كيفية تبسيط وتنظيف فوضى التخزين السحابي

بفضل الراحة التي يُوفرها التخزين السحابي ، من السهل تجميع جميع ملفاتك فيه دون تفكير ثانٍ. ولكن بعد فترة من الإستخدام ، سيُصبح حساب Google Drive أو Dropbox أو OneDrive أو أي حساب تخزين سحابي آخر تُفضل إستخدامه في حالة من الفوضى بدون استراتيجية تنظيمية.

إذا كنت بحاجة إلى جلب مفهوم التنظيم إلى حساب التخزين السحابي لديك وتبسيط الإعداد ، فإليك دليل للتحكم في كل ذلك. تحقق من خدمات التخزين السحابي الأكثر أمانًا.

كيفية تبسيط وتنظيف فوضى التخزين السحابي - شروحات

1. حذف الملفات الكبيرة وغير الضرورية

قبل أن تبدأ في نقل الملفات ، من الأفضل التخلص من أي ملفات لم تعد بحاجة إليها. حيث أنَّ الخطوة الأولى في الحفاظ على نظافة التخزين السحابي تتمثل في إبعاد الملفات التي لم تعد تنتمي إلى قائمة احتياجاتك.

إذا احتفظت بجميع ملفاتك السحابية مُتزامنة مع جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فإنَّ الطريقة السهلة للعثور على أكبر الملفات بالداخل هي باستخدام مدير المساحة التخزينية على سطح المكتب. على Windows ، يُعد TreeSize Free خيارًا رائعًا. إذا كنت تستخدم الـ Mac ، فإنَّ OmniDiskSweeper يُعد خيارًا مجانيًا قويًا.

كيفية تبسيط وتنظيف فوضى التخزين السحابي - شروحات

باستخدام أحد هذه التطبيقات ، حدد مجلد التخزين السحابي الخاص بك ، وسيقوم بفرز ملفاتك من الأكبر إلى الأصغر. إذا صادفت أي مقاطع فيديو قديمة لا تحتاج إلى مزامنتها بعد الآن ، أو ملفات تم تنزيلها لم تكن تدرك أنها موجودة في السحابة ، فاحذفها أو انقلها من التخزين السحابي بالشكل المُناسب.

إذا لم تحتفظ بجميع ملفاتك السحابية متزامنة مع سطح المكتب ، فإنَّ معظم أدوات التخزين السحابي تُتيح لك الترتيب حسب الحجم في تطبيقات الويب الخاصة بها. هناك خيار آخر وهو استخدام أدواتها لإظهار كيفية استخدامك للتخزين ، والذي عادةً ما يُبرز الملفات الكبيرة.

في خطوة لاحقة ، قد تُصادف المزيد من الملفات غير الضرورية التي فاتتك سابقًا أثناء هذه العملية. هذا جيد ؛ بمجرد التخلص من الفاكهة الكبيرة ، يُمكنك الانتقال إلى خطة جديدة لإدارة التخزين السحابي.

2. تحديد الملفات التي يتم تخزينها في أي خدمة

إذا لم تكن بحاجة إلى الاحتفاظ بالكثير من الملفات في التخزين السحابي ، أو إذا كنت تدفع مقابل خطة تمت ترقيتها مع خدمتك المُفضلة ، فمن المحتمل أن تلتزم بخدمة تخزين سحابية واحدة. في هذه الحالات ، يُمكنك تخطي هذه الخطوة.

  كيفية رقمنة الملاحظات والأفكار المكتوبة بخط اليد بسهولة

خلافًا لذلك ، يجب أن تُفكر بعد ذلك في تنظيم ملفاتك عبر العديد من الخدمات. من خلال الاشتراك في العديد من خدمات التخزين السحابية المجانية ، لن تحصل على مساحة أكبر فحسب ، بل ستحصل أيضًا على طريقة سهلة لتقسيم الملفات حسب النوع. على سبيل المثال ، قد تُقرر الاحتفاظ بالصور في OneDrive والمستندات في Dropbox ومقاطع الفيديو في Google Drive.

لا يُمثل تثبيت تطبيقات مُتعددة لإدارة هذه الملفات مصدر إزعاج كبير ، وستعرف المكان الذي تبحث فيه حسب ما تحتاج إليه. يُساعد هذا أيضًا في منع المحتوى الخاص بك المحفوظ في أي خدمة واحدة من أن يصبح مربكًا.

نحن نركز على نصائح تنظيمية عامة في هذا الدليل ، لكننا غطينا أيضًا كيفية تنظيم Google Drive إذا كنت تبحث عن مساعدة أكثر تحديدًا.

3. حدد مسح بنية المجلد

على غرار ما يحدث عندما تُدير ملفات الكمبيوتر ، فإنَّ إنشاء نظام مُخصص من المجلدات يتناسب مع سير عملك يُعد خطوة حاسمة في عملية تنظيف التخزين السحابي. بفضل وظائف البحث القوية ، يُمكنك البحث عما تحتاجه في كل مرة والتخلي عن التنظيم المُناسب. ولكن من أجل استمرار راحة البال في التخزين السحابي ، تكون المجلدات أفضل بكثير.

للتوصل إلى أفضل نهج يُناسبك ، فكر في الطريقة التي تميل بها للبحث عن الملفات ، وقم ببناء مجلداتك لتتبع تقدمًا طبيعيًا حول ذلك.

كيفية تبسيط وتنظيف فوضى التخزين السحابي - شروحات

إليك بعض الأفكار لجعل العملية أكثر سلاسة:

  • إذا كنت طالبًا ، فأنشئ مجلدًا لكل عام دراسي ، وداخلها مجلد جديد لكل فصل دراسي. يمكن بعد ذلك أن يحتوي كل مجلد فصل دراسي على مجلد لكل منهج دراسي.
  • إذا كنت تحتفظ بأنواع مُتعددة من الملفات في خدمة سحابية واحدة ، فابدأ بالمجلدات الرئيسية لكل نوع من أنواع الملفات (الفيديو والصور والمستندات والصوت). داخل هذه المجلدات ، قم بإنشاء مجلدات فرعية فريدة لكل منها. يُمكنك تنظيم الصوت حسب الفنان والفيديو حسب الطول والصور حسب الموضوع والمُستندات حسب التاريخ ، على سبيل المثال.
  • يعد التنظيم حسب التاريخ والوقت طريقة فعَّالة إذا لم يكن هناك أي شيء آخر يُناسبك. أنشئ مجلدًا لكل سنة ، ثم مجلدات فرعية لأشهر. للترتيب الصحيح ، استخدم التنسيق YYYY-MM-DD.
  كيفية تغيير الخلفية أثناء مكالمة الفيديو في Microsoft Teams

يُمكنك تعديل إعداد مجلدك لاحقًا ، ولكن من المُهم أن تُقرر شيئًا الآن حتى تعرف مكان وضع ملفاتك فيه في الخطوة التالية. راجع دليلنا حول استخدام فئات المجلدات والتصنيفات بكفاءة للحصول على مزيد من الإرشادات.

تلميحات عند إنشاء المجلدات

اختيار العدد الصحيح من المجلدات هو لعبة موازنة. لا تريد أن يكون لديك مجلدات كثيرة جدًا بها ملفات قليلة ، ولكنك أيضًا لا تريد أن يكون لديك عدد صغير من المجلدات مع تحميل الكثير من الملفات في كل منها. لا تريد أيضًا أن تنتقل المجلدات إلى عمق عشرات المستويات ، لأنه من السهل أن تضيع في هذه الحالات.

هذا شيء آخر ربما تحتاج إلى تعديله بمرور الوقت. يجب أن يصبح التوازن أكثر وضوحًا بمجرد نقل بياناتك إليها. قم بتغيير الهيكل إذا كان هناك شيء لا يبدو أنه يعمل.

من المُفيد إنشاء مجلد يُسمى قديم داخل أي دليل قد ترغب في أرشفة البيانات فيه. أي شيء يتم وضعه في هذا المجلد يظل متاحًا ، لكنه لا يؤدي إلى تشويش العرض الرئيسي.

للضبط حسب الأولوية ، يُمكنك إضافة شرطة سفلية (_) قبل اسم المجلد لوضعه في أعلى ترتيب ABC ، ​​أو وضع الحرف “z” في مقدمة اسمه لفرضه على الجزء السفلي من القائمة.

4. نقل الملفات إلى المجلدات الصحيحة وإعادة تسميتها

الآن يأتي الجزء الذي يستغرق وقتًا طويلاً: استعراض ملفاتك السحابية الحالية واختيار مكان وضعها. في هذه الخطوة ، قم بتمشيط كل شيء في التخزين السحابي الخاص بك وانقل كل عنصر إلى مكانه الجديد المُناسب. إذا لم تكن متأكدًا من شيء ما ، فأنشئ مجلد “مُعلق” من أجل أن تتمكن من الأخذ القرار المُناسب لاحقًا. لا تتردد في حذف أي شيء فاتك في الخطوة السابقة.

يُعد هذا أيضًا وقتًا جيدًا للتأكد من أنَّ ملفاتك لها أسماء واضحة. تأكد من أن الملفات تحتوي على كلمات قد تستخدمها للبحث عنها ، وقم بتغيير أي أسماء افتراضية. لن تظهر الأسماء العامة مثل IMG-8275 في البحث ، ولن تعني لك شيئًا أثناء التمرير عبر ملفاتك. إنَّ قضاء بعض الوقت في تغيير هذا الاسم إلى شيء مثل حفل التخرج 2017 يستحق كل هذا العناء.

بالنسبة للملفات التي تُريد فرزها بشكل نظيف داخل مجلد ، ضع في اعتبارك اصطلاح التسمية الخاص بها كما فعلت مع المجلدات. على سبيل المثال ، تنسيق ## الفنان — المسار يعمل جيدًا للموسيقى.

  كيفية عمل المعالج ومعالجته للبيانات بالتفصيل

إذا كان لديك مئات أو آلاف الملفات ، فقد يستغرق ذلك بعض الوقت ، لذلك لا تخف من نشرها على مدار أيام قليلة. تقق من كيفية تدوين الملاحظات أثناء اجتماعات Zoom مثل المحترفين.

5. تمييز أو إضافة اختصارات إلى المجلدات

من المحتمل أنك تعمل بانتظام مع عدد صغير من المجلدات. لإنقاذ نفسك من الاضطرار إلى الانتقال إليها في كل مرة ، يُمكنك تمييزها بنجمة أو إنشاء اختصار للوصول السريع.

كيفية تبسيط وتنظيف فوضى التخزين السحابي - شروحات

إذا كنت تعمل في التخزين السحابي من خلال موقع الويب أو التطبيقات ، فإنَّ تمييز الملفات والمجلدات بنجمة يسمح لك بمشاهدة أهم معلوماتك في مكان واحد. نظرًا لأن هذه لا تُترجم إلى مساحة تخزين الكمبيوتر عند مزامنة الملفات ، يجب عليك بدلاً من ذلك إنشاء رابط سريع لها على الشريط الجانبي في مُستكشف الملفات أو Finder.

باستخدام هذا النظام ، يستغرق الأمر بضع نقرات للوصول إلى المجلدات التي تستخدمها طوال الوقت ، بينما يتم تنظيم كل شيء آخر بشكل منطقي عندما تحتاج إليه. تحقق من لم تعد Google Drive تستضيف الملفات في أماكن مُتعددة: إليك ما يجب فعله.

التزم بخطة التنظيم للنجاح

تهانينا على تنظيم فوضى التخزين السحابي! قد تكون هذه مُهمة شاقة إذا كان لديك سنوات من الملفات التي تم إنشاؤها ، ولكن عملك لا ينتهي عند إكمال التبسيط الأولي.

قاوم الإغراء لبدء رمي ملفاتك في كومة مُستندات مرة أخرى. خذ الوقت الكافي لفرز كل عنصر بشكل صحيح في التسلسل الهرمي الجديد بمجرد إضافته ، ولن تصبح هذه مهمة ضخمة مرة أخرى في المستقبل. يجب أن تهتم الصيانة السريعة على أساس أسبوعي بأي ملفات مُتطرفة.

الآن بعد أن قمت بتبسيط ملفاتك في السحاب ، تأكد من حماية حسابات التخزين السحابي هذه بخيارات أمان مُناسبة. يُمكنك الإطلاع الآن على ما هي إدارة وضع الأمان السحابي ولماذا هي مهمة؟

المصدر
Scroll to Top