تنسيق المُستندات بسرعة واحترافية في Microsoft Word لتوفير الوقت

يُعد Microsoft Word تطبيق إنتاجية أساسي لإنشاء مُستندات احترافية، لكن تنسيق كل صفحة قد يستنزف وقتك إذا لم تكن على دراية بالاختصارات والميزات المُتاحة. باستخدام نصائح وتقنيات فعَّالة، يُمكنك تسريع عملية التنسيق مع الحفاظ على جودة عالية لمُستنداتك. تعرّف على أفضل الطرق لتوفير الوقت وجعل مستنداتك أكثر تنظيمًا وجاذبية بصريًا بسهولة.

1. استخدام اختصارات لوحة المفاتيح الأساسية

من خلال إبقاء أصابعك على المفاتيح، يُمكنك تطبيق تغييرات التنسيق بسرعة والحفاظ على تركيزك على الكتابة — لا مزيد من العبث بالماوس وتشتيت انتباهك بعيدًا عن تدفقك.

على سبيل المثال، لجعل النص غامقًا، ما عليك سوى الضغط على Ctrl + B. وبالمثل، للخط المائل، استخدم Ctrl + I، وللتسطير، اضغط على Ctrl + U. تُعد اختصارات التنسيق الأساسية هذه مجرد غيض من فيض عند توفير الوقت في Word.

يُمكنك محاذاة النص بسرعة إلى اليسار أو الوسط أو اليمين باستخدام Ctrl + L و Ctrl + E و Ctrl + R على التوالي. اضغط على Ctrl + 2 لمضاعفة المسافة بين السطور في المُستند، واضغط على Ctrl + 1 لمسافة واحدة. تجعل هذه الاختصارات من السهل تعديل تخطيط المستند.

للحصول على قائمة أكثر شمولاً للاختصارات المُوفرة للوقت في Word، راجع مقالتنا حول اختصارات Windows التي يجب أن يعرفها كل مُستخدم لـ Word.

2. استخدام نماذج Word

إذا كنت تقوم بإنشاء مُستندات مُماثلة بشكل مُتكرر، مثل التقارير أو الفواتير أو النشرات الإخبارية، فإنَّ استخدام نماذج Word يُمكن أن يُوفر لك الكثير من الوقت. تأتي نماذج Word مُهيأة مُسبقًا مع عناصر نائبة لمُحتواك، لذلك لست مُضطرًا إلى البدء من الصفر في كل مرة.

يُوفر Word مجموعة متنوعة من النماذج المُضمَّنة لأنواع المُستندات الشائعة، والتي يُمكن الوصول إليها عبر قائمة “مُستند جديد”. حدد النموذج الذي يُناسب احتياجاتك بشكل أفضل، وسيكون لديك مُستند مُصمم بشكل احترافي جاهز، والذي ستقوم بالطبع بملئه بمحتواك.

لمزيد من الخيارات، تحقق من مواقع الويب لتنزيل نماذج Microsoft Word. ستجد العديد من النماذج المجانية والمُميزة المُصممة لصناعات وأغراض مختلفة. استخدم هذه النماذج لإنشاء مُستندات مُذهلة بأقل جهد.

ولكن إذا كانت لديك مُتطلبات تنسيق مُحددة لا تُلبيها النماذج الموجودة، ففكر في إنشاء نموذج مخصص في Microsoft Word. من خلال حفظ النموذج الخاص بك بالأنماط المُفضلة لديك، يُمكنك إعادة استخدامه كلما احتجت إليه.

3. تنفيذ التنسيق المُتسق باستخدام الأنماط

يجب عليك دائمًا استخدام الأنماط في Word لتطبيق التنسيق المُتسق في جميع أنحاء المُستند. أولاً، يُمكنك تحديد أنماط للعناوين والفقرات والعناصر الأخرى؛ ثم يُمكنك الحصول على مظهر وشعور مُتماسكين دون تنسيق كل قسم يدويًا.

لتطبيق نمط، حدد النص واختر النمط المطلوب من معرض الأنماط في علامة التبويب الصفحة الرئيسية. إذا كنت بحاجة إلى تعديل نمط، فانقر بزر الماوس الأيمن فوقه وحدد تعديل لتخصيص الخط والحجم واللون والسمات الأخرى. ستقوم أي تغييرات بتحديث جميع حالات هذا النمط تلقائيًا في المُستند.

4. تخصيص شريط أدوات الوصول السريع

شريط أدوات الوصول السريع هو ميزة مُفيدة تتيح لك الاحتفاظ بأوامرك الأكثر استخدامًا بنقرة واحدة فقط. بشكل افتراضي، يتضمن الشريط أوامر أساسية مثل الحفظ والتراجع وإعادة التنفيذ، ولكن يُمكنك تخصيصه بسهولة ليشمل أدوات التنسيق التي تستخدمها.

لإضافة أمر إلى شريط الأدوات، انقر بزر الماوس الأيمن فوقه في الشريط وحدد إضافة إلى شريط أدوات الوصول السريع. بهذه الطريقة، يُمكنك إنشاء مجموعة مُخصصة من أساسيات التنسيق، مثل الأنماط المُفضلة لديك أو أداة رسم التنسيق أو خيارات محاذاة النص.

يُوفر لك الوقت من خلال التخلص من الحاجة إلى البحث في الشريط في كل مرة تُريد فيها تطبيق تنسيق معين.

5. التنقل باستخدام جزء التنقل

قد يكون التمرير عبر الصفحات للعثور على قسم معين أمرًا مُرهقًا عند العمل مع مستندات طويلة. يُعد جزء التنقل أداة قوية أخرى تُساعدك على التنقل بسرعة بين الأقسام.

للوصول إلى جزء التنقل، انتقل إلى علامة التبويب عرض وحدد المربع بجوار جزء التنقل. سيُؤدي هذا إلى فتح شريط جانبي يعرض قائمة بالعناوين في مستندك. انقر فوق أي عنوان للانتقال على الفور إلى هذا القسم.

تُعد لوحة التنقل مُفيدة بشكل خاص عندما تحتاج إلى إجراء تغييرات تنسيق على أجزاء مُعينة من المُستند. يُمكنك تطبيق تحديثات التنسيق بكفاءة دون الحاجة إلى التمرير المُكثف أو البحث اليدوي.

6. تكرار التنسيق باستخدام أداة نسخ التنسيق

أداة نسخ التنسيق هي أداة أنيقة تُتيح لك نسخ التنسيق بسرعة من جزء واحد من المستند وتطبيقه على جزء آخر. هذه الميزة توفر الكثير من الوقت عندما تحتاج إلى الحفاظ على تنسيق ثابت في جميع أنحاء مُحتواك.

لاستخدام أداة نسخ التنسيق، حدد النص الذي يحتوي على التنسيق الذي تُريد نسخه، وانقر فوق رمز أداة نسخ التنسيق في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”، ثم انقر واسحب فوق النص الذي تُريد تطبيق التنسيق عليه.

نصيحة: إذا كنت بحاجة إلى تطبيق نفس التنسيق على أقسام مُتعددة، فانقر نقرًا مزدوجًا فوق أيقونة أداة نسخ التنسيق . سيؤدي هذا إلى إبقاء الأداة نشطة حتى تضغط على Esc أو تنقر فوق الرمز مرة أخرى.

تلميح: استخدم Alt + Ctrl + C لنسخ تنسيق، و Alt + Ctrl + V للصق تنسيق. في حين أنَّ المؤشر لا يتغير إلى فرشاة رسم، يمكنك تحديد النص بشكل مُتكرر ولصق التنسيق في مناطق مُتعددة دون إعادة النسخ.

7. تخصيص ميزة التصحيح التلقائي

افتراضيًا، تعمل ميزة التصحيح التلقائي على إصلاح الأخطاء الإملائية والطباعية الشائعة تلقائيًا، ولكن يمكنك أيضًا استخدامها لإنشاء اختصارات مُخصصة للعبارات أو التنسيقات المُستخدمة بشكل متكرر.

لتخصيص التصحيح التلقائي، انتقل إلى ملف -> خيارات -> التدقيق -> خيارات التصحيح التلقائي. هنا، يُمكنك إضافة إدخالاتك الخاصة إلى القائمة. على سبيل المثال، يُمكنك إعداد “br” للتوسع تلقائيًا إلى “مع أطيب التحيات” أو “mh” ليصبح “اسم شركتي” بالخط والحجم المُفضلين لديك.

يُمكنك أيضًا العثور على ميزة التصحيح التلقائي للرياضيات في نفس القائمة. وهي مفيدة بشكل خاص لأولئك الذين يُدرجون بشكل مُتكرر معادلات أو رموزًا رياضية في مُستنداتهم.

افتراضيًا، يتعرف Word على مجموعة متنوعة من اختصارات الرياضيات، مثل كتابة “\pi” لإدراج رمز pi (π) أو “\sqrt” متبوعًا برقم لإنشاء رمز الجذر التربيعي (√).

8. إعادة استخدام المحتوى باستخدام الأجزاء السريعة

تُعد الأجزاء السريعة طريقة رائعة لتخزين وإعادة استخدام المحتوى المنسق. وتشمل هذه العناوين والتذييلات وصفحات الغلاف أو حتى أقسام المُستند بالكامل. من خلال حفظ هذه العناصر كأجزاء سريعة، يُمكنك إدراجها في أي مُستند ببضع نقرات فقط.

لإنشاء جزء سريع، حدد المُحتوى الذي تُريد حفظه وانتقل إلى إدراج -> الأجزاء السريعة -> حفظ التحديد إلى معرض الأجزاء السريعة. أعطِ كتلة البناء اسمًا واختر فئة وانقر فوق موافق. الآن، كلما احتجت إلى استخدام هذا المحتوى، ما عليك سوى الانتقال إلى إدراج -> الأجزاء السريعة وتحديده من المعرض.

تُعد صفحات الغلاف أيضًا مثالاً رائعًا لكيفية توفير الأجزاء السريعة للوقت. بدلاً من إنشاء صفحة غلاف جديدة من الصفر لكل مُستند، يُمكنك إنشاء صفحة غلاف مُخصصة مرة واحدة وحفظها كجزء سريع وإدراجها بسرعة في أي مُستند عند الحاجة إليها.

9. تعديل التنسيق باستخدام جزء “إظهار التنسيق”

يعرض جزء “إظهار التنسيق” كافة تفاصيل التنسيق للنص المُحدد، بما في ذلك الخط والحجم والنمط وإعدادات الفقرة.

للوصول إلى جزء “إظهار التنسيق”، اضغط على Shift + F1. سيظهر الجزء على الجانب الأيمن من الشاشة، ويُوفر تفصيلاً للتنسيق المطبق على النص المُحدد.

بالإضافة إلى ذلك، يُتيح لك جزء “إظهار التنسيق” تعديل التنسيق مباشرةً من الجزء نفسه. يُمكنك النقر فوق عنصر التنسيق الذي تُريد تغييره، مثل الخط أو تباعد الفقرات، وإجراء التعديلات المطلوبة.

يُمكن أن يُوفر لك القيام بذلك الوقت من خلال التخلص من الحاجة إلى التنقل عبر قوائم مُتعددة وحوارات لتعديل التنسيق.

الآن بعد أن تعرفت على هذه النصائح المُوفِّرة للوقت، يُمكنك إنشاء مُستندات احترافية ومنسقة جيدًا في جزء بسيط من الوقت. لمزيد من الطرق لتحسين تجربة Word، راجع مقالتنا حول كيفية جعل الجدول في أي مُستند Word قابلاً للإدارة.