Почему плохо переключаться между рабочими приложениями и как это решить

Большинство сотрудников настолько привыкли переключаться между рабочими приложениями так часто, что от этого у них развивается долговременная мышечная память. Хотя эти инструменты удобны, они не совсем полезны.

Переключение между окнами и вкладками занимает всего несколько секунд, но если вы запускаете несколько приложений одновременно, это может занять до нескольких часов в неделю. Большинство сотрудников даже не осознают, что тратят время впустую. Чтобы упростить ваш рабочий процесс, мы объясним подводные камни внедрения слишком большого количества рабочих приложений в офисе. Проверять Бесплатные приложения и веб-сайты для решения распространенных проблем фрилансеров.

Почему плохо переключаться между рабочими приложениями и как это решить - работа и карьера

Что вызывает необходимость переключения между приложениями во время работы?

Почему плохо переключаться между рабочими приложениями и как это решить - работа и карьера

Технологии упрощают бизнес и рутинные операции, автоматизируя различные рабочие задачи. Инструменты управления проектами упорядочивают обязанности команды, инструменты отслеживания рабочего времени отслеживают деятельность сотрудников, а инструменты планирования устанавливают крайние сроки.

При этом приложения все еще не могут полностью заменить человеческие усилия. Чрезмерные инвестиции в автоматизацию, которые делают многие работодатели, вынуждают сотрудников совмещать несколько приложений. Продольное исследование, проведенное Co. Окта, ООО 10% компаний США публикуют более 199 приложений для работы. Большинство людей не могут быстро работать со многими платформами.

Отрицательные последствия переключения между слишком большим количеством рабочих приложений

Кто-то может возразить, что переключение между разными окнами — это небольшая и несущественная плата за автоматизацию и удобство. В конце концов, цифровой пользователь должен адаптироваться к растущим и быстрым изменениям. Хотя компании могут интегрировать только определенное программное обеспечение, использование слишком большого количества бизнес-приложений создает множество неудобств для работников. Вот некоторые.

1. Переключение между платформами — пустая трата времени

Почему плохо переключаться между рабочими приложениями и как это решить - работа и карьера

Компании инвестируют в бизнес-инструменты, чтобы сэкономить время. Она надеется, что такие сотрудники, как вы, сделают больше, переложив часть своих повседневных задач. Да, настольные приложения ускоряют рабочие процессы. Вы можете включить его в свою рутину и уменьшить нагрузку, но чрезмерное доверие приведет к неприятным последствиям.

Частое переключение между несколькими приложениями отнимает много времени. Вместо того, чтобы пытаться получить все популярные платформы, вы должны выбрать бизнес-приложения, которые действительно решат так много времени впустую на вашем рабочем месте. Попросите модераторов ограничиться базовыми инструментами, которые уже есть. Чрезмерная покупка приложений только тратит впустую ресурсы компании и создает ненужную нагрузку на сотрудников.

2. Хранение информации на нескольких платформах мешает безопасности

Контроль активов играет важную роль в кибербезопасности. Лучший способ предотвратить внешние и внутренние атаки — следить за пользователями, которые получают доступ, просматривают и изменяют файлы. Никто не может знать, когда произойдет утечка данных. ИТ-менеджер должен иметь доступ в режиме реального времени к любой части данных компании XNUMX/XNUMX.

Однако использование нескольких приложений усложняет мониторинг. Отслеживание различных платформ требует огромных ресурсов, поэтому большинство компаний предпочитают полностью игнорировать низкоприоритетные приложения.

Обратите внимание, что такой подход ставит под угрозу комплексную систему безопасности компании. Сегодняшний киберпреступник обладает техническими навыками и ресурсами для неправомерного использования устаревшей и устаревшей информации, позволяющей установить личность (PII). Не переносите файлы компании в какое-либо приложение, которое вы не можете регулярно отслеживать. Проверять Что такое управление рисками третьей стороны и почему это важно?

3. Переключение между приложениями разрушает идеи

Почему плохо переключаться между рабочими приложениями и как это решить - работа и карьера

Обработка новой информации мешает вам достичь состояния потока. Если вы переключаетесь между разными платформами несколько раз в день, вам будет сложно выполнять сложные задачи, требующие более чем нескольких минут концентрации.

Переключение вкладок не требует особых усилий, но переход к различным задачам требует большого когнитивного напряжения. Сотрудник — это не машина, которая автоматически обрабатывает новую информацию. Показывает отчет, выпущенный сайтом Psychreg.org Каналы кратковременной памяти могут хранить только около семи элементов в течение от 10 до 60 секунд.

Лучший подход — ограничить платформы, которые вы используете для каждой задачи. Допустим, вы пишете статью. Вместо того, чтобы прыгать между платформами и вкладками для сбора информации по мере ввода, находите и собирайте самые важные моменты заранее. Проверять Причины, по которым работа из дома вредна для вас.

4. Запуск слишком большого количества фоновых приложений вреден для функциональности устройства.

Многие процессы, работающие в фоновом режиме, замедляют работу вашего устройства. Легкие приложения, такие как приложения для обмена мгновенными сообщениями и инструменты управления проектами, не потребляют много оперативной памяти. Однако одновременный запуск тяжелых приложений, таких как приложения для редактирования фотографий, конструкторы веб-сайтов и приложения для видеоконференций, может вызвать некоторые задержки.

Вы должны знать ограничения вашего устройства. Заблокируйте задачи, требующие больших объемов оперативной памяти, чтобы вы могли избавиться от некоторых фоновых процессов в это время. Вы не только защитите свой гаджет, но и он будет работать быстрее. Внешние помехи, такие как медленная загрузка страниц и зависание приложения, мешают сосредоточиться, особенно если вы постоянно перезапускаете неработающие приложения. Проверять Наиболее распространенные технические проблемы удаленной работы и способы их решения.

5. Новым сотрудникам требуется время, чтобы ознакомиться с несколькими платформами

Почему плохо переключаться между рабочими приложениями и как это решить - работа и карьера  Обучение новых сотрудников работе с несколькими инструментами одновременно удлиняет процесс адаптации. Требуется время, чтобы принять новые системы. Вам потребуется несколько недель итерации, чтобы эффективно интегрировать различные инструменты в ваш рабочий процесс.

Подготовка должна быть направлена ​​на акклиматизацию. Лучшие способы поприветствовать новых сотрудников включают знакомство с командой, углубленное обучение и разъяснение ресурсов. Но если ваш начальник проводит большую часть своего времени, обучая вас канцелярскому делу, он может непреднамеренно упустить из виду эти занятия.

6. Сотруднику может быть трудно запомнить большое количество поддонов

Одно дело переключаться между несколькими окнами, а другое — освоить различные платформы, которые вы используете каждый день. Не все инструменты устроены одинаково. Хотя вы можете быстро освоить коммуникационные платформы и приложения для создания заметок, использование платформ управления проектами, конструкторов веб-сайтов и видеоредактора, помимо других сложных ресурсов, требует много практики.

Изучение нескольких платформ истощает ваши умственные способности. Если вы часами совершенствуете офисные инструменты, у вас не останется ни энергии, ни мозгов для реальной работы, что снижает производительность. Проверять Лучшие инструменты для улучшения вашего опыта удаленной работы.

Что вы можете сделать, чтобы уменьшить потребность в переключении между приложениями?

Почему плохо переключаться между рабочими приложениями и как это решить - работа и карьера

Если вы работаете не по найму, у вас будет больше контроля над рабочим процессом. Оцените инструменты, которые вы используете для автоматизации внештатных задач, и посмотрите, какие из них хорошо сочетаются с другими, которые вы уже используете. Большинство инструментов управления поддерживают сторонние приложения в той же экосистеме.

Кроме того, вам понадобится поддержка вашего руководителя, если вы работаете в частной компании. Попросите просмотреть отчеты о деятельности команды на предмет узких мест в рабочем процессе. Удалите лишние инструменты, проверьте, какие платформы могут работать на одной лицензированной платформе, и попробуйте эффективные стратегии переноса файлов. Как только у вас появится веский аргумент, отправьте его в соответствующий отдел. Проверять Как распознать молчаливую покорность на удаленной работе: несколько советов.

Избавьтесь от мелких вредных привычек, которые мешают эффективному рабочему процессу

Хотя приложения могут автоматизировать определенные задачи, внезапное использование нескольких вариантов снижает производительность рабочего процесса. Не обременяйте себя слишком большим количеством инструментов. Помимо переключения между различными приложениями, вы также потратите время на бессмысленные задачи, такие как загрузка новых страниц, запуск приложений и перенос файлов.

Чтобы еще больше повысить свою продуктивность, продолжайте оценивать маленькие вредные привычки, которые вызывают узкие места в рабочем процессе. Мы предлагаем отслеживать вашу деловую активность. Определение ваших задач поможет вам обнаружить скрытые и опасные убийцы продуктивности, такие как прокрастинация и социальные сети. Вы можете просмотреть сейчас Причины, по которым работа из дома вредна для вас.

Источник
Перейти к верхней кнопке