Совещания по подготовке проекта — это идеальная возможность собрать всех членов команды на одной волне и работать над достижением общей цели, которая позволяет руководителю проекта общаться со всеми заинтересованными сторонами проекта и заинтересованными сторонами. Вот почему каждый должен быть хорошо подготовлен и понимать характер проекта и все его аспекты, так как каждый поможет вам получить максимальную отдачу от вашего обсуждения с вашим клиентом.
В этой статье мы поделимся некоторыми советами и инструментами, которые помогут вам успешно провести подготовительную встречу с вашей командой. Проверять Важнейшие качества личности, чтобы стать успешным менеджером проекта.
Что такое совещание по подготовке проекта?
На инициационном собрании проекта менеджер проекта встречается с командой, а иногда и с клиентом, чтобы представить цели проекта, объяснить, как их достичь, и рассмотреть роли каждого человека. Обычно оно проводится в начале нового проекта, хотя может быть уместно провести еще одно собрание позже, если возникнут новые препятствия или вопросы.
Этот тип встречи поможет вам начать новый проект на прочной основе, четко сообщив, что ожидается и как измерить прогресс и препятствия, которые могут возникнуть впереди. В целом, он задает курс на беспрепятственное сотрудничество проекта со всеми заинтересованными сторонами. Проверять Лучшие приложения и инструменты для планирования встреч и встреч.
Если эти встречи организованы должным образом, они помогают руководителю проекта реализовать проект с минимальным количеством препятствий и успешно завершить проект до конца. Где подготовительные встречи и их количество различаются на уровне размера и типа проекта.
Подготовительную встречу можно назвать ознакомительной сессией между рабочей группой, так как в большинстве проектов большая часть рабочей группы из разных отделов учреждения или новый член, где не все друг друга знают, поэтому подготовительная встреча является ознакомительным средством для команды. членов, что является одной из целей подготовительной встречи.
Преимущества проведения подготовительного совещания по проекту
Как упоминалось выше, встречи по подготовке проекта — это возможность привести всех в соответствие с видением и ролями вашего проекта. Вот некоторые другие заметные преимущества успешной подготовительной встречи:
- Проекты работают наиболее эффективно, когда все члены команды понимают свои обязанности.
- Подготовительные встречи показывают, насколько далеко продвинулась ваша команда в понимании того, что повлечет за собой проект. Это может помочь вам определить любые потенциальные проблемы, которые могут возникнуть на этом пути.
- Подготовительные встречи помогают наладить отношения между вами и вашим клиентом, ставя всех в равные условия в начале процесса.
- Заблаговременное планирование снижает вероятность внесения изменений, которые могут привести к потенциальным задержкам на более позднем этапе проекта.
- У вашего клиента будет возможность предоставить ценные отзывы и идеи, прежде чем зайти слишком далеко в жизненном цикле проекта.
- Успешное стартовое совещание по проекту повышает вероятность соблюдения бюджета и графика.
Несколько советов по проведению подготовительной встречи для успешного проекта
Вот несколько основных шагов, которые необходимо предпринять при подготовке к встрече, посвященной запуску проекта:
1. Создайте повестку дня
Ваша повестка дня собрания дает четкое направление, которому нужно следовать, поэтому так важно спланировать и разослать собрание заранее до подготовительного собрания. Предварительное планирование повестки дня поможет вам оставаться сосредоточенным и на задаче.
Вы можете использовать приложение для создания заметок, например Evernote Создает план собрания, к которому имеют доступ все участники. Вы можете начать с нуля или сэкономить время с одним Его формы встречи.
Добавьте все детали, связанные с проектом, как только вы разберетесь с основами, включая продолжительность встречи и президента (менеджера проекта). Хотя это будет зависеть от конкретного проекта, над которым вы работаете, вот несколько общих идей, о которых следует помнить:
- С уважением и введение.
- Четкое объяснение того, чего вы намерены достичь во время вступительной встречи.
- Цель проекта.
- Объем проекта.
- Ограничения по времени и бюджету.
- Текущие известные риски.
- Выходной список.
- Открытое обсуждение и вопросы.
2. Пригласите нужных людей
На этом этапе вы хотите сосредоточиться на приглашении всех ключевых заинтересованных сторон. Тем не менее, в вашей страсти к игре у вас может возникнуть соблазн пригласить всех, кто имеет какое-либо отношение к проекту, удаленно. Это может повлиять на вашу встречу, так как управлять большой толпой будет намного сложнее. Вы должны включать только тех членов команды, которые играют важную роль в проекте (и могут внести ценный вклад).
Вы можете пригласить участников собрания по электронной почте или, что еще лучше, с помощью внутреннего средства связи, такого как Вялый. Вы можете использовать этот инструмент для создания канала (группы), который вы будете использовать для обмена повесткой дня собрания и другими связанными документами, чтобы все могли их увидеть до начала собрания. Проверять Лучшие инструменты внутренней коммуникации на вашем рабочем месте.
3. Сделайте встречу интерактивной
Сделайте первое совещание интерактивным, предоставив открытую платформу для идей и предложений. Цель состоит в том, чтобы обеспечить активное участие каждого во время собрания. Вот несколько идей, что вы можете сделать:
- групповой мозговой штурм: это решение работает лучше всего, если несколько членов команды имеют одинаковую область знаний. Проведя совместный мозговой штурм, вы сможете быстро опираться на знания людей и разрабатывать креативные решения, которые проложат путь к успеху.
- Ротация председателя собрания: хотя руководителю проекта лучше всего проводить вступительное собрание, вы можете поменяться стульями, чтобы не терять внимание участников. Это позволяет каждому взять на себя роль руководства конкретными аспектами повестки дня встречи или проведения презентаций, что также может помочь команде чувствовать себя более вовлеченной в проект.
- Запрос отзывов: Когда вы представляете что-то новое, спросите участников, есть ли у них вопросы по этому поводу, чтобы каждый мог высказать свое мнение на собрании. Вы также можете воспользоваться этой возможностью, чтобы изучить другие идеи или интересы, которые могут быть у них, чтобы со временем не накапливались сомнения — основная причина разочарования среди людей, участвующих в проекте.
Эти интерактивные технологии обеспечат активное участие всех заинтересованных сторон в первом совещании.
4. Уточните роли и обязанности
Предполагая, что все понимают весь проект и его пригодность, следующим шагом будет определение их ролей и обязанностей. Используйте эту возможность, чтобы повторить предыдущие обсуждения того, что все ожидают друг от друга. Вы можете использовать онлайн-инструмент, например Асана Создать контрольные списки, чтобы каждый знал, за какие задачи он отвечает.
Вы можете начать с назначения рабочих элементов, которые должны быть выполнены к согласованному сроку, а затем распределить их среди членов команды. Расположите эти действия в порядке приоритета, перечислив самые важные задачи первыми. Таким образом, вы можете убедиться, что сроки соблюдены, не прилагая больших усилий. Проверять Сравнение Asana и Jira: что лучше в методологии Agile?
5. Добавьте сводку встречи в базу знаний инсайдеров
После того, как вы закончите встречу, превратите свои заметки в хорошо организованный документ, чтобы вам было удобно обращаться к ним в будущем. Вы можете использовать сайт внутренней базы знаний в качестве онлайн-репозитория, к которому может легко получить доступ любой участник проекта.
Таким образом, вы всегда можете обратиться к заметкам о собрании, когда возникнут вопросы о чем-то, что обсуждалось на открытии. Вы также можете использовать свою вики для добавления обновлений по мере прохождения жизненного цикла проекта. Проверять Лучшие приложения базы знаний для вашей организации.
Задайте тон всему проекту на подготовительной встрече
Подготовительное совещание является жизненно важным этапом в любом проекте, так как задает тон всему жизненному циклу проекта и направляет всех участников в одном направлении.
Вы можете воспользоваться приведенными выше советами и инструментами, чтобы объединить всех заинтересованных лиц и проложить путь к продуктивному рабочему процессу. Теперь вы можете просмотреть Лучшие советы по выделению ваших отчетов по проекту.
