В течение многих лет компании и организации любого размера по всему миру использовали Excel в качестве специального приложения для управления запасами. Но с таким количеством специализированных приложений для управления запасами, предлагающих более продвинутые решения, жизнеспособность Excel для этой задачи находится под вопросом.
Хотя Excel очень полезен, достаточно ли того, что он предлагает, для управления запасами? Чтобы ответить на этот вопрос, давайте сравним управление запасами в Excel с приложением для управления запасами. Проверять Лучшие бесплатные платформы для веб-сайтов электронной коммерции для малого бизнеса.
Почему многие компании используют Excel для управления запасами?
Excel — это, прежде всего, приложение для работы с электронными таблицами, которое использует сетки ячеек для быстрой консолидации, организации, расчета и управления данными. Однако это выходит за рамки базовой математики — в Excel есть шаблоны и функции для управления проектами, бухгалтерского учета, прогнозирования и других профессиональных задач. Вот почему это также приложение для управления запасами для многих компаний.
У Excel низкий порог входа, потому что он недорогой. Вам просто нужно приобрести лицензию на Microsoft Office, и все готово. Вот почему вы обнаружите, что его используют все, от стартапов до крупных компаний.
Кроме того, Excel очень универсален. Вы можете настроить его в соответствии со своими уникальными требованиями и добавить собственные макросы, формулы и формы. С Excel вы не ограничены только скучными цифрами. Создавайте мощные графики и диаграммы для визуального представления и анализа данных.
Недостатки управления запасами в Excel
Нет сомнений в том, что Excel предлагает отличные функции, которые стартапы и малые предприятия используют для управления своими запасами. Однако по мере роста бизнеса возникают проблемы из-за ограничений Excel как инструмента управления запасами. Вот некоторые из его ограничений.
1. Длительный процесс и отсутствие автоматизации
Более крупные компании имеют дело с более обширными товарно-материальными запасами, которые необходимо документировать вручную в Excel. От ввода и обновления данных до организации и просмотра управление запасами в Excel требует от компании много ручной работы и времени.
В идеальном мире вы бы хотели, чтобы Excel предлагал вам выполнить какое-либо действие после того, как ваш инвентарь упадет до определенного уровня, чтобы вы могли изменить порядок. К сожалению, это не так из-за отсутствия автоматизации в Excel.
2. Повышенная вероятность человеческих ошибок
Еще одна проблема с ручным вводом данных — возможность человеческих ошибок. Хотя таких ошибок часто можно избежать в меньшем масштабе, человеческие ошибки почти неизбежны при работе с огромным потоком данных из нескольких источников.
Например, неправильная функция может повлиять на несколько ячеек, если не на всю электронную таблицу, что приведет к ложным отчетам. Эти, казалось бы, безобидные ошибки часто могут привести к ложным результатам, которые обходятся компании в миллионы долларов.
Поиск и исправление этих ошибок — довольно сложная игра. Как найти недостающую запятую или десятичную точку в тысячах ячеек данных? Даже если вы обнаружите проблему, ее часто приходится исправлять в нескольких ячейках, что может занять несколько часов.
3. Отсутствие обновлений в реальном времени
Эффективное управление запасами требует данных в режиме реального времени для принятия быстрых и точных решений. Однако в Excel это невозможно, потому что вам придется вручную обновлять электронную таблицу после каждой отгрузки или продажи продукта. Даже при наличии самого преданного персонала и надежных запасов и расходных материалов ваши данные Excel часто будут отставать на один шаг.
Из-за отсутствия обновлений в реальном времени компаниям часто приходится принимать решения на основе устаревших данных. Это может привести ко многим проблемам, таким как затоваривание или нехватка запасов.
4. Ограниченное сотрудничество
Эффективное сотрудничество имеет важное значение для управления запасами, поскольку оно имеет дело с данными из нескольких источников. Помимо общего доступа к книгам, комментирования и сторонних надстроек, в Excel есть несколько функций для совместной работы. Однако одновременное обновление данных инвентаризации в Excel проблематично. Проверять Как быстро выучить Microsoft Excel: лучшие советы.
5. Небезопасность и журнал данных
В любом бизнесе нескольким заинтересованным сторонам необходим доступ к определенным разделам данных инвентаризации. Это становится проблемой при работе с Excel, поскольку он не предоставляет доступ на основе ролей. Любой, у кого есть доступ к электронной таблице запасов, может иметь доступ ко всему или не иметь доступа вообще, что затрудняет защиту конфиденциальной информации компании.
Хотя вы можете отслеживать изменения в Excel, этого недостаточно для компаний с большими и сложными наборами данных инвентаризации. Трудно отследить, кто внес изменения в данные инвентаризации, какие изменения были внесены и когда они были внесены.
Этот ограниченный контрольный журнал позволяет любому изменять данные инвентаризации, чтобы скрыть мошеннические действия, тем самым подвергая риску целостность данных инвентаризации.
Зачем переключаться на приложение для управления запасами?
Если вы столкнулись с проблемами при управлении запасами с помощью Excel, пришло время обратиться к специальному приложению для управления запасами. В отличие от Excel, эти приложения специально разработаны для управления запасами и легко объединяют все аспекты управления запасами, такие как каналы продаж, пополнение запасов и оповещение.
Помимо предложения комплексного решения, приложения для управления запасами, такие как Cin7, Инвентарь Zoho Он автоматизирует процесс с помощью уведомлений и предупреждений. Они предоставляют специальные функции отчетности, которые помогают прогнозировать тенденции продаж и принимать решения на основе данных о запасах в режиме реального времени. Проверять Простой способ начать бизнес по прямой поставке с лучшими руководствами и инструментами.
Преимущества приложений для управления запасами по сравнению с Excel
Последнее приложение для управления запасами предлагает огромные преимущества по сравнению с Excel. В результате проблемы с автоматизацией и масштабируемостью, с которыми сталкиваются пользователи Excel, становятся излишними при использовании приложений управления запасами.
Давайте взглянем на плюсы приложений для управления запасами, чтобы увидеть, как они превосходят Excel.
1. Автоматизация экономит время и ресурсы компании
Приложение для управления запасами автоматизирует управление запасами с помощью технологии RFID или сканеров штрих-кода. Как это автоматизирует переупорядочивание. Как только уровень ваших запасов достигает определенного порога, заказы на покупку создаются автоматически, предотвращая затоваривание или нехватку запасов.
Автоматизация процессов делает вещи управляемыми, экономя время и ресурсы компании. Это шаг вперед по сравнению с Excel, который значительно упрощает масштабирование вашего бизнеса за счет стратегического распределения сэкономленного времени и ресурсов для прибыльных начинаний.
2. Более надежные данные
Автоматизируя большинство аспектов управления запасами, приложение для управления запасами снижает вероятность человеческих ошибок. Это не только делает полученные данные более надежными, но также сокращает время и ресурсы, затрачиваемые на аудит и исправление ошибок.
Надежные данные превращаются в точные прогнозы, необходимые для роста любого бизнеса. Тщательный анализ данных может помочь компаниям принимать обоснованные решения относительно изменения порядка и распределения ресурсов, повышая рентабельность и обеспечивая масштабируемость.
3. Системная интеграция стала проще простого
Приложение для управления запасами может интегрироваться с другими отделами вашего бизнеса, такими как закупки, продажи, бухгалтерия и т. д. Эта бесшовная интеграция избавляет компании от необходимости вручную собирать данные из разных отделов и объединять их в рабочую книгу Excel.
Расширение часто предполагает ведение бизнеса одновременно на нескольких рынках сбыта. С Excel вам придется создавать и управлять несколькими книгами инвентаризации для разных каналов продаж и стремиться поддерживать их надежность и актуальность.
Приложение для управления запасами упрощает процесс за счет интеграции всех каналов. Вам не придется сталкиваться с проблемами управления такими обширными данными с помощью приложения для управления запасами, поскольку оно будет автоматически собирать данные и обеспечивать отслеживание запасов в режиме реального времени.
4. Прогнозировать и планировать проще
Управление запасами в Excel отстает из-за характера ручного ввода. Этот разрыв между запасами в электронных таблицах и запасами на складе становится серьезным препятствием для эффективного прогнозирования, планирования и принятия решений. В конечном итоге компании изо всех сил пытаются удовлетворить постоянно растущие потребности рынка и не могут конкурировать с компаниями, использующими автоматизированные решения.
Использование приложения для управления запасами устраняет этот пробел с данными о запасах в режиме реального времени. В любое время вы знаете об уровне запасов в нескольких местах, заказах на покупку и многом другом. Прогнозирование и планирование становятся проще и точнее с помощью доступных данных в режиме реального времени.
5. Повысьте безопасность данных с помощью доступа на основе ролей
В отличие от Excel, приложение для управления запасами предоставляет доступ на основе ролей. Администраторы могут назначать роли с различными разрешениями и уровнями доступа.
Например, менеджер склада может иметь полный доступ к приложению с разрешением на доступ к имеющимся данным, создание отчетов, размещение заказов и многое другое. При этом сотрудник по вводу данных может иметь доступ только к экранам ввода данных.
Доступ на основе ролей помогает установить и поддерживать иерархию компании и повысить безопасность конфиденциальной информации компании. Кроме того, это помогает отслеживать изменения, внесенные в систему, кто и когда их внес. Это повышает подотчетность и снижает возможности для нарушений конфиденциальности и мошенничества. Проверять Что такое контроль доступа и зачем он нужен?
Приложения для управления запасами помогают расширить ваш бизнес
Excel обычно достаточно для малого бизнеса, особенно если у него нет денег, чтобы тратить его на специализированные приложения и услуги. Однако это является препятствием для масштабируемости, когда ваш бизнес растет. Поэтому придет время, когда возникнут заметные проблемы. Когда это время придет, специализированное приложение для управления запасами станет частью решения.
С помощью приложения для управления запасами компании могут лучше управлять своими запасами за счет автоматизации процесса, устранения человеческих ошибок и улучшения совместной работы. Однако автоматизация не должна ограничиваться управлением запасами. Предприятия всегда должны стремиться к повышению эффективности и прибыльности за счет автоматизации различных аспектов работы. Вы можете просмотреть сейчас Может ли автоматизация заменить людей? Основная роль людей в кибербезопасности.
