لماذا يعد التبديل بين تطبيقات العمل أمرًا سيئًا وكيفية حله

لقد اعتاد أغلب الموظفين على التنقل بين تطبيقات العمل بشكل مُتكرر لدرجة أنهم طوروا ذاكرة عضلية طويلة المدى من القيام بذلك. على الرغم من أنَّ هذه الأدوات مُريحة ، إلا أنها لا تُساعدك إلى حد ما.

يستغرق التبديل بين النوافذ وعلامات التبويب ثوانٍ فقط ، ولكنه يُضيف ما يصل إلى عدة ساعات في الأسبوع إذا قمت بتشغيل تطبيقات مُتعددة في وقت واحد. ومعظم الموظفين لا يُدركون حتى أنهم يُضيعون الوقت. للمساعدة في تبسيط سير عملك ، سنشرح مخاطر اعتماد عدد كبير جدًا من تطبيقات العمل في المكتب. تحقق من تطبيقات ومواقع مجانية لحل مشاكل العمل المُستقل الشائعة.

لماذا يعد التبديل بين تطبيقات العمل أمرًا سيئًا وكيفية حله - العمل والوظيفة

ما الذي يُسبب الحاجة للتبديل بين التطبيقات أثناء العمل؟

لماذا يعد التبديل بين تطبيقات العمل أمرًا سيئًا وكيفية حله - العمل والوظيفة

تعمل التكنولوجيا على تبسيط العمليات التجارية والروتينية من خلال أتمتة مهام العمل المُختلفة. تُنظم أدوات إدارة المشروع مسؤوليات الفريق ، وتراقب أدوات تتبع الوقت نشاط الموظف ، وأدوات الجدولة تُحدد المواعيد النهائية.

مع ذلك ، لا تزال التطبيقات غير قادرة على استبدال الجهد البشري بالكامل. إنَّ الإفراط في الاستثمار في الأتمتة ، وهو ما يفعله العديد من أصحاب العمل ، يُجبر الموظفين على التوفيق بين تطبيقات مُتعددة. أظهرت دراسة طولية أجرتها شركة Okta، Inc أنَّ 10% من الشركات الأمريكية تنشر أكثر من 199 تطبيقًا للعمل. لا يستطيع معظم الأشخاص مُعالجة العديد من المنصات الأساسية بسرعة.

الآثار السلبية للتبديل بين الكثير من تطبيقات العمل

قد يُجادل البعض بأنَّ التبديل بين النوافذ المُختلفة هو ثمن زهيد وغير مُؤثر كثيرًا يجب دفعه مقابل الأتمتة والراحة. يجب أن يتكيف المُستخدم الرقمي مع التغيير المُتنامي والسريع ، بعد كل شيء. على الرغم من أنَّ الشركات يُمكنها فقط دمج برمجيات مُحددة ، إلا أنَّ استخدام الكثير من تطبيقات العمل يُؤدي إلى العديد من العيوب للعمال. إليك بعضًا منها.

1. التبديل بين المنصات يُضيع الوقت

لماذا يعد التبديل بين تطبيقات العمل أمرًا سيئًا وكيفية حله - العمل والوظيفة

تستثمر الشركات في أدوات العمل لتوفير الوقت. فهي تأمل أن يُنجز الموظفون مثلك المزيد بعد تفريغ بعض مهامهم اليومية. نعم ، تعمل التطبيقات المكتبية على تسريع عمليات سير العمل. يُمكنك دمجها في روتينك وتقليل عبء العمل لديك ، لكن الاعتماد المُفرط سيؤدي إلى نتيجة عكسية.

يؤدي التبديل المُتكرر بين العديد من التطبيقات إلى إهدار الكثير من الوقت. بدلاً من محاولة الحصول على كل منصة شائعة ، يجب تحديد تطبيقات العمل التي ستُعالج حقًا ضياع الكثير من الوقت في مكان عملك. اطلب من المُشرفين أن يُقصروا أنفسهم على الأدوات الأساسية المُتوفرة بالفعل. إنَّ الإفراط في شراء التطبيقات يُهدر فقط موارد الشركة ويضع ضغوطًا غير ضرورية على العمال.

2. تخزين المعلومات في منصات أساسية مُتعددة يتعارض مع الأمان

تلعب مراقبة الأصول دورًا مهمًا في الأمن السيبراني. أفضل طريقة لمنع الهجمات الخارجية والداخلية هي مراقبة المُستخدمين الذين يصلون إلى الملفات ويعرضونها ويعدلونها. لا أحد يستطيع معرفة متى سيحدث خرق للبيانات. يجب أن يتمتع مدير تكنولوجيا المعلومات بإمكانية الوصول في الوقت الفعلي إلى أي جزء من بيانات الشركة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

ومع ذلك ، فإنَّ استخدام تطبيقات مُتعددة يجعل المراقبة أصعب. يُكلف تتبع المنصات الأساسية المُختلفة موارد هائلة ، لذلك تُفضل معظم الشركات تجاهل التطبيقات ذات الأولوية المُنخفضة تمامًا.

يرجى ملاحظة أنَّ هذا الأسلوب يعرض نظام الأمان الشامل الشركة للخطر. يتمتع مجرم الإنترنت في الوقت الحاضر بالمهارات والموارد التكنولوجية لإساءة استخدام معلومات التعريف الشخصية (PII) القديمة والتي عفا عليها الزمن. لا تقم بترحيل ملفات الشركة إلى أي تطبيق لا يُمكنك مراقبته بشكل روتيني. تحقق من ما هي إدارة مخاطر الطرف الثالث ولماذا هي مهمة؟

3. يُؤدي التبديل بين التطبيقات إلى تعطيل وصول الأفكار

لماذا يعد التبديل بين تطبيقات العمل أمرًا سيئًا وكيفية حله - العمل والوظيفة

تمنعك معالجة المعلومات الجديدة من تحقيق حالة التدفق. إذا كنت تتنقل بين منصات مختلفة عدة مرات في اليوم ، فستواجه صعوبات في المهام المُعقَّدة التي تتطلب أكثر من بضع دقائق من التركيز.

يستغرق تبديل علامات التبويب جهدًا ضئيلًا ، لكن التنقل إلى مهام مختلفة يُسبب ضغطًا إدراكيًا كبيرًا. الموظف ليس آلة تعالج المعلومات الجديدة تلقائيًا. يُظهر تقرير صادر عن موقع Psychreg.org أنَّ قنوات الذاكرة قصيرة المدى يُمكنها فقط تخزين حوالي سبعة عناصر لمدة 10 إلى 60 ثانية.

أفضل نهج هو الحد من المنصات التي تستخدمها لكل مهمة. لنفترض أنك تكتب مقالة. بدلًا من القفز بين المنصات الأساسية وعلامات التبويب لجمع المعلومات أثناء الكتابة ، ابحث عن النقاط الأكثر أهمية واجمعها مُسبقًا. تحقق من الأسباب التي تجعل العمل من المنزل مضرًا لك.

4. تشغيل عدد كبير جدًا من تطبيقات الخلفية يضر بوظائف الجهاز

يُؤدي تشغيل العديد من العمليات في الخلفية إلى إبطاء جهازك. لا تستهلك التطبيقات خفيفة الحجم مثل تطبيقات المراسلة الفورية وأدوات إدارة المشاريع الكثير من ذاكرة الوصول العشوائي. ومع ذلك ، فإنَّ تشغيل التطبيقات الثقيلة مثل تطبيقات تعديل الصور ومُنشئي مواقع الويب وتطبيقات مؤتمرات الفيديو في وقت واحد قد يتسبب في حدوث بعض التأخير.

يجب أن تعرف حدود جهازك. قم بحظر المهام التي تتطلب تطبيقات ذات ذاكرة وصول عشوائي ثقيلة بحيث يمكنك التخلص من بعض عمليات الخلفية خلال تلك الفترة. لن تحمي أداتك فحسب ، بل ستعمل أيضًا بشكل أسرع. تجعل الاضطرابات الخارجية مثل الصفحات بطيئة التحميل وعدم استجابة التطبيق من الصعب التركيز ، خاصةً إذا استمررت في إعادة تشغيل التطبيقات المُعطلة. تحقق من أكثر المشاكل التقنية للعمل عن بُعد وكيفية إصلاحها.

5. يستغرق تعرف الموظفين الجدد على منصات مُتعددة وقتًا

لماذا يعد التبديل بين تطبيقات العمل أمرًا سيئًا وكيفية حله - العمل والوظيفة  يُؤدي تعليم الموظفين الجدد من أجل التعامل مع أدوات مُتعددة في نفس الوقت إلى إطالة عملية الإعداد. يستغرق اعتماد أنظمة جديدة وقتًا. ستحتاج إلى عدة أسابيع من التكرار لدمج أدوات مُختلفة في سير عملك بشكل فعَّال.

يجب أن يركز الإعداد على التأقلم. تشمل أفضل الطرق للترحيب بالموظفين الجدد توفير مقدمات الفريق والتدريب المُتعمق وشرح الموارد. ولكن إذا كان مدربك يقضي معظم وقته في تعليمك الأدوات المكتبية ، فقد يغفل عن غير قصد عن هذه الأنشطة.

6. قد يجد الموظف أنه من الصعب تذكر الكثير من المنصات

التبديل بين العديد من النوافذ شيء ، لكن إتقان المنصات الأساسية المُختلفة التي تستخدمها يوميًا شيء آخر. ليست كل الأدوات مبنية بنفس الطريقة. بينما يُمكنك تعلم منصات التواصل وتطبيقات تدوين الملاحظات بسرعة ، فإنَّ استخدام منصات إدارة المشاريع ومنشئي مواقع الويب ومُحرِّر الفيديو ، من بين الموارد المُعقدة الأخرى ، يتطلب الكثير من التدريب.

دراسة العديد من المنصات تستنزفك معرفيًا. إذا كنت تقضي ساعات في إتقان الأدوات المكتبية ، فلن يكون لديك أي طاقة أو قوة ذهنية مُتبقية لعملك الفعلي ، مما يُعيق الأداء. تحقق من أفضل الأدوات لتحسين تجربة مكان العمل عن بُعد.

ما الذي يُمكنك فعله لتقليل الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات؟

لماذا يعد التبديل بين تطبيقات العمل أمرًا سيئًا وكيفية حله - العمل والوظيفة

ستتمتع بمزيد من التحكم في سير عملك إذا كنت تعمل لحسابك الخاص. قم بتقييم الأدوات التي تستخدمها لأتمتة المهام المُستقلة ومعرفة أي منها يتكامل جيدًا مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها بالفعل. تستوعب معظم أدوات الإدارة تطبيقات الجهات الخارجية داخل نفس النظام البيئي.

بدلاً من ذلك ، ستحتاج إلى دعم مشرفك إذا كنت تعمل في شركة خاصة. اطلب مراجعة تقارير نشاط الفريق لاختناقات سير العمل. قم بإزالة الأدوات الزائدة ، وتحقق من المنصات التي يُمكن أن تعمل على نظام أساسي واحد مرخص ، وجرب إستراتيجيات فعالة لترحيل الملفات. بمجرد أن يكون لديك حجة قوية ، أرسلها إلى القسم المُناسب. تحقق من كيفية اكتشاف الاستقالة الصامتة في العمل عن بُعد: بعض النصائح.

القضاء على العادات السيئة الصغيرة التي تُعيق كفاءة سير العمل

على الرغم من أنَّ التطبيقات يُمكنها أتمتة مهام مُحددة ، إلا أنَّ تبني خيارات مُتعددة فجأة يعيق إنتاجية سير العمل. لا ترهق نفسك بالكثير من الأدوات. بصرف النظر عن التبديل بين التطبيقات المُختلفة ، ستُضيع أيضًا الوقت في مهام طائشة مثل تحميل صفحات جديدة وبدء التطبيقات وترحيل الملفات.

لزيادة تعزيز إنتاجيتك ، استمر في تقييم العادات السيئة الصغيرة التي تسبب اختناقات في سير العمل. نقترح تتبع أنشطة عملك. سيُساعدك تحديد مهامك على اكتشاف عوامل القتل الخفية والخطيرة للإنتاجية ، مثل التسويف ومواقع التواصل الاجتماعي. يُمكنك الإطلاع الآن على الأسباب التي تجعل العمل من المنزل مضرًا لك.

المصدر
زر الذهاب إلى الأعلى