الحصر.
ومع ذلك ، فإنَّ الأمر كله يتعلق بكيفية استخدام Slack. عند استخدامه بشكل صحيح ، يُمكن أن يكون Slack خيار لا يُقدر بثمن للتواصل والتعاون. وعند إساءة استخدامه ، يُصبح لعنة على وجودك. في هذه المقالة ، سنغطي بعض نصائح سلوكيات Slack للمُساعدة في تعزيز إنتاجية فريقك. تحقق من أفضل النصائح لإدارة قناة Slack لفريقك.
1. الرد في سلاسل الرسائل
سلاسل الرسائل رائعة للمُناقشات والتعاون في المشروع في قناة الفريق. يُمكن للأعضاء طلب التوضيح أو مشاركة الأفكار بحرية دون تشغيل علامة غير مقروء لأي شخص آخر في القناة لتجنب ازدحام القناة الرئيسية. يكون هذا فعَّالًا عندما يكون لديك الكثير من الأشخاص في قناة ما يُشاركون في مناقشات مُتعددة والتي يُمكن أن يُصبح من الصعب مُتابعتها بسرعة.
عند الرد في سلسلة رسائل ، تظهر رسالتك مُتداخلة ضمن الرسالة الأصلية ، مما يسهل على أعضاء فريقك مُتابعة تلك المُحادثة المحددة.
ما عليك سوى النقر فوق رمز “الرد في سلسلة الرسائل” في الزاوية اليمنى العليا من الرسالة التي تريد الرد عليها.
استخدم سلاسل الدردشة في أي وقت تُريد فيه إجراء محادثة جارية مع إبقاء منطقة القناة الرئيسية خالية.
2. كتابة ما تحتاجه في رسالة واحدة
ضع في اعتبارك أنه في كل مرة تُرسل فيها رسالة مباشرة إلى زملائك ، فإنهم يتلقون إشعارًا قد يكون مزعجًا. يُؤدي فصل أفكارك إلى رسائل مُختلفة إلى تلقي عدة إشعارات ويُؤدي إلى تبديل السياق وانخفاض الإنتاجية.
على سبيل المثال ، إرسال “مرحبًا” متبوعًا بـ “ما الأمر؟” ثم عبارة “أتمنى أن تكون بخير” يعني أنَّ زميلك عن بُعد سيحصل على ثلاث إمكانيات لإلهاءه عن عمله أثناء انتظارك لكتابة الرسالة المُهمة.
أفضل طريقة للقيام بذلك هي كتابة وجهة نظرك في رسالة مباشرة واحدة وإرسالها كلها مرة واحدة. حاول أن تكون مُقتضبًا في رسائلك لتجنب الالتباس أو التبادلات ذهابًا وإيابًا. يُمكنك استخدام النقاط والأرقام لتنظيم رسالتك إذا كانت طويلة جدًا.
استخدم الرموز التعبيرية والقوائم النقطية وتصميم النص الغامق والمائل لإبراز العناوين والنقاط الرئيسية في الرسائل الطويلة. هذا مُفيد بشكل خاص للإعلانات أو مُلخصات الاجتماع.
بهذه الطريقة ، يتلقى زميلك إشعارًا واحدًا ويُمكنه الرد دفعة واحدة ، بدلاً من الاضطرار إلى إيقاف ما يفعله عدة مرات للرد على رسائلك. تحقق من كيفية الترحيب بالأعضاء الجُدد تلقائيًا باستخدام مُنشئ سير العمل في Slack.
3. كن مُنتبهاً للمناطق الزمنية
قد يكون العمل بشكل مُنتج مع فريق مُنتشر عبر مناطق زمنية مختلفة أمرًا صعبًا. عندما يتعلق الأمر بالمراسلة ، يجب أن تكون على دراية بموعد تواجد الأشخاص لتجنب إزعاجه أثناء أوقات فراغه.
بشكل عام ، حاول تجنب مراسلة الأشخاص خارج ساعات عملهم ما لم يكن ذلك ضروريًا. لحسن الحظ ، يُمكنك تخصيص جدول الإشعارات الخاص بك على Slack.
لتعيين جدول الإشعارات ، انقر على صورة ملفك الشخصي في الزاوية اليمنى العليا من واجهة Slack ، ثم حدد التفضيلات -> الإشعارات. من هناك ، يُمكنك اختيار الساعات التي تُريدها لتلقي الإشعارات وحتى إعداد ساعات “عدم الإزعاج”.
بالإضافة إلى ذلك ، يُمكنك أيضًا جدولة الرسائل لإرسالها لاحقًا (خلال ساعات عمل زميلك). هذه طريقة أكثر عملية لإرسال رسائل إلى زميل بعيد غير مُتوفر حاليًا. بعد الكتابة في حقل الرسالة ، انقر فوق رمز السهم الموجود بجانب الزر “إرسال” واختر متى تُريد إرسال الرسالة.
4. تسمية القنوات بشكل مُناسب وإضافة الأوصاف
تُساعد تسمية القنوات وإضافة الأوصاف في الحفاظ على تنظيم الأشياء وتسهيل عثور الأشخاص على القناة المُناسبة لاحتياجاتهم. تُعد إضافة وصف خيار مُفيد بشكل خاص في المؤسسات الكبيرة ذات القنوات المُتعددة ذات الأسماء المتشابهة.
لتسمية قناة أو إضافة وصف إليها ، انقر على اسم القناة وحدد “الحصول على تفاصيل القناة”. بمجرد القيام بذلك ، من الضروري أن يستخدم كل شخص كل قناة للغرض المقصود منها لتجنب الالتباس. على سبيل المثال ، يجب عليك استخدام قناة الإعلان لأشياء مثل تحديثات الشركة ، بدلاً من استخدامها للدردشات العرضية.
5. تثبيت الرسائل المُهمة في القنوات
يُعد تثبيت الرسائل طريقة رائعة للاحتفاظ بالمعلومات المُهمة في أعلى القناة. يكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا احتاج زملاؤك إلى الرجوع إلى رسالة سابقة في القنوات عالية النشر ، أين يُمكن للرسائل الجديدة دفع الرسائل القديمة بسرعة.
لتحقيق ذلك ، انقر على أيقونة النقاط الثلاث بجوار الرسالة وحدد “تثبيت على القناة”. يُمكنك أيضًا إضافة إشارة مرجعية للروابط التي تُريد حفظها لوقت لاحق أو تعتقد أنَّ الأشخاص الآخرين في القناة قد يجدونها مُفيدة. كل ما عليك فعله هو النقر فوق “إضافة إشارة مرجعية” في الزاوية اليسرى العلوية من القناة.
6. استخدام @channel و @here بشكل مُناسب
تُعد إشارات @channel و @here رائعة لجذب انتباه المُستخدمين ، ولكن يجب عليك استخدامهما باعتدال. في كل مرة تستخدم فيها إشارة “@” ، فإنه يُعلم بعض الأشخاص ، الأمر الذي قد يُصبح مزعجًا ومشتتًا سريعًا إذا تم استخدامه بشكل مفرط. علاوة على ذلك ، يُمكن أن تفقد فعاليتها أيضًا إذا أصبح المُستخدمين لا يُلقون لها بال.
لذلك ، من الضروري استخدام هذه الإشارات بحكمة وعند الضرورة فقط.
لاحظ أنَّ @channel ستقوم بإخطار كل شخص في القناة (بما في ذلك الأشخاص غير النشطين في ذلك الوقت) ، بينما ستقوم @here بإخطار الأشخاص النشطين في Slack فقط.
ومع ذلك ، يُمكنك استخدام @channel عندما تحتاج إلى التأكد من أنَّ الجميع يرى رسالتك ، مثل إعلان هام على مستوى الشركة. من ناحية أخرى ، يُمكنك استخدام @here عندما تحتاج إلى تلقي تعليقات سريعة حول شيء لا يتطلب بالضرورة انتباه الجميع. تحقق من أفضل النصائح والحيل على Slack لزيادة كفاءتك وإنتاجيتك.
7. لا تستخدم Slack لإدارة المشاريع
على الرغم من أنَّ Slack عبارة عن منصة أساسية غنية بالميزات حيث أنه يُتيح لك القيام بالعديد من الأشياء ، إلا أنه من الأفضل استخدام أدوات مُخصصة لإدارة المشاريع لإدارة مهامك.
Slack هو بمثابة أداة فعَّالة للتواصل الداخلي ، ولكن هناك خيارات أفضل لإدارة مشاريعك. يُمكن أن يصبح استخدام Slack لإدارة مشاريعك سريعًا أمرًا مُربكًا وصعبًا لتتبعه.
Asana و Trello بدائل رائعة تُوفر المزيد من الميزات والوظائف لإدارة المشاريع. علاوة على ذلك ، فهي تتكامل بسلاسة مع Slack. تحقق من أفضل أدوات التواصل الداخلي في مكان عملك.
إنشاء مساحة عمل مُنتجة وتعاونية باستخدام Slack
في بعض الأحيان ، يُمكن أن يُؤدي افتراض القواعد غير المُعلنة أو غير المكتوبة إلى مشاكل في المستقبل. من خلال قضاء بعض الوقت في إنشاء بعض أفضل ممارسات Slack من البداية ، يُمكنك إنقاذ نفسك من الكثير من الصداع لاحقًا.
يُمكن أن تكون النصائح المذكورة أعلاه بمثابة الأساس الذي يُمكنك الاستفادة منه لتكييف سلوكيات Slack لمُؤسستك والحصول على أقصى استفادة من أداة التواصل القوية هذه. يُمكنك الإطلاع على كيفية تثبيت وإدارة تطبيقات Slack.
