В наши дни невозможно представить проект без прилагаемого к нему отчета. Фактически, некоторым проектам необходимо создавать несколько отчетов в течение своего жизненного цикла. Вашим проектам и клиентам может потребоваться создание отчетов разных типов, но все отчеты должны быть краткими и легкими для понимания.
В этой статье вы узнаете, как создать эффективный отчет для проекта, который уже завершен или над которым ведется работа. Проверять Лучшие приложения базы знаний для вашей организации.
1. Четкое и краткое расписание
В отчетах по вашему проекту должны быть указаны сроки. Он должен быть кратким, но также должен содержать всю необходимую информацию, чтобы получатель мог ее понять легко и быстро.
Лучше всего составить недельный график и, при необходимости, делать его раз в две недели или раз в месяц. Расписания должны включать название ресурса, название задачи, дату, день недели, время начала, время окончания дня и общее количество отработанных часов.
Вместо того, чтобы вручную вводить все детали в электронную таблицу, вы можете использовать любое приложение временной шкалы, например Timely. Здесь вы можете ввести часы работы, названия задач и т. Д. Затем приложение автоматически сгенерирует отчеты по расписанию. Проверять 5 лучших приложений для отслеживания рабочего времени для macOS, которые повысят вашу продуктивность.
2. Подробный отчет о расходах
Полный отчет о расходах необходим не только клиенту. Также вашей команде полезно отслеживать бюджет и фактические затраты на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Отчет о расходах должен включать товар или услугу, их количество, стоимость, смету бюджета, стоимость и остаток. Если член команды хочет приобрести какую-либо услугу или продукт для проекта, попросите его предоставить аналогичный отчет о расходах.
Убедитесь, что этот товар приобретается только после вашего одобрения и после отправки вам счета. Таким образом, вы можете добавить данные в окончательный настраиваемый отчет о расходах и предотвратить превышение бюджета за счет.
3. Общая ситуация по проекту.
При подготовке отчета по проекту он должен четко сообщать о статусе проекта. Статус проекта не подразумевает текущий статус незавершенных работ. Он также должен включать другие данные, такие как разница между плановым и фактическим расписанием, разница между расчетной и фактической стоимостью, оставшиеся задачи, поздний срок (если есть), потенциальные риски и проблемы и т. Д.
Вы должны составить исчерпывающий отчет, содержащий ситуацию со всех возможных точек зрения. Комплексная функция отчетности Asana может помочь в составлении отчетов о состоянии проекта в различных масштабах и ракурсах. Проверять Основные советы по эффективному управлению удаленными членами команды.
4. Распределение ресурсов
При составлении отчета о назначении задач убедитесь, что это помогает другим проверять доступность ресурсов и при необходимости делегировать задачи. В таких отчетах укажите количество часов, которые каждый ресурс потратит на выполнение каждой задачи.
Это поможет руководителям и коллегам узнать, кто из членов команды занят, а у кого есть свободное время. Легко собирайте данные и используйте их в отчете для будущего планирования с помощью таких инструментов планирования ресурсов, как Сильвербакет.
5. Визуализация загрузки производственных мощностей.
Скорее всего, вы включите отчет об использовании ресурсов проекта. Вы должны отделить оплачиваемое использование от общего использования ресурсов. Таким образом, необходимо создать отдельные столбцы для каждой информации.
Вы также можете указать имя ресурса и индивидуальное использование, а также групповое использование. Точно так же вы можете потратить некоторое время, чтобы увидеть, кому удалось добиться наилучших результатов с точки зрения использования ресурсов и их вознаграждения.
6. Прогнозируемые и фактические риски
Оценка рисков - неотъемлемая часть управления проектом. Следовательно, вы должны точно визуализировать данные оценки рисков. Возможно, вы думали о некоторых рисках при планировании проекта. Однако по мере продвижения проекта оценка рисков меняется. Составьте список всех предполагаемых и фактических рисков при создании отчета по проекту.
Ваш отчет о рисках должен состоять из обзора ожидаемых рисков, за которым следуют все риски, с которыми проект столкнулся до отчетной даты. Также важно, чтобы вы упомянули любые изменения профиля риска, которые вы или ваша команда внесли в ходе реализации проекта. Проверять Лучшие бесплатные альтернативы Airtable для совместной работы и управления проектами.
7. Анализ портфеля проектов
Если вы управляете более чем одним проектом одновременно и вам нужно подготовить отчет для анализа своего портфолио, будьте осторожны. Прежде всего, перейдите на панель управления, где все названия проектов будут выделены жирным шрифтом для облегчения визуализации.
Панель управления также должна включать в себя сводку проектов, такую как этапы, крайний срок, текущий прогресс, бюджет по сравнению с затратами и распределение ресурсов. Вы также можете использовать разные графики для визуализации данных в одном месте. Позже вы можете создавать отдельные разделы для каждого проекта и анализировать их индивидуально.
На рынке доступно несколько мощных инструментов управления портфелем. Вы можете выбрать любой из лучших инструментов для создания профессиональных и всеобъемлющих отчетов. Проверять Лучшие бесплатные приложения для создания счетов и управления ими для владельцев малого бизнеса.
8. Данные соглашения и добавление ярлыков.
Отчеты по проекту должны иметь стандартное обозначение данных и меток. Если вы хотите создать отчет для своей организации, следуйте организационным обычаям. Если вы создаете отчет для клиента, вы можете обсудить, как ему нужна информация, представленная в отчете.
Кроме того, используйте короткие и точные метки в своем отчете, чтобы любой мог понять его без каких-либо затруднений. Кроме того, старайтесь соблюдать местные стандарты времени и даты. Если вы работаете в компании из США и приехали из Великобритании, использование условных обозначений дат в США было бы идеальным.
9. Инфографика и интерактивная графика.
Независимо от того, какой тип отчета вы собираетесь подготовить, ваша аудитория сочтет интерактивные диаграммы наиболее полезными. Строки и столбцы, заполненные числовыми данными, могут отпугнуть покупателя. Вместо этого создавайте диаграммы и графики, которые отображают дополнительные данные, когда кто-то наводит указатель мыши на график.
Есть много графиков и диаграмм, которые вы можете использовать в своих отчетах. Среди них наиболее распространены круговые, линейные и гистограммы. В зависимости от типа данных вам нужно выбрать диаграмму или диаграмму для удобной визуализации.
10. Раздел примечаний
Каждый отчет по проекту будет вызывать положительные или отрицательные отзывы. Все отчеты по проекту должны включать раздел, в котором клиент или менеджер может оставить отзыв. После просмотра отчетов общественность может оставить свои отзывы и предложения в этом разделе.
Следовательно, вам не нужно запрашивать обратную связь отдельно. Это также покажет, что вы готовы знать свои пределы и вносить улучшения. Позже вы сможете внедрить эти предложения в рабочий процесс своего проекта.
Начать создание отчета по проекту
Успешная презентация зависит от того, как отчет создан для аудитории. При подготовке отчета помните о вышеизложенном, чтобы подготовить эффективные и полные отчеты по проекту.
Вы также можете использовать мощный инструмент визуализации данных для создания профессиональных отчетов с творческим подходом. Теперь вы можете просмотреть Лучшие советы по совместной работе над общими электронными таблицами для вашего проекта.
