تُعد جداول البيانات أو الجداول الحسابية خيارات رائعة لمُساعدتك في تنظيم البيانات وتتبع أشكال مُختلفة من المعلومات في مكان العمل ، لا سيما باستخدام الصيغ وأثناء إعداد التقارير. ومع ذلك ، فإنَّ الإفراط في استخدام جداول البيانات يُمكن أن يكون غير فعَّال ويضر بإنتاجيتك.
إنها جيدة لبعض الأشياء ، ولكن ليس بالضرورة للعديد من الأشياء الأخرى. سواء أكان عملك يُثقل كاهلك بالكثير من جداول البيانات أو كُنت تحب جدول بيانات جيد ، فقد يكون الوقت قد حان للنظر في طرقٍ لإدارتها. تحقق من 4 من أفضل تطبيقات جداول البيانات لنظام Android.
1. الاعتراف بالإفراط في استخدام جداول البيانات
أنت هنا إما لأنك سئمت من إصرار مكان عملك على استخدام جداول البيانات لكل شيء ، أو أنك تستمتع كثيرًا عند العمل مع البيانات ، وأنت تتساءل عما إذا كان هذا ينطبق عليك. في الواقع ، من المُمارسات الجيدة التفكير في كيفية استخدامك لتطبيقات مثل Microsoft Excel و Google Sheets ، حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من عملك.
من المُفيد حساب عدد جداول البيانات التي تستخدمها يوميًا أو أسبوعيًا. إذا تجاوز هذا الرقم ستة ، فيُمكنك اعتبار ذلك تحذير على أنك قد تعمل في وضع غير مُؤاتٍ ، ويُمكن أن تُسبب مشاكل غير مقصودة ، مثل:
- صعوبة في إدارة الوقت.
- عدم الكفاءة في العمليات.
- تنظيم ضعيف للمعلومات.
- حواجز التواصل الفعَّال على مُستوى الشركة.
تحديد مدى استخدام جداول البيانات لتنبيه صاحب العمل يُمكن أن يفتح خيارات لطرق جديدة أكثر إنتاجية للعمل. دعنا نلقي نظرة على بعض الطرق التي يُمكنك من خلالها إدارة هذا الاستخدام المُفرط ، والحصول على نتائج أفضل على المدى الطويل.
2. تبسيط البيانات عن طريق دمج جداول البيانات وإعادة تصميمها
غالبًا ما يكون سبب وجود عدد كبير جدًا من جداول البيانات هو عدم استخدامها بشكل حدسي. ستعرف أنَّ هذا يحدث إذا كان عليك استخدام ورقتين مُنفصلتين لمهمة واحدة ؛ على سبيل المثال ، لديك واحدة للإجازة السنوية ، وواحدة لتغطية المُناوبات.
في هذه الحالة بالذات ، يُمكنك دمجها بسهولة في ورقة عمل واحدة شاملة. يُمكنك القيام بذلك عن طريق تقسيمها إلى علامات تبويب مختلفة.
بدلاً من ذلك ، يُمكنك تضمين كلاهما كجداول في ورقة واحدة ، واتباع هذه الخطوات لتحديث جدول فجوات المناوبات تلقائيًا ببيانات من الإجازة السنوية:
- في الجدول الثاني ، أين يُمكنك تسجيل فجوات التحول ، اكتب الصيغة التالية:
=IF(Select Cell, “GAP”, “FULL”)
- حيث تنص الصيغة أعلاه على تحديد خلية ، اكتب رقم الخلية التي تحتوي على تواريخ الإجازة السنوية ، على سبيل المثال ، B2.
- عند إدخال تاريخ في الخلية المُحددة ، سيؤدي ذلك إلى ملء كلمة “GAP” تلقائيًا أين تُكتب الصيغة.
- إذا لم يكن هناك تاريخ ، فسيتم ملء كلمة “FULL” تلقائيًا أين تُكتب الصيغة.
يُمكن استخدام هذه الصيغة لأي شيء ، بغض النظر عن قيمة الخلية ، ويمكن أن تكون طريقة مفيدة لإدارة أجزاء متشابهة من المعلومات بين الجداول.
يُؤدي دمج الأوراق وأجزاء البيانات في مكان واحد إلى تقليل عدد الملفات المطلوبة لمهام مُحددة ، كما يُمكِّنك من تنظيم عملك بشكل أكثر فعاليّة. تحقق من قائمة جداول البيانات الخاصة بك لمعرفة ما إذا كان يمكن دمج أي منها ، للحفاظ على العمل واضحًا وسهل المُتابعة. تحقق من أفضل الطرق لتنظيم جداول البيانات في Microsoft Excel.
3. ربط جداول البيانات لسهولة الوصول إليها
في بعض الأحيان ، لا يُمكن دمج جداول البيانات معًا ، لأنَّ البيانات لا ترتبط ارتباطًا مباشرًا. ومع ذلك ، قد لا تزال بحاجة إلى الوصول إلى أوراق مُتعددة لإجراء عمليات أكثر تعقيدًا ، والتي تتضمن أكثر من مُهمة واحدة.
في هذه الحالات ، قد يكون من المُفيد إضافة ارتباطات تشعبية إلى ورقة العمل الخاصة بك لمنحك وصولاً سريعًا إلى أي ورقة أخرى. هذا أيضا بمثابة تذكير مُفيد للعملية الكاملة. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإدخال بيانات عن العملاء ، فقد تقوم بتضمين ارتباط تشعبي إلى ورقة ملاحظات العميل.
يُمكن القيام بذلك بسهولة في Excel و “جداول بيانات Google” عن طريق الضغط في نفس الوقت على CTRL + K على لوحة المفاتيح. سيؤدي هذا إلى إظهار نافذة الارتباط التشعبي ، أين يُمكنك البحث عن الملف ، وتسمية النص الذي تُريد ظهوره في الخلية.
يُمكنك أيضًا إنشاء علامة تبويب تتضمن ارتباطات تشعبية لجميع جداول البيانات الأخرى ، مع معلومات حول وقت استخدامها. هذه فكرة رائعة إذا كنت تُريد التأكد من أنك وزملاءك جميعًا على نفس الصفحة ، ويعملون من نفس الملفات ، بدلاً من الملفات القديمة.
4. النظر في التطبيقات البديلة
يُمكن لجداول البيانات فقط أن تفعل الكثير ، وإذا كنت تُعاني من الإفراط في الاستخدام ، فقد يكون ذلك فقط لأنك بحاجة إلى تطبيق مُخصص للتعامل مع عبء العمل. على سبيل المثال ، هل تحتاج حقًا إلى جدول بيانات الإجازة السنوية إذا كان قد تم تتبعها في نظام الموارد البشرية؟
في كثير من الأحيان ، مع توسع الأعمال التجارية ، فإنها لا تتناسب مع جداول البيانات القياسية وتبدأ الحاجة إلى طلب تطبيقات لإدارة مجموعات المعلومات. Asana هو تطبيق رائع لإدارة المشاريع ، وهناك الكثير من بدائل تطبيقات إدارة المشاريع التي يمكنها التعامل مع سير العمل اليدوي نيابة عنك.
بدلاً من الكفاح من أجل مُواكبة مُتطلبات الشركة المتزايدة باستمرار ، ابحث عن طرق أخرى لتخزين المعلومات وإدارتها. سيُوفر هذا الوقت لك ولزملائك ، ويُؤدي إلى أتمتة الكثير من المهام التي تتطلب عادةً إشرافًا إضافيًا.
5. مراجعة العمليات وإزالة الازدواجية
يُمكن أن يحدث الإفراط في استخدام جداول البيانات نتيجة لمحاولة التنظيم ، ولكن هذا يمكن أن يذهب بعيدًا في بعض الأحيان. في هذه السيناريوهات ، يُمكن أن ينتهي بك الأمر في الواقع إلى إدارة نفسك أو زملائك بشكل دقيق ، بينما في الواقع ، كان يلزم أن يستغرق الأمر وقتًا في القيام بالمهام المُهمة.
يُعد تتبع المعلومات في العمل أمرًا ضروريًا للتشغيل السلس ، ولكن في بعض الأحيان ، قد ينتهي بك الأمر بمحاولة تتبع الكثير من الأشياء غير الضرورية. فكر في عملياتك الحالية وفكر فيما إذا كنت تحتاج حقًا إلى جدول بيانات لها.
وبالمثل ، فإن استخدام جدول بيانات لتسجيل البيانات المُخزنة بالفعل في مكان آخر يُؤدي إلى تكرار لا داعي له ، وهو غير فعال بدرجة كبيرة. ضع جداول البيانات المُقابلة هذه بعيدًا واعمل من المصدر. تحقق من كيفية تقسيم جدول بيانات Excel كبير بتنسيق CSV إلى ملفات مُنفصلة.
يُمكن أن تعمل جداول البيانات ضدك
باستخدام النصائح المذكورة أعلاه ، سيكون لديك الكثير من الطرق لفحص مجلد جدول البيانات والبدء في العمل بكفاءة أكبر. اتبع غرائزك فيما يتعلق بأي أجزاء من العمل يستحق بيانات مُخصصة ، وأي منها يُمكن إدارته بشكل مختلف.
إذا كنت لا تزال غير متأكد ، فاحرص على الاهتمام بكيفية عملك خلال الأسابيع القليلة القادمة. قد تبدأ في ملاحظة المكان الذي يُمكن فيه تبسيط الأشياء ، ويُمكنك إنشاء مساحة رقمية أكثر كفاءة وتنظيمًا للوقت. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل النصائح لإدارة فضاءك الرقمي لتحقيق كفاءة أعلى.
