في هذه الأيام ، من المُستحيل التفكير في مشروع بدون التقرير الذي يُرافقه. في الواقع ، تحتاج بعض المشاريع إلى إنشاء تقارير مُتعددة خلال دورة حياتها. قد تحتاج مشاريعك وعملائك إلى إنشاء أنواع مُختلفة من التقارير ، ولكن يجب أن تكون جميع التقارير مُوجزة وسهلة الفهم.
في هذه المقالة ، ستتعلم كيفية إنشاء تقرير فعَّال لمشروع تم الإنتهاء منه أو قيد العمل عليه بالفعل. تحقق من أفضل تطبيقات قاعدة المعرفة لمؤسستك.
1. جداول زمنية واضحة ومُوجزة
يجب أن تحتوي تقارير مشروعك على جداول زمنية. يجب أن تكون مُوجزة ، ولكن يجب أن تحتوي أيضًا على جميع المعلومات الضرورية حتى يتمكن المُستلم من فهمها بسهولة وبسرعة.
من الأفضل إنشاء جدول زمني أسبوعي ، وإذا لزم الأمر ، يُمكنك جعله كل أسبوعين أو شهريًا. يجب أن تتضمن الجداول الزمنية اسم المورد واسم المُهمة والتاريخ ويوم الأسبوع ووقت البدء ووقت الإنتهاء اليومي وإجمالي ساعات العمل.
بدلاً من إدخال كل التفاصيل يدويًا في جدول بيانات ، يُمكنك استخدام أي تطبيق جدول زمني مثل Timely. هنا ، يُمكنك كتابة ساعات العمل وأسماء المهام وما إلى ذلك. وبعد ذلك سيُنشئ التطبيق تقارير الجدول الزمني تلقائيًا. تحقق من 5 من أفضل تطبيقات تتبع الوقت لنظام التشغيل MacOS لزيادة إنتاجيتك.
2. تقرير المصاريف المُفصَّل
لا يُعد تقرير المصاريف الكامل ضروريًا للعميل فقط. من المفيد أيضًا لفريقك تتبع الميزانية والتكلفة الفعلية خلال دورة حياة المشروع.
يجب أن يتضمن تقرير المصاريف العنصر أو الخدمة وكميتها والقيمة والميزانية التقديرية والتكلفة والرصيد. إذا أراد أي عضو في الفريق شراء أي خدمة أو منتج لمشروع ما ، فاطلب منه إرسال تقرير نفقات مُماثل.
تأكد من أنه يتم شراء هذا العنصر فقط بعد مُوافقتك وبعد أن يتم إرسال الفاتورة إليك. وبالتالي ، يُمكنك إضافة البيانات إلى تقرير المصاريف النهائي المُخصص ومنع التكلفة من تجاوز الميزانية المُحددة.
3. الأوضاع الشاملة للمشروع
أثناء إعداد تقرير عن مشروع ما ، يجب أن ينقل بوضوح حالة المشروع. لا تعني حالة المشروع الوضع الحالي لتقدم العمل. يجب أن يتضمن أيضًا بيانات أخرى مثل الفرق بين الجدول الزمني المُخطط والفعلي ، والاختلاف بين التكلفة المُقدرة والفعلية ، والمهام المُتبقية ، والموعد النهائي المُتأخر (إن وُجد) ، والمخاطر والمشكلات المُحتملة ، وما إلى ذلك.
يجب عليك إنشاء تقرير شامل يحتوي على الحالة من جميع الزوايا المُمكنة. يُمكن أن تُساعد ميزة إعداد التقارير الشاملة في Asana في صياغة تقارير حالة المشروع في نطاقات وزوايا مختلفة. تحقق من أفضل النصائح لإدارة أفراد الفريق عن بُعد بكفاءة.
4. توزيع الموارد
أثناء إعداد تقرير حول تخصيص المهام ، تأكد من أنه يُساعد الآخرين في التحقق من توفر الموارد وتفويض المهام عند الضرورة. قدم تفصيلاً لعدد الساعات التي سيقضيها كل مورد في كل مهمة في مثل هذه التقارير.
سيُساعد هذا المدراء والزملاء في معرفة أي عضو في الفريق مشغول ومن لديه وقت فراغ. يُمكنك بسهولة تجميع البيانات واستخدامها في التقرير للتخطيط المستقبلي باستخدام أدوات تخطيط الموارد مثل Silverbucket.
5. تصور استخدام القدرات
من المُحتمل أن تقوم بتضمين تقرير استخدام موارد المشروع. يجب عليك فصل الاستخدام القابل للفوترة عن إجمالي استخدام الموارد. وبالتالي ، من الضروري إنشاء أعمدة مُنفصلة لكل بيانات.
يُمكنك أيضًا تضمين اسم الموارد والاستخدام الفردي ، جنبًا إلى جنب مع الاستخدام الجماعي. وبالمثل ، يُمكنك أن تأخذ بعض الوقت للتعرف على من تمكَّن من النجاح في أن يكون الأفضل أداءً من حيث استخدام الموارد ومكافأته.
6. المخاطر المُتوقعة والفعلية
تقييم المخاطر هو جزء لا يتجزأ من إدارة المشروع. لذلك ، يجب عليك تصور بيانات تقييم المخاطر بدقة. ربما فكرت في بعض المخاطر أثناء التخطيط للمشروع. ومع ذلك ، مع تقدم المشروع ، يتغير تقييم المخاطر. اذكر جميع المخاطر المُتصورة والفعلية عند إنشاء تقرير المشروع الخاص بك.
يجب أن يتكون تقرير المخاطر الخاص بك من نظرة عامة على المخاطر المُتوقعة ، متبوعة بأي مخاطر واجهها المشروع حتى تاريخ إعداد التقارير. من الضروري أيضًا أن تذكر أي تغييرات في ملف تعريف المخاطر حددتها أنت أو فريقك أثناء تقدم المشروع. تحقق من أفضل بدائل Airtable المجانية للتعاون وإدارة المشاريع.
7. تحليل محفظة المشروع
إذا كنت تُدير أكثر من مشروع في أي وقت وتحتاج إلى إعداد تقرير لتحليل محفظتك ، فيجب أن تكون حذرًا. أولاً وقبل كل شيء ، انتقل إلى لوحة المعلومات أين ستُدرج جميع أسماء المشاريع بالخط العريض لسهولة التصور.
يجب أن تتضمن لوحة المعلومات أيضًا مُلخصًا للمشاريع ، مثل المعالم والموعد النهائي والتقدم الحالي والميزانية مقابل التكلفة وتخصيص الموارد. يُمكنك أيضًا استخدام الرسوم البيانية المختلفة لتصور البيانات في مكان واحد. يُمكنك لاحقًا إنشاء أقسام مُنفصلة لكل مشروع وتحليلها بشكل فردي.
هناك بعض أدوات إدارة قوائم المشاريع القوية المُتاحة في السوق. يُمكنك اختيار أي من أفضل الأدوات لإنشاء تقارير احترافية وشاملة. تحقق من أفضل التطبيقات المجانية لإنشاء الفواتير وإدارتها لأصحاب الأعمال الصغيرة.
8. اتفاقية البيانات وإضافة التسميات
يجب أن تحتوي تقارير المشروع على اصطلاح قياسي للبيانات والتسميات. إذا كنت تُريد إنشاء تقرير لمؤسستك ، فاتبع العرف التنظيمي. إذا كنت تقوم بإنشاء تقرير لعميل ، فقد ترغب في مناقشة كيف يرغب في الحصول على المعلومات المقدمة في التقرير.
أيضًا ، استخدم تسميات قصيرة ودقيقة في تقريرك حتى يتمكن أي شخص من الفهم دون أي صعوبة. علاوة على ذلك ، حاول اتباع المعايير المحلية للوقت والتاريخ. إذا كنت تعمل لدى شركة مقرها الولايات المتحدة وأنت من المملكة المتحدة ، فسيكون استخدام اتفاقيات التاريخ الأمريكية أمرًا مثاليًا.
9. الرسوم البيانية والرسوم التصورية التفاعلية
بغض النظر عن نوع التقرير الذي توشك على إعداده ، سيجد الجمهور المُخططات التفاعلية أكثر فائدة. الصفوف والأعمدة المليئة بالبيانات الرقمية يُمكن أن تجعل العميل غير مهتم. بدلاً من ذلك ، قم بإنشاء مخططات ورسوم بيانية تعرض بيانات إضافية عندما يقوم شخص ما بتمرير مؤشر الماوس فوق الرسم البياني.
هناك العديد من الرسوم البيانية والمُخططات التي يُمكنك استخدامها في تقاريرك. من بينها ستجد الرسوم البيانية الدائرية والرسوم البيانية الخطية والرسوم البيانية الشريطية هي الأكثر شيوعًا. اعتمادًا على نوع البيانات ، تحتاج إلى اختيار مُخطط أو رسم تخطيطي للتمثيل المرئي السهل.
10. قسم الملاحظات
سيُثير كل تقرير مشروع ردود فعل إيجابية أو سلبية. يجب أن تتضمن جميع تقارير المشروع قسمًا أين يُمكن للعميل أو المدير تقديم ملاحظاته. بعد مراجعة التقارير ، يُمكن للجمهور تقديم ملاحظاتهم واقتراحاتهم في هذا القسم.
لذلك ، لا يتعين عليك طلب التعليقات بشكل مُنفصل. سيُظهر هذا أيضًا أنك على استعداد لمعرفة حدودك وإجراء تحسينات. يُمكنك لاحقًا تنفيذ الاقتراحات في سير عمل مشروعك.
البدء في إنشاء تقرير المشروع
يعتمد العرض التقديمي الناجح على كيفية إنشاء التقرير للجمهور. أثناء إعداد التقرير ، ضع النقاط المذكورة أعلاه في الاعتبار لإعداد تقارير مشروع فعَّالة وشاملة.
قد ترغب أيضًا في استخدام أداة قوية لتصور البيانات لتقديم التقارير بشكل احترافي إلى جانب لمسة من الإبداع. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل النصائح للتعاون في جداول البيانات المُشتركة لمشروعك.
