Обеспечение безопасности и конфиденциальности ваших данных, а также обеспечение возможности доступа к ним из любого места и беспрепятственного обмена ими с другими людьми — это ключ к современным бизнес-технологиям. Microsoft предлагает два инструмента для обеспечения этой возможности: OneDrive и SharePoint. Но чем они отличаются и какой из них лучше для вас? Давайте посмотрим, что отличает одно от другого. Проверять Лучшие бесплатные альтернативы Microsoft SharePoint, которые вы должны попробовать.
1. Разные целевые аудитории
Microsoft OneDrive — это облачная служба хостинга файлов, предназначенная для отдельных пользователей или небольших групп. Вы можете использовать его как личное хранилище для конфиденциальных и конфиденциальных данных, которыми вы делитесь с небольшой группой людей. Полная интеграция с приложениями Office делает его отличным выбором, если вы студент, фрилансер или фрилансер.
Microsoft SharePoint — это облачная система управления контентом, упрощающая совместную работу команды. Вы можете создавать сайты SharePoint для хранения файлов и делать их доступными для определенных отделов или всей организации. Пользователи на сайте SharePoint могут просматривать и редактировать работу других людей в зависимости от предоставленных им разрешений.
Microsoft рекламирует эти продукты по-разному. Он позиционирует OneDrive как облачное хранилище для частных лиц и малого бизнеса. Напротив, SharePoint ориентирован на организации и предприятия, уделяя особое внимание улучшению командной работы, а не только в качестве решения для хранения данных. Что такое OneDrive? Руководство по облачному хранилищу Microsoft.
2. Обмен файлами и совместная работа
Совместная работа и обмен файлами стали более удобными благодаря Microsoft SharePoint. В OneDrive только владелец файла может контролировать, кто может просматривать, редактировать и делиться файлом. SharePoint позволяет центральному администратору устанавливать различные уровни разрешений доступа для отдельных пользователей или групп.
SharePoint имеет интуитивно понятный интерфейс и такие функции, как обновления статуса, оповещения о сроках и уведомления об отслеживании проектов. Это упрощает управление проектами так, как этого не делает OneDrive. Вы также можете интегрировать Yammer — службу социальной сети — в SharePoint. Это позволяет членам команды общаться непосредственно внутри системы.
Хотя оба варианта позволяют пользователям создавать библиотеки файлов для организации контента, ими проще управлять и перемещаться с помощью SharePoint. Это становится более важным соображением по мере увеличения объема данных. Итак, если вы отдаете предпочтение простоте совместной работы и совместного использования файлов, SharePoint станет идеальным решением.
OneDrive и SharePoint позволяют вам получать доступ к вашим данным с любого устройства, где бы вы ни находились. Оба они поддерживают синхронизацию между устройствами, что позволяет при необходимости передавать данные для локального использования на любом устройстве. Таким образом, оба варианта предлагают одинаковые преимущества в этой области.
3. Безопасность и конфиденциальность
Microsoft приняла строгие меры для обеспечения безопасности обоих вариантов. Благодаря шифрованию данных в реальном времени вы можете создавать резервные копии своих данных в SharePoint и OneDrive. Более того, если вы случайно удалите файл, вы сможете восстановить его из корзины, независимо от того, что вы используете. Однако в SharePoint можно восстанавливать только те файлы, которые можно изменить.
Microsoft использует механизм обнаружения вирусов для сканирования файлов, загруженных в SharePoint и OneDrive. Это помогает защитить ваши файлы и пространство для хранения в Интернете. Если он обнаружит зараженный файл, каждая служба немедленно уведомит пользователей. Администраторы SharePoint могут запретить пользователям доступ к любым зараженным файлам в базе данных.
Несмотря на эти меры безопасности, вы должны знать о потенциальных рисках при обмене файлами любым из вариантов. Избегайте случайного обмена файлами с неавторизованными участниками и тщательно управляйте разрешениями на изменение, чтобы предотвратить потерю и кражу данных. Вам также следует воздерживаться от чрезмерного обмена, чтобы упростить управление данными и безопасность. Проверять Лучшие способы обмена файлами с кем-либо через Интернет.
4. Ценообразование и складирование
В бесплатном плане OneDrive предлагает 15 ГБ дискового пространства, чего должно быть достаточно для одноразового использования. Если вам нужно больше места для хранения, у вас есть два варианта. Вы можете подписаться на Microsoft 365 базовый Который предлагает 100 ГБ за 1.99 доллара в месяц. Или вы можете выбрать Microsoft 365 Personal, который предлагает 1 ТБ хранилища за 6.99 долларов США в месяц.
Заметка: Автономный план OneDrive называется Microsoft 365 Basic. Имейте это в виду, чтобы избежать путаницы.
Напротив, SharePoint не предлагает бесплатный план. Автономный пакет стоит 5 долларов США на пользователя в месяц и предоставляет до 1 ТБ дискового пространства на пользователя. Кроме того, вы можете приобрести SharePoint в рамках бизнес-плана Microsoft 365. Это предоставляет администраторам до 25 ТБ дискового пространства.
Цена и объем хранилища SharePoint делают его предпочтительным для совместной работы в команде. OneDrive, особенно с его бесплатным планом, лучше подходит для индивидуальных потребностей.
5. Более продвинутые функции
SharePoint предлагает множество расширенных функций, которых нет в OneDrive. Функция веб-публикации позволяет публиковать важные документы непосредственно на внешнем веб-сайте вашей компании с помощью встроенной системы управления контентом. Это позволяет сотрудникам или потребителям загружать эти документы, когда они им понадобятся.
SharePoint также позволяет добавлять приложения на внутренние страницы или страницы веб-сайта, создавать порталы для сотрудников, формы просмотра и многое другое. Он также позволяет автоматизировать задачи на основе действий пользователя, например отправку новых файлов по электронной почте определенной команде или руководителю проекта. OneDrive не предлагает эти функции.
Узнайте больше о том, что можно сделать Microsoft SharePoint Что может быть невозможно с OneDrive.
6. Какой из них следует использовать?
Если вы человек без команды или владелец малого бизнеса, которому не нужна масштабная совместная работа и много места для хранения, OneDrive может удовлетворить ваши потребности. Однако SharePoint будет лучше, если вы управляете большой командой, требующей частого сотрудничества и большего объема хранилища данных.
Вы также можете использовать оба варианта, поскольку ваш план SharePoint включает OneDrive. Вы можете использовать OneDrive для хранения конфиденциальных документов компании, таких как бизнес-планы и финансовые отчеты, и ограничить доступ к ним небольшому числу участников. Тем временем вы можете создать сайт SharePoint для совместной работы над менее конфиденциальными документами, такими как политики, расписания и данные обучения.
Кроме того, вы можете синхронизировать OneDrive с SharePoint, что упрощает использование как инструментов, так и Microsoft Teams для улучшения совместной работы вашей команды.
Короче говоря, OneDrive лучше всего подходит для личного использования, а SharePoint лучше для совместной работы в больших группах. Теперь вы можете просмотреть Лучшие настольные издательские приложения для проектирования макетов документов.
