Виртуальные команды, работающие удаленно, не могут свободно общаться лицом к лицу, как в случае с командами, работающими в физическом офисе. Обычно он использует разные инструменты для общения с разными людьми из их удаленного местоположения.
Из-за различий в местах и часовых поясах телефонные звонки не всегда являются лучшим решением. Обмен текстовыми сообщениями в большинстве случаев является удобной альтернативой, когда члены команды могут отправлять сообщения в любое время, не мешая друг другу. Но текстовое общение тоже не идеально. На него можно положиться ошибочно, если не принять во внимание некоторые факторы. Проверять Основные советы по эффективному управлению удаленными членами команды.
В этой статье мы обсудим, как виртуальные команды могут более эффективно использовать текстовое общение.
Как текстовые сообщения улучшают коммуникативные навыки
Текстовые сообщения привносят другое ощущение в стол общения. Есть несколько ключевых способов улучшить текстовую коммуникацию. Давайте посмотрим на это.
1. Улучшить навыки чтения и письма
Использование стенографии и смайликов является тенденцией в текстовых сообщениях, особенно в случайных разговорах. Этот метод текстовых сообщений отвлекает вас от использования правильного языка.
Когда вы общаетесь со своим начальником, коллегой или другим официальным лицом, вы общаетесь с ними не так, как со своими друзьями или важными членами семьи. Вы обязаны писать на правильном языке, что требует полного перечитывания и реструктуризации. Это также помогает поддерживать более формальный тон в различных коммуникациях.
2. Поощряйте четкую коммуникацию
Общение только с помощью текстовых сообщений также формирует четкие разговорные навыки. При общении с помощью текстовых сообщений вы вынуждены оставаться на связи. Поскольку ваше намерение преследует деловые цели, здесь нет места дорогостоящим словам или предложениям или избыточности. Проверять Slack против команд: какой инструмент общения и совместной работы использовать.
Несколько советов по использованию только текстового общения для виртуальной работы
Поскольку обмен текстовыми сообщениями является жизненно важной частью удаленной работы, важно понять, как сделать его более эффективным. Если все сделано неправильно, ваша команда наверняка будет страдать от пробелов в общении, которые могут нарушить рабочий процесс. Вот несколько советов, которые помогут вам сделать ваши сообщения простыми и понятными.
1. Избегайте сокращений
Как бы вы ни были близки со своими сослуживцами или различными чиновниками, общение с ними не должно быть неформальным. Использование ненужных сокращений или акронимов в ваших сообщениях выглядит непрофессионально.
Вы не должны быть очень строгими в своих сообщениях, но использование аббревиатур типа «U» вместо «You» в разговоре, связанном с работой, неэтично. Это может стать поворотным моментом для большинства людей, которые ожидают структурированных и профессиональных текстовых сообщений.
2. Правильно используйте заглавные буквы
Заглавные буквы подходят для определенных целей письма. Использование заглавных букв в предложении — один из рисков, которого следует избегать при отправке текстовых сообщений. Поскольку мы привыкли читать буквы в нижнем регистре, прочитать все буквы в верхнем регистре непросто.
Полностью написанный заглавными буквами текст также придает вашему сообщению сильный характер. Вы кажетесь злым или кричите на получателя. Если вы размещаете посты в социальных сетях, написание текста заглавными буквами создает впечатление, что вы ищете внимания.
3. Выберите удачное время
Только текстовое общение дает вам возможность ответить на сообщение в удобное для вас время. Однако это не должно быть за счет получателя, которому вы отправляете сообщение.
Например, неуместно отправлять текстовое сообщение посреди ночи или рано утром, если только вам специально не сказали, что это не проблема. Не следует ожидать быстрого ответа на такое сообщение. Все письма, связанные с работой, лучше отправлять в рабочее время.
4. Избегайте длинных предложений
Грамматика для хорошего письма становится скучной, если она слишком длинная и не выходит за рамки абзацев. Продолжительность концентрации внимания человека, которому вы пишете, может быть меньше, чем внимание маленького ребенка. Массивные текстовые сообщения могут заставить его просматривать контент, а не читать его.
Пропуск может привести к тому, что вы упустите важные детали в сообщении, что может изменить ваши намерения как отправителя.
5. Используйте смайлики только при необходимости
Смайлики не плохие. На самом деле, это оказало огромное положительное влияние на то, как мы общаемся. Смайлики помогают хорошо выразить некоторые эмоции.
При отправке текста, связанного с работой, вам не нужно полностью избавляться от использования смайликов в тексте. Вместо этого вы должны знать, когда уместно их использовать, чтобы не произвести ложного впечатления. Если вы не уверены, когда его использовать, уберите его.
6. Не делайте никаких предположений
В текстовых сообщениях существует тенденция предполагать, когда и как получатель ответит на ваше сообщение. Это может негативно повлиять на ваше настроение, потому что его реакция может быть очень разной.
Независимо от того, сколько времени потребуется получателю, чтобы ответить, никогда не предполагайте, что он думает. Подождите, пока вы не услышите от него. Вы можете отправить напоминание, если это срочно.
7. проверьте свое сообщение
Не спешите нажимать «отправить», не исправив сообщение. В письме очень легко остаться незамеченным, поэтому не торопитесь, чтобы обнаружить и исправить свои орфографические и грамматические ошибки.
Решение проблем, вызванных плохо написанным SMS, чатом или электронной почтой, занимает больше времени, чем в первый раз. Устали вручную проверять сообщения? Грамматика очень полезна в этом отношении. Проверять Лучшие альтернативы грамматики, соответствующие вашим потребностям.
Лучшие текстовые инструменты, которые вы можете использовать
Растущая популярность удаленной работы привела к появлению в последние годы множества инструментов рабочего процесса. Некоторые из этих инструментов отлично справляются со своей задачей, предоставляя виртуальным командам возможность преуспеть в своей работе благодаря текстовому общению. Давайте взглянем на некоторые из них.
1. слабина
تطبيق Вялый Это прежде всего корпоративное приложение для обмена сообщениями, которое позволяет членам команды встречаться под одной крышей для деловых целей. Он предоставляет возможность общения один на один между двумя участниками, а также группового общения с тремя и более участниками.
Если вы работаете над проектами с избранными, вы можете ограничить общение между этими людьми выделенным пространством, называемым каналами. Участники комнаты могут свободно общаться, не беспокоясь о том, что другие члены команды получат доступ к их сообщениям. Проверять Лучшие советы и приемы Slack для повышения эффективности и производительности.
2. Команды Microsoft
Microsoft Команды Это инструмент рабочего процесса на основе чата для делового общения. Подходящий для виртуальных команд, он позволяет членам команды совместно работать над задачами с возможностью обмена рабочими файлами и документами.
Удовлетворяя различные коммуникационные потребности виртуальных команд, члены команды могут общаться друг с другом индивидуально, а также общаться в группе при совместной работе над проектами. Членам команды могут быть предоставлены различные уровни доступа в зависимости от их участия в проектах. Проверять Лучшие способы управления своей командой в Microsoft Teams.
3. Базовый лагерь
Basecamp Это онлайн-приложение для общения и рабочего процесса. Хороший вариант для виртуальных команд, он позволяет работать в группе, используя только текстовое общение.
Вы можете делегировать задачи конкретным лицам и общаться с ними индивидуально. В том же духе члены команды могут совместно работать над задачами и открыто общаться со всеми в курсе того, что происходит. Он также предоставляет напоминания о задачах, которые побуждают членов команды соблюдать сроки. Проверять Лучшие бесплатные инструменты для онлайн-сотрудничества при работе из дома.
Сосредоточьтесь на важной информации только с помощью текста
Ответы на многие телефонные звонки, связанные с работой, занимают больше времени, чем вы думаете. В то время как вы можете в конечном итоге говорить о непродуктивных вещах еще долго после того, как сообщение было передано.
Используя только текстовую коммуникацию, пишите только необходимые важные детали. Каждый получает информацию, необходимую для эффективной работы. Здесь нет места недопониманию или нет места, где слова должны быть прописаны полностью, чтобы все поняли. Теперь вы можете просмотреть Лучшие инструменты внутренней коммуникации на вашем рабочем месте.
