Как делать заметки во время собраний Zoom, как профессионал

Будь то собрание команды или звонок клиенту, собрания Zoom стали неотъемлемой частью жизни каждого удаленного работника. Однако большинство участников забывают обсуждение, которое было поднято после окончания встречи. Если вы не помните основные моменты встречи, это может сделать вас неэффективным, что может привести к непродуктивности. Итак, как вы остаетесь в курсе всех деталей ваших онлайн-встреч?

Вы должны ознакомиться с протоколом встречи. Хотя это не новая концепция, многие люди не имеют надлежащей системы ведения заметок, которая помогла бы им не отставать от своих звонков. Но как делать заметки во время собраний Zoom? Давайте разберемся. Проверять Лучшие приложения, которые вы можете использовать для составления эффективных резюме совещаний.

Как делать заметки во время встреч Zoom как профессионал — инструкции

Сравнение заметок и протоколов собрания: в чем разница?

В большинстве случаев люди используют заметки о встречах и протоколы взаимозаменяемо. Однако эти понятия не совпадают, и понимание различий между ними может помочь повысить вашу эффективность.

Заметки и протоколы — это процедуры, в которых фиксируются основные моменты, обсуждавшиеся на собрании, но направленные на разные вещи. Заметки о собрании — это краткая информация об идеях, планах, целях, действиях и сроках, упомянутых на собрании. Вы можете изменить содержимое в соответствии с вашими целями и намерениями.

С другой стороны, протоколы собраний являются официальными реквизитами, которые могут служить юридическим документом собрания, с которым могут ознакомиться аудитор и суды. По сути, протоколы фиксируют такую ​​информацию, как участники собрания, отсутствующие, обсуждаемые темы, время начала и окончания собрания, принятые окончательные решения и многое другое. Минуты отслеживаются по определенной структуре, в отличие от заметок, которые можно изменить. Написав протокол собрания, можно убедиться, что каждое событие задокументировано. Этим протоколом можно поделиться с остальными участниками, которые не смогли принять участие, чтобы они могли узнать, что именно произошло.

Составление протоколов совещаний отличается от написания заметок о совещании: первый фокусируется на подробном описании того, что именно произошло на совещании, а второй подчеркивает только некоторые ключевые моменты. Конечно, важно иметь и то, и другое, так как ведение протокола собрания необходимо для того, чтобы подчеркнуть детали, а заметки о собрании служат напоминанием о наиболее важных согласованных моментах и ​​шагах, которые необходимо предпринять быстро. Проверять Как провести успешную подготовительную встречу для проекта.

Как делать заметки на собрании Zoom

Как делать заметки во время встреч Zoom как профессионал — инструкции

Помимо личного использования, заметки о собраниях также могут служить ресурсом для ваших коллег, особенно если вы готовы поделиться своими заметками. Поскольку у них есть вся важная информация, обсуждаемая на собрании, это может помочь повысить производительность вашей команды.

Однако заметки о встрече должны иметь структуру. Иначе его никто не поймет. Вот как вести заметки о встречах как профессионал:

1. Изучите основы создания заметок

Делая заметки, вы должны охватить множество тем. Вот что вы должны включить:

предварительная встречаПеред началом встречи запишите детали, которые уже доступны вам, чтобы не тратить время зря. Который:

  • Дата и время: это поможет вам хорошо организовать и отсортировать ваши заметки.
  • Посещаемость и тип встречи: Это видеозвонок с клиентом или собрание команды? Кто присутствовал?
  • график работыКраткое содержание встречи.
  • Идеи: Есть ли у вас что-нибудь, чем вы хотели бы поделиться во время встречи? Запишите, чтобы не забыть.

во время встречиКак только собрание началось, вы можете сосредоточить свои заметки на важных вещах, которые были упомянуты во время собрания, например:

  • рабочие элементы: Если во время встречи обсуждались какие-то планы, запишите их. Предоставьте упомянутые детали, такие как вовлеченные лица, назначение и обязанности, график и срок выполнения.
  • факты: Любые важные факты, упомянутые во время встречи.
  • Вопрос и ответ: Запишите вопросы, заданные на собрании, и ответы на них, чтобы при необходимости можно было к ним обратиться.

2. Не записывайте все, что слышите

Делать заметки — это не фиксировать все, что было сказано во время встречи в Zoom. Записывать всю встречу — это подход старой школы; Профи так больше не делает. Если вы попробуете старый метод, вы, скорее всего, потерпите неудачу. Это связано с тем, что весь процесс отнимает много времени и противоречит основной цели ведения заметок. Это также смутит вас или тех, кто будет его читать, так как будет содержать избыточную и ненужную информацию.

Вместо этого записывайте только ключевые слова и действия. По сути, вы можете получить ключевые слова и создать сводку по точкам и всему, что с ними связано. Вы можете посмотреть на Основы ведения заметок Чтобы ваши заметки были краткими и понятными.

3. Создайте форму

Как делать заметки во время встреч Zoom как профессионал — инструкции

Чтобы ускорить весь процесс ведения заметок, необходимо создать форму. Это сэкономит вам время на размышления о том, какие детали и куда поместить. При этом вам не нужно тратить больше времени на его настройку после встречи, так как он уже отформатирован.

Вы можете создать шаблон в соответствии с вашими потребностями или следовать различным стратегиям ведения заметок. Например, вы можете попробовать метод квадрантов и разделить свои заметки на четыре части: вопросы, задачи, задания и заметки. Если вы любите визуальные данные, карта разума может стать идеальной моделью.

Помимо стратегий, вы также можете использовать приложения для создания заметок, чтобы все было проще организовать. В некоторых приложениях уже есть шаблон, готовый к использованию, поэтому вам не нужно думать о его создании или поиске.

4. Определите свою цель

Если вы хотите добиться успеха в написании заметок к собраниям Zoom, самое главное, что вам нужно учитывать, — это ваша цель. Спросите себя: зачем вы пишете заметки? Хотели бы вы использовать его, чтобы быть эффективным и продвигаться по карьерной лестнице? Вы пишете заметки как часть вашей работы? Хотите поделиться? Вы делаете это, чтобы быть более организованным? Чем вы хотите воспользоваться?

Постановка цели делать заметки позволяет вам быть более мотивированным, чтобы сделать это лучше. Если вы знаете, чего хотите достичь, написание заметок о встречах станет прогулкой по парку, где вы будете иметь более четкое представление о желаемом результате. Помните, что заметки о встречах должны помочь вам стать лучше в вашей карьере. Это не просто то, что вы делаете; Это может значительно помочь вам прогрессировать и стать более эффективным на работе. Проверять Лучшие приложения для социальных сетей для путешественников, которые сделают вашу следующую поездку еще лучше.

Практично ли всегда делать заметки во время собраний Zoom?

Вам не всегда нужно делать заметки во время совещаний. Тем не менее, вы должны научиться оценивать важность каждого вашего звонка. Например, если это просто побочный звонок и не упоминаются важные детали, вы можете пропустить примечания и сосредоточиться на самом звонке.

Тем не менее, ведение заметок — это важный навык, которому вы должны научиться, чтобы продвинуться по карьерной лестнице. Помимо повышения эффективности, это может привести к лучшему запоминанию, что может улучшить вашу память. Это также повышает ответственность и повышает производительность ваших товарищей по команде, позволяя им лучше понимать, что они должны делать. Наконец, он дает направление, чтобы вы знали, на чем сосредоточить свое внимание. Теперь вы можете просмотреть Безопасно ли использовать Zoom? Большинство вопросов конфиденциальности, которые следует учитывать.

Источник
Перейти к верхней кнопке