يُعد الحفاظ على أمان بياناتك وخصوصيتها والتأكد من إمكانية الوصول إليها من أي مكان ومشاركتها مع الآخرين بشكل سلس أمرًا أساسيًا من أجل تقنيات العمل الحديث. تُقدم Microsoft أداتين لتوفير هذه القدرة: OneDrive و SharePoint. ولكن كيف تختلفان وأيهما أفضل بالنسبة لك؟ دعنا ننظر إلى ما يُميز كل واحدة عن الأخرى. تحقق من أفضل البدائل المجانية لـ Microsoft SharePoint التي يجب أن تجربها.
1. الجماهير المُستهدفة المُختلفة
Microsoft OneDrive هي خدمة استضافة ملفات مُستندة إلى السحابة تستهدف الأفراد أو الفرق الصغيرة. يُمكنك استخدامها كمساحة تخزين شخصية للبيانات السرية والحساسة التي تُشاركها مع مجموعة صغيرة من الأشخاص. إنَّ تكاملها السلس مع تطبيقات Office يجعلها اختيارًا رائعًا إذا كنت طالبًا أو عاملًا مُستقلاً أو تعمل لحسابك الخاص.
Microsoft SharePoint هو نظام إدارة محتوى قائم على السحابة لتبسيط التعاون الجماعي. يُمكنك إنشاء مواقع SharePoint لتخزين الملفات وإتاحتها لأقسام معينة أو للمؤسسة بأكملها. يُمكن للأفراد الموجودين على موقع SharePoint عرض عمل الآخرين وتعديله، بناءً على الأذونات التي تم منحها لهم.
تُعلن Microsoft عن هذه المنتجات بشكل مختلف. تقوم بتسويق OneDrive كخدمة تخزين سحابية للأفراد والشركات الصغيرة. في المقابل، يستهدف SharePoint المؤسسات والشركات، مع التركيز على تحسين العمل الجماعي بدلاً من العمل كحل تخزين فقط. ما هي OneDrive؟ دليل لخدمة التخزين السحابي من Microsoft.
2. مشاركة الملفات والتعاون
أصبح التعاون ومشاركة الملفات أكثر سلاسة باستخدام Microsoft SharePoint. في OneDrive، يُمكن لمالك الملف فقط التحكم في من يُمكنه رؤية الملف وتعديله ومشاركته. يُتيح SharePoint للمسؤول المركزي تعيين مستويات مختلفة من إذن الوصول للمستخدمين الفرديين أو الفرق.
يتمتع SharePoint بواجهة بديهية وميزات مثل تحديثات الحالة وتنبيهات المواعيد النهائية وإشعارات تتبع المشروع. والتي تعمل على تبسيط إدارة المشروع بطرق لا تُقدمها OneDrive. يُمكنك أيضًا دمج Yammer — وهي خدمة شبكات اجتماعية — في SharePoint. يؤدي القيام بذلك إلى تمكين أعضاء الفريق من التواصل مباشرة داخل النظام.
على الرغم من أنَّ كلا الخيارين يسمحان للمُستخدمين بإنشاء مكتبات ملفات لتنظيم المحتوى، فمن الأسهل إدارتها والتنقل فيها باستخدام SharePoint. وهذا اعتبار أكثر أهمية مع زيادة حجم البيانات. لذا، إذا كنت تعطي الأولوية للتعاون السهل ومشاركة الملفات، فإنَّ SharePoint هو الحل الأمثل.
يُتيح لك كل من OneDrive و SharePoint الوصول إلى بياناتك من أي جهاز، بغض النظر عن مكان تواجدك. كلاهما يدعم المزامنة مع الأجهزة، مما يُتيح لك نقل بياناتك للاستخدام المحلي على أي جهاز إذا لزم الأمر. على هذا النحو، يُقدم كلا الخيارين نفس الميزات في هذا المجال.
3. الأمن والخصوصية
اتخذت Microsoft إجراءات صارمة لضمان أمان كلا الخيارين. باستخدام تشفير البيانات في الوقت الحقيقي، يُمكنك نسخ بياناتك احتياطيًا على SharePoint و OneDrive. علاوة على ذلك، إذا قمت بحذف ملف عن طريق الخطأ، فيمكنك استعادته من سلة المهملات مهما كان ما تستخدمه. ومع ذلك، في SharePoint، يُمكنك فقط استرداد الملفات التي يمكنك تعديلها.
تستخدم Microsoft محرك الكشف عن الفيروسات لفحص الملفات التي تم تحميلها إلى SharePoint و OneDrive. وهذا يُساعد على حماية ملفاتك ومساحة التخزين على الإنترنت. إذا اكتشفت ملفًا مصابًا، فستقوم كل خدمة بإخطار المستخدمين على الفور. يُمكن لمسؤولي SharePoint منع وصول المستخدمين إلى أي ملفات مصابة في قاعدة البيانات.
وعلى الرغم من هذه الإجراءات الأمنية، يجب أن تكون على دراية بالمخاطر المحتملة عند مشاركة الملفات على أي من الخيارين. تجنب المشاركة غير المقصودة للملفات مع أعضاء غير مصرح لهم وعليك إدارة أذونات التعديل بعناية لمنع فقدان البيانات وسرقتها. يجب عليك أيضًا الامتناع عن الإفراط في المشاركة لتبسيط إدارة البيانات وأمنها. تحقق من أفضل الطرق لمشاركة الملفات مع أي شخص عبر الويب.
4. التسعير والتخزين
في خطتها المجانية، تُوفر OneDrive مساحة تخزين تبلغ 15 جيجابايت، والتي يجب أن تكون كافية للاستخدام الفردي. إذا كنت بحاجة إلى المزيد من مساحة التخزين، فلديك خياران. يُمكنك الاشتراك في Microsoft 365 Basic الذي يُقدم 100 جيجابايت بسعر 1.99 دولارًا شهريًا. أو يمكنك اختيار Microsoft 365 Personal، الذي يُوفر سعة تخزينية تبلغ 1 تيرابايت بسعر 6.99 دولارًا أمريكيًا شهريًا.
ملاحظة: يُطلق على الخطة المُستقلة لـ OneDrive اسم Microsoft 365 Basic. ضع ذلك في الاعتبار لتجنب أي التباس.
في المقابل، لا يُقدم SharePoint خطة مجانية. تبلغ تكلفة الحزمة المُستقلة 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا، مما يُوفر مساحة تخزين تصل إلى 1 تيرابايت لكل مستخدم. وبدلاً من ذلك، يُمكنك شراء SharePoint كجزء من خطة أعمال Microsoft 365. يوفر هذا للمسؤولين ما يصل إلى 25 تيرابايت من مساحة التخزين.
إنَّ تسعير SharePoint ومساحة التخزين تجعله مفضلاً للتعاون الجماعي. تُعد OneDrive، خاصةً مع خطتها المجانية، أكثر ملاءمة لاحتياجات الأفراد.
5. المزيد من الميزات المُتقدمة
يُوفر SharePoint العديد من الميزات المتقدمة التي لا تُوفرها OneDrive. تتيح لك ميزة النشر على الويب نشر المستندات المهمة مباشرةً على موقع الويب الخارجي لشركتك باستخدام نظام إدارة المحتوى المُدمج. يُتيح ذلك للموظفين أو المستهلكين تنزيل هذه المستندات متى احتاجوا إليها.
يُتيح لك SharePoint أيضًا إضافة تطبيقات إلى الصفحات الداخلية أو صفحات موقع الويب، وإنشاء بوابات الموظفين، ونماذج المراجعة، والمزيد. كما يتيح لك أيضًا أتمتة المهام بناءً على إجراءات المستخدم، مثل إرسال ملفات جديدة عبر البريد الإلكتروني إلى فريق معين أو قائد مشروع. لا تُقدم OneDrive هذه الميزات.
اطلع على بعض الأشياء الإضافية التي يُمكنك القيام بها باستخدام Microsoft SharePoint والتي قد لا تكون مُمكنة باستخدام OneDrive.
6. أيهما ينبغي استخدامه؟
إذا كنت فردًا ليس لديه فريق، أو مالك شركة صغيرة ولا يحتاج إلى تعاون واسع النطاق ومساحة تخزين كبيرة، فيمكن أن تُلبي OneDrive احتياجاتك. ومع ذلك، سيكون SharePoint أفضل إذا كنت تُدير فريقًا كبيرًا يتطلب تعاونًا متكررًا ومزيدًا من تخزين البيانات.
يُمكنك أيضًا استخدام كلا الخيارين نظرًا لأنَّ خطة SharePoint تتضمن OneDrive. يُمكنك استخدام OneDrive لتخزين مستندات الشركة السرية مثل خطط العمل والسجلات المالية وتقييد الوصول إليها على عدد قليل من الأعضاء. وفي الوقت نفسه، يُمكنك إنشاء موقع SharePoint للتعاون في المستندات الأقل حساسية مثل السياسات والجداول وبيانات التدريب.
بالإضافة إلى ذلك، يُمكنك مزامنة OneDrive مع SharePoint، مما يجعل من السهل استخدام كل من الأدوات و Microsoft Teams لتحسين تعاون فريقك.
باختصار، OneDrive هو الأنسب للاستخدام الشخصي، في حين أنَّ SharePoint أفضل للتعاون الجماعي الأكبر. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل تطبيقات النشر المكتبي لتصميم تخطيط المُستندات.
