كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل

تخيل معي هذا السيناريو: في صباح يوم الثلاثاء. لقد قُمت بالتخطيط بشكل ذهني لجميع مهامك اليومية ، وأنت مُتحمس لتحقيق أهدافك. لكن بحلول منتصف النهار ، ستجد أنك نسيت نصف الأشياء التي كان من المُفترض أن تفعلها ، مما يجعلك تشعر بالإحباط.

إنه سيناريو نعرفه جميعًا جيدًا ودائمًا ما نعمل على تكراره. غالبًا ما يعني الحصول على وظيفة وجود الكثير من المهام لإنجازها في يوم واحد. ومحاولة تذكر كل هذه المهام يُمكن أن تكون مُهمة في حد ذاتها. تحقق من كيف تتعامل مع وظيفة جديدة لا تُحبها.

كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل - العمل والوظيفة مقالات

إذا كان لديك ميل إلى نسيان القيام بالعديد من الأشياء في العمل ، فيُمكنك تغيير ذلك. ستُقدم لك هذه المقالة بعض النصائح المُفيدة لمساعدتك على التوقف عن نسيان الأشياء في العمل ، حتى تشعر بإنجاز أكبر بحلول نهاية اليوم. إليك كيفية البقاء مُطلعًا على ما عليك القيام به.

1. استخدام قوائم التحقق

كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل - العمل والوظيفة مقالات

يجب عليك التفكير في إنشاء قوائم مرجعية للمهام المُتكررة والمهام لمرة واحدة. بالنسبة للمهام المُتكررة ، يُمكنك استخدام تطبيق يُتيح لك التحقق من العناصر وإلغاء تحديدها لتجنب الحاجة إلى إعادة إنشاء القائمة في كل مرة.

للمهام لمرة واحدة ، أنشئ قائمة مكتوبة بخط اليد واحتفظ بها في مكان مرئي يسهل الوصول إليه على مكتبك. حاول استخدام مفكرة واحدة وتخلص من أي صفحات بها ملاحظات أكملتها. تحقق من كيفية تحسين قائمة المهام الخاصة بك لتكون أكثر كفاءة.

2. إنشاء قائمة المهام لليوم التالي

كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل - العمل والوظيفة مقالات

قوائم المهام ليست بالأمر الجديد ، ولكن عامل تغيير قواعد اللعبة يقوم بإنشاء قائمة المهام التي يجب القيام بها في اليوم السابق ليوم عملك. في المساء ، عندما تكون مُسترخيًا ومُسترخيًا ذهنيًا ، فكِّر فيما عليك إنجازه في اليوم التالي وقم بتدوينه.

نصيحة إضافية: قم بإنشاء قائمة “الخمسة الكبار” بأهدافك أو مهامك الخمسة الأوائل لليوم التالي. قم بتمييز هذه المهام أو فصلها عن بقية قائمتك ، فهذه هي العناصر التي ستُعطيها الأولوية. حتى إذا ظهر شيء ما ، فستعرف أنَّ عليك عدم السماح له بالتدخل في المهام الموجودة في تلك القائمة.

3. تأكيد قائمة المهام

كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل - العمل والوظيفة مقالات

قبل أن تبدأ العمل ، راجع القائمة التي أعدتها في الليلة السابقة لتحديث عقلك بشأن ما ستعمل عليه خلال النهار.

وإذا أضفت المزيد من المهام إلى لوحتك أثناء اليوم ، فاسأل نفسك ما إذا كانت المهام الجديدة أكثر أهمية من أي من العناصر الموجودة في قائمة “الخمسة الكبار”. إذا كان الأمر كذلك ، فاستبدل هذه العناصر بالمهام الجديدة. ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فما عليك سوى إضافتها إلى أسفل القائمة ، ويُمكنك الوصول إليها لاحقًا إذا كان هناك مُتسع من الوقت أو يُمكن إضافتها إلى القائمة التالية. تحقق من بدائل Wunderlist: أفضل تطبيقات قائمة المهام لنظام Android.

4. استخدام التصنيفات (أو أي نظام وضع علامات آخر) لمتابعة رسائل البريد الإلكتروني المُهمة

كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل - العمل والوظيفة مقالات

يُعد وضع علامات على رسائل البريد الإلكتروني المُهمة باستخدام التصنيفات أو الفئات طريقة ذكية لتتبع تقدم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. إذا كنت قادرًا على إضافة علامات مُتعددة إلى بريد إلكتروني واحد ، فيُمكنك وضع علامة على الرسائل الإلكترونية وفقًا لأولويتها والتقدم والمشاريع والفرق التي تنتمي إليها.

على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل على مهمة لـ “Project X” ، فيُمكنك إضافة أربع علامات إلى رسالة بريد إلكتروني تتعلق بهذه المهمة: ستكون التسمية الأولى للمشروع. التسمية الثانية ستكون للفريق الذي من أجله المشروع. ستُشير الثالثة إلى مدى أهمية البريد الإلكتروني ، وستُظهر التسمية الرابعة أنها قيد التقدم. تحقق من أفضل الإضافات في Gmail لإدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أفضل.

5. أتمتة ما تستطيع

كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل - العمل والوظيفة مقالات

يجب عليك مُحاولة الإستفادة بأقصى قدر من التكنولوجيا المُتوفرة لمساعدتك في إنجاز المهام في الوقت المُحدد. على سبيل المثال ، يُمكنك جدولة رسائل البريد الإلكتروني على Outlook ، بحيث يمكن إرسالها لاحقًا. إذا كنت مُشرفًا على شبكات التواصل الاجتماعي ، فقم بجدولة جميع منشوراتك على أحد التطبيقات.

تعمل أتمتة المهام على التخلص من الضغط عليك لتتذكر القيام بالأشياء في الوقت المُحدد ، خاصةً إذا كان لديك مهام مُتعددة حساسة للوقت لإكمالها.

6. تفويض ما تستطيع

كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل - العمل والوظيفة مقالات

لا يجب أن تفعل كل شيء بنفسك إذا لم تكن مُضطرًا لذلك. زملائك موجودون لمساعدتك في الوصول إلى الهدف المُشترك. استفد من نقاط قوة وقدرات أعضاء فريقك للمساعدة في تخفيف العبء عن طريق تفويض مهام مُعينة.

فقط تأكد من التواصل مع أعضاء فريقك في وقت مُبكر لتوحيد أولوياتك لليوم وقياس ما إذا كان بإمكانهم مُساعدتك.

7. إعداد تذكيرات على هاتفك أو الكمبيوتر المحمول

كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل - العمل والوظيفة مقالات

يُعد تطبيق التذكيرات أداة لا تُقدر بثمن لأي شخص ينسى أو دائمًا ما يكون مشغول. استخدمه كخطوة إضافية بالإضافة إلى قائمة المهام التي أعددتها. إذا كنت تُريد تجنب تنزيل تطبيقات أكثر مما لديك بالفعل ، فاستخدم التطبيقات التي يأتي معها جهازك.

طالما أنَّ التطبيق الذي تستخدمه يسمح لك بإعداد التذكيرات مرة واحدة ، يوميًا أو أسبوعيًا — وفقًا لاحتياجاتك. تأكد من ضبط المُنبه لتشغيل مع التذكير ، حتى لا يفوتك. وإذا كنت في عجلة من أمرك ، فاستخدم ميزة الأوامر الصوتية بهاتفك لتعيين تذكير في غضون ثوانٍ. تحقق من أفضل التطبيقات التي يُمكنك استخدامها لتحديد أولويات المهام في العمل.

8. استخدام تطبيق تتبع العادات

كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل - العمل والوظيفة مقالات

للمهام المُتكررة ، استخدم تطبيق تتبع العادات. تُساعد تطبيقات تتبع العادات على إبقائك مسؤولاً. فهي الأفضل للأولويات اليومية والأسبوعية. Habitica ، على سبيل المثال ، لديه هدف يجب تحقيقه لـ “تم العمل على أهم مُهمة اليوم”.

تتضمن الأمثلة على المهام التي يُمكنك إضافتها كل من: مُتابعة أسبوعية للفريق ، والتحقق من رسائل البريد الإلكتروني كل صباح ، وحتى قضاء بعض الوقت لتناول الغداء. في حين أنَّ هذه قد تبدو وكأنها أشياء بسيطة يجب تذكرها ، فمن السهل أن تنسى القيام بها عندما تترقب موعدًا نهائيًا. تحقق من أفضل الطرق لزيادة الإنتاجية باستخدام الهاتف الذكي.

تنزيل: Habitica لنظام iOS | Google Play (مجانًا)

9. إعداد المُساعدات البصرية

كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل - العمل والوظيفة مقالات

من الصعب أن تنسى أن تفعل شيئًا عندما يكون لديك ملاحظات لاصقة مُميزة من حولك. هذا هو السبب في أنَّ الملاحظات اللاصقة الملونة هي طريقة رائعة للاحتفاظ بالمهام المُهمة في الاعتبار.

قم بلصقها على الكمبيوتر المحمول أو التقويم. رتبها حسب الأهمية ، واستخدم دائمًا نفس الألوان لنفس المشاريع. يُمكنك حتى الانتقال إلى الرقمية باستخدام تطبيق الملاحظات Post-it® لتجنب ازدحام مكتبك بمجموعة من الأوراق.

تنزيل: Post-it® لـ App Store | Google Play (مجانًا)

10. توقف عن تعدد المهام!

كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل - العمل والوظيفة مقالات

كم مرة حاولت أن تفعل الكثير من الأمور في وقت واحد ، فقط لتنسى إكمال المُهمة؟ ركز على إكمال مهمة واحدة ، ثم انتقل إلى المهمة التالية. ابدأ بأهم أولوياتك أولاً ، ثم انتقل إلى المهام الأقل أهمية.

يضمن ذلك إكمال أهم مهامك ، حتى إذا نفد الوقت أو تشتت انتباهك باجتماعات اللحظة الأخيرة والمكالمات غير المجدولة. تحقق من كيف تُعزِّز إنتاجيتك باستخدام معايير الأهداف الذكية (S.M.A.R.T).

11. اجعل عقلك مُركزًا

كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل - العمل والوظيفة مقالات

امنح خلايا عقلك دفعة في منتصف النهار بلعبة سريعة لتجنب الإرهاق الذهني. جرب الألعاب المُستندة إلى المُتصفح عن طريق فتح علامة تبويب جديدة واللعب — مثل Wordle ، لعبة الألغاز التي تجعلك تُخمن كلمة مختلفة كل يوم.

وإذا لم يكن لديك وقت كافٍ ، فيُمكنك لعب I/O Pinball ، لعبة الكرة والدبابيس المخصصة من Google والتي تُعد دورة منعشة في لعبة مفضلة في مرحلة الطفولة. تحقق من أفضل التطبيقات البديلة لـ Wordle على الـ iPhone.

12. خذ استراحة

كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل - العمل والوظيفة مقالات

يجب عليك التفكير بجدية في أخذ فترات راحة لتصفية ذهنك والاسترخاء. اغتنم هذه الفرصة لإعادة التحقق من قائمة المهام الخاصة بك لتحديد المهام المُتبقية لك لإكمالها.

يُساعدك أخذ الوقت للقيام بذلك في حالة استرخاء على تذكر الأشياء بشكل أفضل ، على عكس عندما تكون تحت ضغط في مكتبك.

13. ضبط المُنبهات

كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل - العمل والوظيفة مقالات

قم بتعيين مُنبهات لمرة واحدة أو مُتكررة لتذكير نفسك بأخذ قسط من الراحة أو إجراء مكالمة أو حضور اجتماع. فقط تأكد من ضبط المنبه على الانطلاق قبل دقائق قليلة من الموعد المتوقع للمهمة ، حتى تتمكن من الاستعداد للحضور إليها.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك اجتماع قادم ، فيُمكنك ضبط المنبه عند 15 دقيقة قبل الاجتماع ، حتى تتمكن من إنهاء كل ما كنت مشغولاً به في ذلك الوقت. سيمنعك ذلك من الشعور بالقلق عندما يحين وقت حضور الاجتماع. تحقق من مجموعة من الطرق لأخذ قسط من الراحة أثناء ما يبدو أنك مُركز في العمل.

كن استباقيًا للتوقف عن نسيان الأشياء في العمل

المفتاح لتذكر المهام التي عليك القيام بها هو أن تكون استباقيًا. إنَّ قضاء الوقت في الاستعداد ليومك يحدث فرقًا كبيرًا.

سواء كنت تقوم بتجميع قائمة مهام أو جدولة بريد إلكتروني أو ضبط مُنبه ، فإنَّ قضاء بضع دقائق للتنظيم سيُساعدك على التحكم في يومك. وهذا بدوره سيساعدك على التوقف عن نسيان الأشياء في العمل. يُمكنك الإطلاع الآن على كيفية ضبط المنبهات والمؤقتات في Windows 10.

المصدر
زر الذهاب إلى الأعلى