Вы можете заметить, что ваша продуктивность, кажется, отстает, потому что вам постоянно трудно найти время для выполнения большего количества задач. Это отчасти связано с тем, что вы можете тратить много времени на повторяющиеся задачи, такие как ответы на электронные письма или резервное копирование данных.
Однако время - ограниченный ресурс, так как у вас есть только 24 часа в день. Лучший способ сэкономить время и повысить производительность - автоматизировать рутинные, повторяющиеся задачи.
Что такое автоматизация и в чем ее преимущества?
Автоматизация или автоматизация описываются как использование технологий для решения трудоемких задач или выполнения повторяющейся работы для сокращения ручных усилий. Автоматизируя избыточные задачи, вы можете сэкономить время и сосредоточиться на других видах деятельности, приносящих доход.
Автоматизация также снижает количество человеческих ошибок, повышает эффективность работы, увеличивает масштабируемость и экономит деньги. Итак, как вы можете использовать потенциал автоматизации в своей повседневной деятельности? Вот несколько идей автоматизации рабочего процесса, которые вы можете использовать прямо сейчас.
1. Ускорьте обработку электронной почты.
Работа с электронными письмами может быть обременительной и отнимать много времени, если вы не найдете систему, которая бы их хорошо управляла. Это связано с тем, что вы, скорее всего, ежедневно получаете большое количество писем, требующих вашего внимания. Кроме того, если вы хотите развивать свой бизнес, вы должны оперативно отвечать на запросы потенциальных клиентов по электронной почте.
Автоматические ответы по электронной почте
Хорошая новость заключается в том, что вы можете автоматизировать некоторые процессы, чтобы меньше времени уделять заботе о своем почтовом ящике. Например, вы можете создать форму, используя данные из контактной формы в Интернете, или использовать Эти бесплатные конструкторы электронных форм , поэтому вам не нужно все время писать его с нуля. Вы также можете воспользоваться функциями автоответчика, встроенными в почтовые службы, например, параметром «Продолжить» в Outlook, чтобы отслеживать электронные письма и отвечать на них.
В качестве альтернативы вы можете использовать службу слияния электронной почты, например GMass Автоматически настраивайте, планируйте или отправляйте отличные электронные письма и маркетинговые кампании потенциальным клиентам и подписчикам.
Организуйте электронную почту
Мы заботимся о том, чтобы вы ежедневно получали бесчисленное количество писем от коллег, родственников и друзей, представителей других компаний и т. Д. И когда это происходит, может быть сложно отсортировать важные электронные письма от нежелательной почты. Но вы можете автоматизировать перемещение писем из одной папки в другую, чтобы избавиться от беспорядка. вы можете использовать "Фильтры»Из Gmail или« Правила »из Outlook для управления почтовым ящиком.
Эти встроенные функции позволяют автоматически удалять сообщения, содержащие определенное сообщение, сортировать электронные письма с определенным текстом или из определенных контактов в папке и т. Д. Также проверьте Лучшие способы очистки электронной почты для организации и управления вашим почтовым ящиком.
извлечение данных
Вы, вероятно, проводите много времени, просматривая контакты в своем почтовом ящике в поисках информации, которая может помочь вам продвигать или продавать свои товары. с использованием Парсер почты , вы можете автоматизировать этот процесс на основе собственных правил анализа.
2. Улучшение общения с чат-ботами.
Чат-боты в последние годы произвели революцию в обслуживании клиентов, улучшив общение и качество обслуживания клиентов. Как и в FAQ, чат-боты внедряют автоматизацию с помощью искусственного интеллекта. Таким образом, он может выполнять множество задач самостоятельно в зависимости от предложения от клиента.
Некоторые из преимуществ использования чат-ботов заключаются в том, что они работают круглосуточно и без выходных, некоторые из них многоязычны, мгновенно дают единообразные ответы, помогают вам получить ценную информацию о поведении клиентов и т. Д. Вы можете использовать этих чат-ботов для улучшения общения на своем веб-сайте WordPress и повышения производительности. Однако следует отметить, что вам нужно потратить время и усилия, чтобы настроить своего чат-бота, чтобы пользоваться его преимуществами. Также проверьте Лучшие приложения для чат-ботов для iOS и Android.
3. Резервное копирование данных
По мере развития технологий мы все больше полагаемся на жесткие диски компьютеров для хранения многих частей нашей жизни, таких как рабочие и академические документы или семейные фотографии. По большей части, это не вопрос, если, а когда, потому что жесткие диски изнашиваются, крадутся и подвергаются скачкам напряжения, которые в конечном итоге повреждают их.
Вопрос в том, что это значит для вас или, что еще лучше, что вы можете сделать, чтобы уменьшить убытки, которые вы можете понести в неожиданное время? Вы можете сделать резервную копию своих данных.
Но вы, скорее всего, будете время от времени забывать делать это самостоятельно. Поэтому лучше всего автоматизировать регулярное резервное копирование. Помимо обеспечения безопасности ваших данных, автоматическое планирование резервного копирования позволит вам работать на вашем компьютере без перебоев.
вы можете использовать CrashPlan Для резервного копирования данных на внешний жесткий диск, другой компьютер в вашей локальной сети или его серверы. После установки приложение просканирует вашу систему и предложит, что вы можете сделать резервную копию. Это также позволяет вам выбрать, что вы хотите сделать резервную копию. Вы можете запланировать резервное копирование каждые 15 минут, XNUMX час или когда вы не используете свой компьютер; Все зависит от ваших требований.
4. План публикации в социальных сетях
Социальные сети стали неотъемлемой частью нашей жизни. Таким образом, эти платформы стали золотой жилой для всех, кто пытается продвигать свои бренды и продавать товары / услуги.
Но поддерживать связь со всеми вашими потенциальными клиентами и подписчиками на платформах социальных сетей - задача, которая может легко требовать вашего внимания все время. Однако, воспользовавшись магией автоматизации с помощью таких инструментов, как Hootsuite و Buffer Это позволяет вам заранее планировать все свои публикации в социальных сетях. Вы можете использовать эти инструменты, чтобы делать больше в социальных сетях за меньшее время. Также проверьте Лучшие бесплатные приложения для управления всеми вашими учетными записями в социальных сетях.
5. Планируйте встречи.
Успех в планирование встречи Или для записи на прием часто требуется много оценок и ссылок, особенно когда речь идет о таком большом количестве людей. Возможно, вам придется отправить всем электронное письмо, чтобы узнать о доступности всех до бронирования, и вы рискуете повторить процесс в случае отмены любым участником.
К счастью, вы можете автоматизировать этот процесс, чтобы автоматизировать и ускорить рабочий процесс встреч, чтобы вы могли сосредоточиться на чем-то другом. Разрешить вам такие инструменты, как Calendly Предварительно автоматизируйте свои встречи или другие мероприятия с кем угодно, перейдя по ссылке. Вы можете установить разные периоды времени, когда вы будете доступны, и отправлять запросы на встречу по ссылке.
Более того, этот инструмент легко интегрируется с вашим календарем. Поэтому, когда каждый выбирает подходящее время, может Calendly Запишите встречу в свой календарь и отправьте вам уведомление. Если в это время вы заняты, изменить расписание несложно.
Автоматизируйте повторяющиеся задачи, чтобы повысить производительность
Автоматизация особенно полезна для малых предприятий, где несколько сотрудников носят много шляп. Позволяя технологиям решать некоторые задачи здесь и там, вы сможете сделать больше за меньшее время. Ты можешь видеть Лучшие инструменты автоматизации, позволяющие фрилансеру сэкономить время.
