Важной частью организации вашей жизни является список дел, а в его основе - список того, что вам нужно выполнить. Это кажется очевидным, правда? Однако во многих отношениях ваш список дел может вызвать стресс и снизить вашу продуктивность.
К счастью, есть несколько проверенных и проверенных способов улучшить свой список дел, чтобы этого не происходило.
Составьте краткий список дел
Если в вашем списке дел более 10 пунктов одновременно, вероятно, он слишком длинный. Наличие длинного списка задач, которые нужно выполнить, может вызвать у вас стресс и привести к откладыванию на потом. Это связано с тем, что создается впечатление, что предстоит еще много сделать и потребуется много усилий, чтобы все сделать.
Чтобы этого избежать, вы можете обобщить свой список дел, чтобы он выглядел более управляемым, и вы почувствуете себя выполненным, когда вычеркнете его. Вы можете сделать это, строго относясь к тому, что происходит, и не заполняя их без надобности. Вот некоторые вещи, которые могут не входить в ваш список дел:
- Чужой квест, который вы должны выполнить.
- Задача уже есть в вашем календаре или зарегистрирована в другом месте.
- Это одна из ваших повседневных обязанностей, например, проверка электронной почты.
- Это часть другой задачи, которая уже в вашем списке.
Вы увидите, что если некоторые из этих вещей есть в вашем списке дел, это только увеличит их размер и заставит вашу рабочую нагрузку казаться больше, чем она должна быть на самом деле. Удалите их, при необходимости назначьте где-нибудь еще, и вы почувствуете, что ваши задачи более достижимы.
Разделите список задач на атрибуты
Вы также можете классифицировать свои задачи по атрибутам или действиям. Todoist Это приложение со списком дел в цифровом формате, которое позволяет создавать ярлыки с цветовой кодировкой, которые уберегут ваш экран от беспорядка. Все, что вам нужно сделать, чтобы создать стикер, это:
- В меню «Открыть» щелкните значок «плюс» рядом с полем «Категории».
- Когда откроется новое окно рейтинга, введите то, что вы хотите присвоить рейтингу, например «электронная почта» или «контакт».
- Выберите цвет, с которым хотите его связать.
- Нажмите إضافة.
В качестве альтернативы, если ярлыки вам не нравятся, вы можете использовать функцию раздела Todoist для достижения того же результата:
- На странице входящих сообщений Todoist переместите курсор в конец списка.
- Когда появляется кнопка. добавить раздел , щелкните по нему.
- Там, где отображается имя этого раздела, введите то, что вы хотите назвать разделом.
- Нажмите добавить раздел.
Вы можете создать столько ярлыков или разделов, сколько захотите, но постарайтесь свести их к минимуму. После того, как вы настроили любой из этих параметров рейтинга, вы можете начать добавлять свои задачи под ним, щелкнув знак плюса или добавив задачу.
Если вам нужен более простой макет, Майкрософт, чтобы сделать Создайте несколько меню, которые могут служить атрибутами или действиями, щелкнув «Новое меню» на панели инструментов. Просто назовите список, и вы можете начать разбивать свои задачи по мере необходимости. Проверять Сравнение Microsoft To Do и Google Tasks: зачем использовать первый упомянутый вариант.
Зарезервируйте время, чтобы сделать свой список дел более управляемым
Вы можете подумать, что использование списка дел само по себе является проактивным, но если он состоит из требований других, которые поступают в течение вашего дня, когда вы работаете реактивно. Это может привести к неорганизованному управлению задачами и списку, который не соответствует вашим потребностям.
Резервирование времени имеет важное значение, если вы хотите оставаться на вершине своего бизнеса и поддерживать эффективность. Попробуйте выделить 15–20 минут на то, чтобы составить список дел в начале дня, или, если ваша работа носит интерактивный характер, выделите время на два или три периода.
Чтобы убедиться, что вы придерживаетесь этого, назначьте встречу в своем календаре Outlook или Google, чтобы не пропустить этот шаг. В конечном итоге вы сэкономите время и сможете предпринять больше шагов, чтобы улучшить свой список дел.
Расставьте приоритеты для ваших задач
Простое создание списка дел не дает вам четкого представления о том, когда вам нужно что-то закончить, или о степени срочности, связанной с этим. Хотя можно мысленно классифицировать важность ваших задач, это может открыть перед вами неоднородную сложность.
Неоднородная сложность - это когда вы выбираете задачу, которая занимает меньше всего времени, потому что она дает вам быстрый психологический импульс, потому что вы чего-то достигли. К сожалению, это означает, что вы можете в конечном итоге пренебречь важными задачами, которые требуют больше времени, независимо от того, насколько они важны. Кроме того, из-за того, как работает наш мозг, вы можете видеть элементы наверху как приоритетные, даже если это не так.
Метод MoSCoW может помочь вам определить приоритетность вашего списка дел по четырем категориям, а именно:
- Он должен был иметь.
- должен.
- можно иметь.
- этого не будет.
Это особенно полезно для управления проектами, когда вам нужно выполнить ряд шагов в течение определенного периода времени.
Если это не соответствует вашим потребностям, вы можете выбрать стиль матрицы Эйзенхауэра, который делит ваш список дел на четырехсекционную сетку. Верхняя строка предназначена для «важных» задач, а нижняя строка - для «неважных» задач. В сочетании с этим левый столбец называется «Срочно», а правый столбец - «Не срочно».
Для обоих методов он предоставляет Trello Максимальные возможности для составления списка дел, потому что он позволяет разбивать задачи на панели. Аналогично, содержит Падлет В нем есть множество готовых шаблонов, которые позволяют создавать панели и располагать их так, как вы считаете нужным.
Достижение эффективности
Списки дел действительно полезны для отслеживания вашей работы и обеспечения подотчетности, но они также открывают множество проблем, которые могут замедлить вас и создать всевозможные предубеждения. Для хорошей работы по-прежнему требуется некоторый стратегический надзор.
С помощью приведенных выше советов вы можете начать экспериментировать с различными методами определения размеров и оптимизировать свой список дел, чтобы раскрыть его потенциал. Просто помните: потратив немного времени на совершенствование своего списка дел, вы сможете повысить свою эффективность и еще больше улучшить результаты своей работы.
Попробуйте и посмотрите, что вам подходит. Также проверьте Лучшие советы и рекомендации по Microsoft To-Do для лучшего управления задачами.
