سواءٌ كان من أجل اجتماع فريق أو مكالمة عميل ، أصبحت اجتماعات Zoom جزءًا أساسيًا من حياة كل عامل عن بُعد. ومع ذلك ، ينسى معظم المُشاركين المُناقشة التي تم التطرق إليها بعد انتهاء الاجتماع. عدم تذكر النقاط البارزة في الاجتماع يُمكن أن يجعلك غير فعَّال ، مما قد يُؤدي إلى عدم الإنتاجية. لذا ، كيف يُمكنك البقاء على اطلاع دائم بجميع تفاصيل اجتماعاتك عبر الإنترنت؟
عليك التعرف على ملاحظات الاجتماع. على الرغم من أنَّ هذا ليس مفهومًا جديدًا ، إلا أنَّ العديد من الأشخاص ليس لديهم نظام تدوين الملاحظات المُناسب لمساعدتهم على مواكبة مكالماتهم. ولكن كيف تدون الملاحظات أثناء اجتماعات Zoom؟ هيا نكتشف. تحقق من أفضل التطبيقات التي يُمكنك استخدامها لكتابة ملخصات اجتماعات فعّالة.
مقارنة بين ملاحظات ومحاضر الإجتماع: ما الفرق؟
في معظم الأحيان ، يستخدم الأشخاص ملاحظات ومحاضر الاجتماعات بالتبادل. ومع ذلك ، فهذه المفاهيم ليست هي نفسها ، ويُمكن أن يساعد فهم الاختلافات بينها في زيادة كفاءتك.
الملاحظات والمحاضر عبارة عن إجراءات يتم فيها تسجيل النقاط الأساسية التي تمت مناقشتها في الاجتماع ، ولكنها تهدف إلى أشياء مُختلفة. ملاحظات الاجتماع هي معلومات مُختصرة حول الأفكار والخطط والأهداف والإجراءات والمواعيد النهائية المذكورة في الاجتماع. يُمكنك تعديل المحتوى حسب غرضك ونيتك.
من ناحية أخرى ، فإنَّ محاضر الاجتماعات هي تفاصيل رسمية يُمكن أن تكون بمثابة توثيق قانوني للاجتماع ، يُمكن للمدقق والمحاكم الاطلاع عليها. بشكل أساسي ، يلتقط المحضر معلومات مثل المشاركين في الاجتماع والغائبين والموضوعات التي تمت مناقشتها ووقت بدء الاجتماع ونهايته والقرارات النهائية التي تم اتخاذها والمزيد. يتم تتبع الدقائق بنية مُعينة ، على عكس الملاحظات التي يُمكن تغييرها. يُمكن من خلال كتابة محضر اجتماع ضمان توثيق كل حدث ، فيُمكن مشاركة هذا المحضر مع بقية الأعضاء الذين لم يقدروا على المشاركة ، فتكون لديهم متابعة بما حدث بالضبط.
تختلف كتابة محضر اجتماع عن كتابة ملاحظات الاجتماع ، فالأولى تركّز على تفصيل ما حدث بالضبط في الاجتماع، أمّا الثانية فهي تكتفي فقط بالتأكيد على بعض النقاط الرئيسة. بالطبع وجود كليهما مُهم ، حيث أنَّ الاحتفاظ بمحضر الاجتماع ضروري للتأكيد على التفاصيل ، أمّا ملاحظات الاجتماع فهي تذكير بأهم النقاط المُتفق عليها والخطوات التي يجب العمل عليها سريعًا. تحقق من كيفية إجراء اجتماع تحضيري ناجح لمشروع ما.
كيفية تدوين الملاحظات في اجتماع Zoom
إلى جانب الاستخدام الشخصي ، يُمكن أيضًا أن تكون ملاحظات الاجتماع بمثابة مورد يستخدمه زملاؤك ، خاصةً إذا كنت على استعداد لمشاركة مُلاحظاتك. نظرًا لأنَّ لديهم جميع المعلومات الحيوية التي تمت مناقشتها في الاجتماع ، يمكن أن يساعد ذلك في زيادة إنتاجية فريقك.
ومع ذلك ، يجب أن يكون لملاحظات الاجتماع هيكل. وإلا فلن يفهمها أحد. إليك كيفية تدوين ملاحظات الاجتماع كالمُحترفين:
1. تعرف على أساسيات تدوين الملاحظات
عند تدوين الملاحظات ، هناك العديد من الموضوعات التي يجب عليك تغطيتها. فيما يلي الأشياء التي يجب عليك تضمينها:
الاجتماع المسبق: قبل بدء الاجتماع ، اكتب التفاصيل المُتاحة لك بالفعل حتى لا تضيع أي وقت. والتي هي:
- التاريخ والوقت: سيُساعدك هذا في تنظيم ملاحظاتك وفرزها جيدًا.
- الحضور ونوع الاجتماع: هل هو مكالمة مرئية مع العميل أم اجتماع فريق؟ من حضره؟
- جدول الأعمال: مُلخص لما يدور حوله الاجتماع.
- الأفكار: هل لديك أي شيء تود مشاركته أثناء الاجتماع؟ اكتبها حتى لا تنساها.
أثناء الاجتماع: بمجرد بدء الاجتماع ، يُمكنك تركيز تدوين الملاحظات على الأشياء المُهمة التي تم ذكرها أثناء الاجتماع ، مثل:
- بنود العمل: إذا كانت هناك أي خطط تمت مناقشتها أثناء الاجتماع ، فقم بتدوينها. قدم التفاصيل المذكورة ، مثل الأشخاص المعنيين ، والتعيين والمسؤوليات ، والجدول الزمني ، وتاريخ الاستحقاق.
- الحقائق: أي حقائق مُهمة تم ذكرها خلال الاجتماع.
- سؤال وجواب: سجل الأسئلة المطروحة في الاجتماع وإجاباتها ، حتى تتمكن من الرجوع إليها إذا احتجت إلى ذلك.
2. لا تُسجل كل شيء تسمعه
لا يتعلق تدوين الملاحظات بالتقاط كل ما هو مذكور خلال اجتماع Zoom. تدوين الاجتماع بأكمله هو نهج المدرسة القديمة ؛ المُحترف لا يفعل ذلك بعد الآن. إذا جربت الطريقة القديمة ، فستفشل على الأرجح. هذا لأنَّ العملية برمتها تستغرق وقتًا طويلاً وتهزم الغرض الرئيسي من تدوين الملاحظات. سيؤدي أيضًا إلى إرباكك أو إرباك من سيقرأها ، حيث سيحتوي على معلومات زائدة عن الحاجة وغير ضرورية.
بدلاً من ذلك ، قم بتسجيل الكلمات الأساسية وعناصر العمل فقط. في الأساس ، يُمكنك الحصول على الكلمات الرئيسية وإنشاء مُلخص للنقاط وأي شيء يجب القيام به معها. يُمكنك إلقاء نظرة على أساسيات تدوين الملاحظات لجعل ملاحظاتك موجزة وسهلة الفهم.
3. إنشاء نموذج
لتسريع عملية تدوين الملاحظات بالكامل ، تحتاج إلى إنشاء نموذج. هذا يُوفر لك الوقت في التفكير في أي التفاصيل تذهب إلى أين. في الوقت نفسه ، لا تحتاج إلى قضاء المزيد من الوقت في تعديله بعد الاجتماع حيث تم تنسيقه بالفعل.
يُمكنك إنشاء نموذج يُناسب احتياجاتك ، أو يمكنك أيضًا اتباع استراتيجيات مختلفة لتدوين الملاحظات. على سبيل المثال ، يُمكنك تجربة طريقة الأرباع وتقسيم ملاحظاتك إلى أربعة أقسام: الأسئلة ، والمهام ، والمُخصصة ، والملاحظات. إذا كنت شخصًا يُحب البيانات المرئية ، يُمكن أن تكون الخريطة الذهنية نموذجًا مثاليًا.
بصرف النظر عن الاستراتيجيات ، يُمكنك أيضًا استخدام تطبيقات تدوين الملاحظات لتسهيل تنظيم كل شيء. تحتوي بعض التطبيقات بالفعل على نموذج جاهز لتستخدمه ، لذلك لا داعي للتفكير في إنشاء نموذج أو العثور عليه.
4. تحديد هدفك
إذا كنت تُريد أن تكون ناجحًا في كتابة ملاحظات اجتماع Zoom ، فإنَّ أهم شيء تحتاج إلى مراعاته هو هدفك. اسأل نفسك: لماذا تكتب الملاحظات؟ هل ترغب في استخدامها لتكون فعالاً وتتقدم في حياتك المهنية؟ هل تكتب ملاحظات كجزء من وظيفتك؟ هل تُريد مشاركتها؟ هل تفعلها لتكون أكثر تنظيما؟ في ماذا تُريد الإستفادة منها؟
يُتيح لك تحديد هدف تدوين الملاحظات أن تكون أكثر حماسًا للقيام بذلك بشكل أفضل. إذا كنت تعرف ما تُريد تحقيقه ، فإنَّ كتابة ملاحظات الاجتماع تُصبح نزهة في الحديقة ، أين سيكون لديك فهم أوضح للنتيجة المرجوة. تذكر ، يجب أن تُساعدك ملاحظات الاجتماع على أن تُصبح أفضل في حياتك المهنية. هذا ليس مجرد شيء تفعله ؛ يُمكن أن يُساعدك بشكل كبير على التقدم وتصبح أكثر فاعلية في العمل. تحقق من أفضل تطبيقات التواصل الاجتماعي للمسافرين لتحسين رحلتك القادمة.
هل من العملي تدوين الملاحظات دائمًا أثناء اجتماعات Zoom؟
ليس عليك دائمًا تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات. ومع ذلك ، عليك أن تتعلم كيفية تقييم أهمية كل مكالمة تُجريها. على سبيل المثال ، إذا كانت مجرد مكالمة جانبية ولم يتم ذكر تفاصيل مهمة ، فيُمكنك تخطي الملاحظات والتركيز على المكالمة نفسها.
ومع ذلك ، فإنَّ تدوين الملاحظات هو مهارة أساسية يجب أن تتعلمها لتطوير حياتك المهنية. بالإضافة إلى المساعدة في الكفاءة ، يمكن أن يؤدي القيام بذلك إلى استبقاء أفضل ، مما يُمكن أن يحسن ذاكرتك. كما أنه يبني المساءلة ويُعزز أداء زملائك في الفريق ، مما يسمح لهم بأن يصبحوا أكثر وعياً بما يفترض بهم القيام به. أخيرًا ، إنه يُعطي التوجيه ، حتى تعرف أين تُركز انتباهك. يُمكنك الإطلاع الآن على هل Zoom آمن للاستخدام؟ معظم قضايا الخصوصية للنظر فيها.
