يُعد العمل مع فريق عن بُعد طريقة مُمتازة للاستفادة من مجموعة مُتنوعة من المواهب من جميع أنحاء العالم. ستجد بلا شك الشخص المُلاءم والمُناسب لأي دور وظيفي أو مشروع مُحدد لضمان ازدهار عملك.
ومع ذلك ، فإنَّ العمل مع فريق عن بُعد يتطلب نهجًا مختلفًا عن إدارة فريق داخلي ضمن مكان محدود. سيكون عليك التغلب على تحديات مثل ضعف التواصل ، ونقص الاعتراف ، وصعوبات الجدولة ، والمزيد. هذا يعني أنك ستحتاج إلى إعداد العمليات المُناسبة والآليات الجيدة لضمان أداء فريقك عن بُعد على أحسن وجه. ستُغطي هذه المقالة النصائح والأدوات التي تُساعدك على تحقيق هذا الهدف. تحقق من بعض النصائح لتقييم أداء فريقك بشكل فعَّال.
1. إعداد قنوات التواصل
يُعد التواصل الفعَّال أمرًا حيويًا لأي فريق ناجح ، خاصةً في إعداد العمل عن بُعد. نظرًا لأنك لن تكون قادرًا على التواصل فعليًا ، بالنسبة للجزء الأكبر ، فمن الضروري أن تقوم بإعداد قنوات مُختلفة للتغلب على أخطاء التواصل الشائعة في الفرق الافتراضية والتأكد من أنَّ الجميع على نفس الصفحة.
هناك عدة أنواع من الأدوات التي يُمكنك استخدامها للتغلب على تحديات الاتصال الجماعي عن بُعد ، مثل رسائل البريد الإلكتروني وأنظمة مؤتمرات الفيديو ومنصات المراسلة الفورية. تُوفر كل أداة ميزات مُختلفة ، لذلك اختر الميزات التي تناسب احتياجات فريقك وحالات الاستخدام المُحددة.
على سبيل المثال ، يمكنك استخدام تطبيق مراسلة فورية مثل Slack للمحادثات والأسئلة السريعة ورسائل البريد الإلكتروني للتواصل مع العملاء وتطبيقات مؤتمرات الفيديو مثل Zoom لعقد اجتماعات افتراضية أو تسجيل الوصول. مهما كانت قنوات التواصل التي تختارها ، تأكد من أنَّ الجميع يعرف الغرض منها ويستخدمها بشكل صحيح في إطارها التي وُضعت من أجله. تحقق من أفضل بدائل Zoom المجانية لعقد مؤتمرات الفيديو والاجتماعات عبر الإنترنت.
2. اختر الإنتاجية بدلًا من المبالغة في الحضور الرقمي
يُعد التغلب على المبالغة في الحضور الرقمي أمرًا حيويًا لضمان عمل فريقك المُوزع في أفضل حالاته. يُتيح لك العمل مع فريق عن بُعد تجنب تكرار نموذج المكتب التقليدي “للمُبالغة في الحضور” — أين يُمكنك قياس الإنتاجية من خلال مقدار الوقت الذي يتم قضاؤه أمام الكمبيوتر بدلاً من نتائج العمل الفعلية.
بدلاً من توقع أن يلتصق فريقك بالشاشات طوال اليوم ، يُمكنك التركيز على وضع خطة الأهداف الذكية (S.M.A.R.T) لمساعدتهم على تحقيق أهدافهم والنتائج المُجزية بدلاً من الوقت الذي يقضونه على الإنترنت.
يمنحهم هذا حرية العمل خلال ساعاتهم الأكثر إنتاجية ويضمن لك تحقيق أقصى استفادة من وقتهم. كما أنه ينقل التركيز من ثقافة “العمل المُستمر” التي تضر بالإنتاجية إلى ثقافة تحتفل بالإنتاج من خلال تشجيع ساعات العمل المرنة والتركيز بشكل أفضل.
3. اختر الأدوات المُناسبة للتواصل
يُمكِّن التواصل الفعَّال من مساعدة فريقك على أن يكون أكثر إنتاجية. إذا كان هذا هو هدفك ، فمن المنطقي قضاء وقت أقل في الرد على الرسائل والمزيد من الوقت في المهام الفعلية. تتمثل إحدى أفضل الطرق لفرض ثقافة تحتفل بالمخرجات وليس بالساعات التي يتم قضاؤها في الاتصال بأجهزة العمل في استخدام الأدوات التي تُشجع التواصل غير المتزامن.
على الرغم من أنَّ المراسلة الفورية لها مكانها في بعض الظروف ، إلا أنَّ الأصوات المستمرة والإشعارات والرسائل يُمكن أن تشتت الانتباه وتجعل من الصعب على فريقك التركيز. يُعد التواصل غير المتزامن مُفيدًا للفرق التي تعمل في مناطق زمنية مختلفة ، حيث يتيح لها الاستجابة عند توفرها بدلاً من توقع توفر الجميع في نفس الوقت.
يُمكنك استخدام أدوات التواصل غير المتزامن مثل Qatalog أو Twist أو Yac للحصول على جميع المعلومات التي يحتاجونها لأداء أفضل أعمالهم مع تقليل الانقطاعات إلى الحد الأدنى.
4. كن مُستعدًا للتعامل مع المشاكل التقنية
في بعض الأحيان ، يُمكن أن تكون التكنولوجيا سلاحًا ذا حدين. بينما يُمكن لأجهزة الكمبيوتر وأدوات الفريق الافتراضية مساعدتك على البقاء على اتصال ، فلا شيء مضمون.
ستكون هناك أوقات سيواجه فيها أعضاء فريقك مشاكل تقنية مُفاجئة تمنعهم من القيام بعملهم. وبالنظر إلى أنَّ الجميع يعملون من أماكن مختلفة ، فقد لا تتمكن دائمًا من الاعتماد على فريق تكنولوجيا المعلومات الداخلي لديك لتحرّي مشكلات الجميع وإصلاحها على الفور.
لمنع حدوث اضطرابات كبيرة في سير عمل فريقك ، من الضروري أن يكون الجميع مُستعدًا للتعامل مع مشكلات العمل عن بُعد التقنية الشائعة. يتضمن ذلك معرفة كيفية إصلاح أخطاء الشبكة الشائعة ومعالجة تهديدات الأمن السيبراني. يُمكنك إضافة بعض البرامج التعليمية حول استكشاف الأخطاء وإصلاحها إلى قاعدة المعرفة الداخلية ، حتى يعرف أعضاء الفريق ما يجب فعله في حالة وجود صعوبات تقنية.
5. إنشاء إستراتيجية فعَّالة للتوثيق
من أفضل الطرق لضمان أن يكون أداء فريقك في أفضل حالاته أن يكون لديك استراتيجية توثيق شاملة. يُعد التوثيق ضروريًا في أي مؤسسة ، ولكنه مفيد بشكل خاص للفرق التي تعمل عن بُعد أين يُمكن أن تضيع المعلومات في الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها.
سواء كان مُوجزًا عن المشروع ، أو برنامجًا تعليميًا إرشاديًا ، أو ملاحظات من الاجتماعات ، تأكد من أنَّ فريقك لديه منصة مشتركة أين يمكنهم مشاركة المعلومات ذات الصلة وتخزينها والوصول إليها بسرعة. سيُساعد نظام التوثيق المُنظم جيدًا على إبقاء الجميع في نفس الصفحة ويسهل على أعضاء الفريق الجدد العثور على ما يحتاجون إليه عندما يحتاجون إليه.
يُمكنك استخدام حلول برمجية مثل Tettra لإنشاء قاعدة المعرفة الداخلية لمكان عملك واستخدامها كمحور مركزي لجميع المعلومات ذات الصلة. تتيح لك هذه الأداة تنظيم المعلومات في فئات ومنح الإذن لأعضاء فريق مُعينين لتعديل مستندات معينة.
6. تقديم التقييمات وتلقيها
هناك دائمًا مجال للتحسين ، حتى في أفضل الفرق. بصفتك قائد فريق عن بُعد ، تقع على عاتقك مسؤولية ضمان عمل الجميع بكفاءة وتلقي التقييمات التي يحتاجون إليها لتحسين إمكانية تسلق سلم الشركة. يُمكنك القيام بذلك عن طريق إجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة على مكالمات الفيديو أو إرسال المُشرفين لنماذج تعليقات مكتوبة.
من المحتمل أن يكون لدى موظفيك أيضًا تعليقات قيّمة لك وللشركة. ومع ذلك ، قد لا يشعر معظمهم بالارتياح للتحدث في مكالمة فيديو أو كتابة بريد إلكتروني. يمكنك استخدام أداة مثل Officevibe لإدارة الفريق ولضمان سماع اقتراحات الجميع.
تُوفر هذه الأداة خيارات تقييم مجهولة ، لذلك حتى أعضاء الفريق الأكثر انطوائية يُمكنهم مشاركة أفكارهم الصادقة دون خوف. يمنحك هذا نظرة ثاقبة لما يحتاجه فريقك ويسمح لك باتخاذ الخطوات اللازمة لحملهم على الأداء في أفضل حالاتهم. تحقق من أفضل الأدوات لإدارة الأداء الضعيف أثناء العمل عن بُعد.
7. تشجيع التفاعلات الاجتماعية
يُمكن أن يُشعرك العمل من المنزل بالوحدة في بعض الأحيان ويُمكن أن يُؤثر على المشاركة والروح المعنوية سلبًا. مع عدم وجود مكتب فعلي أين يُمكنك أحيانًا الالتقاء بزميل وإجراء محادثة سريعة ، فمن الضروري إيجاد حلول افتراضية لتعزيز الشعور بالرفقة بين أعضاء فريقك.
يُمكنك بدء محادثات غير رسمية وافتراضية أين يُمكن لأعضاء الفريق المشاركة في محادثات عشوائية. قد تكون هذه دردشة جماعية أين يمكن للأشخاص مشاركة القصص المضحكة أو مناقشة الهوايات أو أي شيء لا علاقة له بالعمل. يُمكنك أيضًا التخطيط لاستراحات القهوة الافتراضية للحفاظ على تفاعل الأشخاص وتحفيزهم. قد تكون بمثابة مكالمة فيديو خاصة أين يمكن للجميع التسكع والضحك وممارسة الألعاب. تحقق من الأسباب التي تجعل العمل من المنزل مضرًا لك.
بناء ثقافة العمل عن بُعد أكثر إيجابية
يُعد إنشاء ثقافة عمل إيجابية أمرًا حيويًا لأي فريق عن بُعد للوصول إلى إمكاناته الكاملة. لتحقيق هذا الهدف ، تحتاج إلى تقييم نهج العمل عن بُعد وتحسينه باستمرار.
من خلال دمج النصائح المذكورة أعلاه وإيجاد طرق إبداعية لمساعدة فريقك عن بُعد على الشعور بالاتصال والتحفيز ، يُمكنك إنشاء ثقافة عمل فعَّالة من شأنها أن تُبرز أفضل ما في فريقك الإفتراضي وتضمن مُستقبلًا ناجحًا لشركتك. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل الأدوات المُتوفرة لتقييم الفريق على الويب.
