Плюсы и минусы создания бюджета бизнес-расходов в Excel

Большинство компаний, включая государственные и некоммерческие организации, используют Microsoft Excel для подготовки своих бюджетов. Excel предоставляет им гибкость, удобство и простоту сбора, сортировки, управления и анализа данных для планирования бюджета и прогнозирования.

Но является ли Excel подходящим приложением для бизнес-бюджетирования? Давайте выясним плюсы и минусы использования Excel в качестве приложения для составления бюджета, чтобы ответить на этот важный вопрос. Проверять Как исправить сбой Microsoft Excel при копировании и вставке: эффективные методы.

Плюсы и минусы создания бюджета бизнес-расходов в Excel — пояснения

Плюсы составления бизнес-бюджета в Excel

Microsoft запустила Excel в 1985 году в качестве опции для управления электронными таблицами. Согласно опросу, проведенному компанией Центаж Корпорейшн Тем не менее, большинство финансовых директоров (почти 88%) по-прежнему используют электронные таблицы для подготовки своих бизнес-бюджетов. Это многое говорит о полезности приложения. Но почему Excel так популярен в качестве варианта бюджетирования бизнес-расходов? Давай выясним.

1. Все уже умеют пользоваться Excel

Плюсы и минусы создания бюджета бизнес-расходов в Excel — пояснения

Так или иначе, большинство выпускников колледжей использовали Excel во время учебы. Это приводит к тому, что становится ясно, насколько универсально приложение и что почти все знают основы его использования. Поскольку большинство ваших сотрудников знакомы с основами работы с интерфейсом Excel, все, что им нужно, — это простой толчок в правильном направлении, и они будут без проблем управлять финансами вашего бизнеса.

Составляя бюджет в Excel, вы сэкономите время и ресурсы, которые в противном случае могли бы быть потрачены на обучение, что особенно полезно, если вы управляете небольшим бизнесом или стартапом с ограниченными ресурсами.

2. Excel дешев и доступен

Плюсы и минусы создания бюджета бизнес-расходов в Excel — пояснения

Почти у каждого есть копия Microsoft Excel. Если вашему бизнесу требуется больше людей для участия в процессе составления бюджета, вы можете предоставить доступ всем, у кого есть копия Excel, без покупки дополнительных лицензий. По возможности малым предприятиям следует избегать использования мастера корпоративного бюджетирования, поскольку это может привести к большим затратам. Проверять Как создать баланс в Microsoft Excel.

3. Вы можете настроить свои электронные таблицы Excel

Плюсы и минусы создания бюджета бизнес-расходов в Excel — пояснения

В компаниях, особенно в стартапах, возможность кастомизации — очень полезная и нужная функция, ведь разные этапы развития бизнеса требуют разных подходов. Одним из самых больших преимуществ электронных таблиц Excel по сравнению с другими приложениями для составления бюджета является то, что власть находится в руках пользователей.

Excel — довольно сложное приложение, но оно предлагает своим пользователям гибкость в виде множества функций и функций. Как только вы поймете функции Excel, вы сможете делать практически все, от подготовки бизнес-бюджета до финансового анализа и отображения графиков. Вы также можете создавать собственные функции, макросы и бюджетные модели в Excel, чтобы соответствовать уникальным требованиям вашего бизнеса.

Минусы составления бизнес-бюджета в Excel

Как и все остальное, Excel имеет свою долю ограничений, когда дело доходит до составления бизнес-бюджета.

1. Это отнимает много времени и подвержено ошибкам

Плюсы и минусы создания бюджета бизнес-расходов в Excel — пояснения

Подготовка бюджета деловых расходов в Excel требует ручного ввода данных. Поскольку он так сильно зависит от человеческих усилий, ошибки практически неизбежны. Вероятность таких ошибок увеличивается с увеличением объема и сложности вводимых данных, что приводит к ложным прогнозам бюджета и неустойчивым прогнозам доходов.

В многомиллионных компаниях простая опечатка или просчет могут стоить миллионы долларов. Возьмите пример ТрансАлтаПростая ошибка вырезания и вставки обошлась компании в 24 миллиона долларов. Компании часто просматривают и исправляют проблемы в своих электронных таблицах Excel, чтобы предотвратить такие риски, которые стоят им драгоценного времени, усилий и затрат.

2. Проблемы масштабируемости для больших наборов данных

Плюсы и минусы создания бюджета бизнес-расходов в Excel — пояснения

Excel, будучи дешевым и доступным для любого пользователя, обеспечивает малым предприятиям низкий барьер для входа с безупречной полезностью и функциональностью. Однако по мере роста бизнеса данные, необходимые для составления бюджета и прогнозирования, увеличиваются в геометрической прогрессии. Excel часто не может обрабатывать большие объемы данных, содержащих множество функций и макросов, и, вероятно, будет работать медленнее или даже давать сбой. ПроверятьКак стать специалистом по вводу данных.

3. Отсутствие ролевого доступа и проблем с безопасностью

Плюсы и минусы создания бюджета бизнес-расходов в Excel — пояснения

Файлами Excel можно легко поделиться с любым, у кого есть копия приложения, подвергая риску конфиденциальную информацию компании. Хотя вы можете защитить файлы Excel с помощью пароля, но пароль должен быть передан соответствующим людям при подготовке бюджета.

Excel не предоставляет доступ на основе ролей, поэтому любой, у кого есть пароль, может получить доступ ко всей электронной таблице. Это может быть серьезной проблемой для большинства компаний.

Является ли Excel подходящим приложением для нужд вашего бизнеса?

Excel имеет свои преимущества как специальное приложение для составления бюджета на бизнес-расходы, но если у вас возникнут проблемы, рекомендуется инвестировать в приложение для составления бюджета компании. Крупные компании могут столкнуться с трудностями при использовании Excel в качестве единственного решения для составления бюджета.

Консолидация данных, форматирование, безопасность и проблемы совместной работы — это лишь некоторые из проблем, с которыми крупные организации могут столкнуться при составлении бюджета в Excel. Однако, если вы все еще работаете в малом бизнесе или стартапе с ограниченным количеством движущихся частей, Excel может быть универсальным, дешевым и эффективным вариантом бюджетирования.

Если вы используете Excel для подготовки своего бизнес-бюджета, но все еще не знаете основ, рассмотрите возможность изучения некоторых курсов продвинутого уровня, чтобы улучшить процесс бизнес-бюджетирования. Вы можете просмотреть сейчас Как быстро выучить Microsoft Excel: лучшие советы.

Источник
Перейти к верхней кнопке