Лучшие способы использовать Google Таблицы как профессионалы

Google Таблицы — идеальное приложение для управления данными, представления и анализа, если вам нужна простота и быстрые результаты. Создание высококачественных и точных диаграмм, графиков или таблиц очень просто в приложении Google для повышения производительности.

Google Таблицы позволяют выделять данные с помощью красочных диаграмм и графиков. Встроенные формулы, сводные таблицы и параметры условного форматирования экономят время и упрощают стандартные задачи работы с электронными таблицами — и все это бесплатно. Вы также можете получать доступ, создавать и редактировать свои электронные таблицы, где бы вы ни находились, будь то с вашего телефона, планшета или компьютера, даже если вы не подключены к Интернету.

Вы можете улучшить свои навыки работы с Google Sheets до профессионального уровня, изучив несколько простых шагов. Это также позволит выполнять задачи в быстром и стабильном темпе, а также повысит вашу общую производительность. В этой статье вы найдете секретный рецепт, который должен использовать каждый профессиональный пользователь Google Sheets для достижения цели! Проверять Как упорядочить столбцы в Google Sheets как профессионал.

Лучшие способы использовать Google Таблицы как профессионалы — инструкции

1. Автоматический сбор данных с помощью Google Forms

Google Forms — это мощное веб-приложение для сбора данных и опросов черезGoogle Таблицы“. Вы можете создать опрос или изучить рынок с помощью интуитивно понятных действий. Вы всегда можете настроить количество вопросов, формат ответов и даже тех, кто может взаимодействовать с созданной формой.

Вы можете добавить форму на лист, выполнив следующие действия:

  • На панели инструментов нажмите «Инструменты», а затем выберите Создать новую форму.

Лучшие способы использовать Google Таблицы как профессионалы — инструкции

  • Нажмите Ярлык Добавляйте сюда вопросы для создания пользовательской формы.

Лучшие способы использовать Google Таблицы как профессионалы — инструкции

  • Данные формы появятся в листе ответов для формы 1. Это имя можно изменить.

Лучшие способы использовать Google Таблицы как профессионалы — инструкции

  • В меню «Инструменты» нажмите «Управление формой», чтобы получить доступ к динамическим действиям Google Forms в Google Sheets, таким как отправка формы, отмена связи формы и т. д.

Теперь вы можете быстро создавать великолепные формы Google Forms в Google Sheets и собирать жизненно важные данные для своего бизнеса, не полагаясь на кого-то другого. изучение.

2. Сведите к минимуму взаимодействие с пользовательским интерфейсом с помощью ярлыков

Лучшие способы использовать Google Таблицы как профессионалы — инструкции

Вы можете быстрее перемещаться в Google Таблицах с помощью ярлыков. Каждый профессиональный пользователь Google Apps запоминает множество сочетаний клавиш, чтобы не использовать мышь. Нажмите на Ctrl+/ Отображает список полезных ярлыков Google Sheets на вашем экране.

Вы можете создавать таблицы контента вручную, ссылки на контент, ссылки на веб-сайты и перенаправлять на другой лист с помощью гиперссылок в Google Таблицах. Попробуйте выполнить следующие шаги для создания гиперссылок:

  • Щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку и выберите вставить ссылку.
  • Вы можете вставить URL-адрес с веб-сайта в поле поиска.
  • Вы можете выбрать автоматические предложения под окном поиска.
  • Вы также можете щелкнуть «Листы и именованные диапазоны», чтобы связать любой элемент текущего рабочего листа.

Лучшие способы использовать Google Таблицы как профессионалы — инструкции

3. Включите данные электронной таблицы в документы или презентации

Быстро импортируйте данные в Документы или Презентации из Таблиц. Этот трюк экономит много времени и выставляет вас профессионалом перед аудиторией. Попробуйте выполнить следующие действия, чтобы импортировать/экспортировать данные в Документы или Презентации из Таблиц:

  • В файле целевых документов нажмите «Вставить», а затем выберите «Схема».
  • Вы увидите вариант из электронных таблиц. Щелкните по нему.
  • Выберите любые страницы с макетами для предварительного просмотра.
  • Выберите один и нажмите Импортировать.

Лучшие способы использовать Google Таблицы как профессионалы — инструкции

  • Либо скопируйте схему из Sheets и вставьте ее в файл Documents. Этот метод работает и для табличных данных.
  • Выберите ссылку на электронную таблицу для интерактивного графика или вы можете вставить автономный график без ссылки.

Лучшие способы использовать Google Таблицы как профессионалы — инструкции

В Google Slides вы можете выполнить те же шаги, что и выше, чтобы импортировать данные из электронных таблиц.

4. Заблокируйте ячейки в совместных электронных таблицах

Вы можете защитить электронную таблицу, чтобы другие не могли изменить ее содержимое, но эту защиту не следует использовать в качестве меры безопасности. Пользователи по-прежнему смогут печатать, копировать, вставлять, импортировать и экспортировать копии защищенной электронной таблицы. Поэтому вы должны делиться электронными таблицами только с людьми, которым вы доверяете.

Если вы тратите много времени на проверку целостности формул, самое время воспользоваться функцией «Блокировать формат ячеек». Это полезно для совместных электронных таблиц, где выбранные диапазоны ячеек должны оставаться неизменными.

важная заметка: Когда вы защищаете лист, вы не можете делать следующее:

  • Разрешить пользователям одновременно изменять входные значения и блокировать форматирование ячеек.
  • Защитите данные паролем.

Чтобы защитить диапазон или лист ячеек, выполните следующие быстрые действия:

  • Выделите диапазон ячеек или одну ячейку.
  • Нажмите «Данные» на панели инструментов, а затем выберите Защищенные бумаги и домены.
  • На правой панели переключайтесь между добавлением листа или диапазона или щелкните существующую защиту, чтобы отредактировать ее.
  • Чтобы защитить домен, коснитесь Домен. Чтобы защитить лист, нажмите лист.
    • диапазон: Чтобы изменить или ввести диапазон, который вы хотите защитить, щелкните значок электронной таблицы и выберите область в электронной таблице.
    • бумага: чтобы выбрать лист, который вы хотите защитить. Чтобы снять защиту с группы ячеек на листе, установите флажок «Исключить определенные ячейки».

Лучшие способы использовать Google Таблицы как профессионалы — инструкции

  • Сделайте свой выбор, затем нажмите Установить разрешения или Изменить разрешения.
  • Выберите, как вы хотите ограничить редактирование:
    • Отображает предупреждение, когда пользователь делает редактирование: выберите «Показывать предупреждение при изменении этого диапазона». Это действие не помешает пользователям редактировать, но они увидят сообщение с просьбой подтвердить, действительно ли они хотят внести изменения.
    • Чтобы выбрать, какие пользователи могут редактировать диапазон или лист: Выберите «Ограничить возможность редактирования этого диапазона».

Лучшие способы использовать Google Таблицы как профессионалы — инструкции

Чтобы просмотреть защищенные ячейки, нажмите «Просмотр», а затем «Защищенные диапазоны». Над ячейками появится полосатый фон.

Блокировка ячеек помогает защитить руководства по стилю рабочего листа, формулы и правила ввода данных.

5. Добавьте ценность своим данным с помощью фотографий

Картинки — отличный материал, который превращает скучные табличные данные в яркие отчеты. Есть много способов вставить изображения в рабочий лист.

Есть также много причин, таких как создание инвентаря ИТ-оборудования, обращение к содержимому веб-сайта или создание содержательных блок-схем. Вы можете начать, следуя этим инструкциям:

  • На панели инструментов нажмите «Вставить», а затем выберите «Изображение». Вы можете выбрать между вставкой изображения в ячейку или вставкой изображения поверх ячеек. Из шести источников, которые вы видите, выберите: URL, изображения, Google Диск и т. д.
  • Используйте формат изображения («URL») для импорта изображений в ячейки непосредственно с веб-сайтов.
  • На панели инструментов «Вставка» вы также можете выбрать «Рисовать», чтобы создать блок-схемы и ручные рабочие процессы. Монтажная область содержит такие элементы, как линии, фигуры, изображения и текстовые поля.

Проверять Как создать и настроить круговую диаграмму в Google Sheets.

6. Специальные модели управления данными

Готовые формы позволяют быстрее выполнять задачи. Google Sheets предлагает вам простые в использовании шаблоны, которые идеально подходят для различных реальных бизнес-сценариев. Также эти шаблоны совершенно бесплатны, в отличие от Другие приложения для работы с электронными таблицами которые взимают плату за их использование.

Вы найдете шаблоны, настроенные и организованные в соответствии с их функциями, такими как личность, управление бизнесом и проекты. Если вам нужна помощь с обработкой данных, вы можете попробовать такие формы, как список дел, трекер финансовых инвестиций Google, список команд, еженедельное расписание, отчет о расходах и т. д.

Вы можете легко получить доступ к вышеупомянутым формам, выполнив следующие действия:

  • В открытой электронной таблице нажмите «Файл» и наведите курсор на Новое.

Лучшие способы использовать Google Таблицы как профессионалы — инструкции

  • Ты увидишь Из галереи моделей. Щелкните ее, чтобы получить доступ к библиотеке шаблонов.

7. Проверка данных

Лучшие способы использовать Google Таблицы как профессионалы — инструкции

Вы часто извлекаете неправильные форматы электронной почты или URL-адреса из своей базы данных клиентов или подписчиков на рассылку новостей? Вы можете избежать этого, проверив существующие данные электронной таблицы, используя различные формулы, такие как:

ARRAYFORMULA(ISEMAIL(cell range))

Например, приведенная выше формула проверяет набор адресов электронной почты или URL-адресов в правильном формате. Синтаксис не может сказать вам, активно ли электронное письмо или нет. Но вы можете избежать простых ошибок, таких как отсутствие знака @ или доменных имен.

8. Автоматизируйте Google Таблицы с помощью макросов

Вы можете использовать макросы для автоматизации повторяющихся шагов в электронных таблицах. Это может быть настройка цвета ячейки, фильтрация, сортировка, создание формулы, настройка размера шрифта и т. д. Вам понравится быстрее выполнять задачи, нажимая на некоторые кнопки клавиатуры.

Допустим, вам нужно получить информацию о продукте, такую ​​как рейтинг, объем отзывов, цена и т. д., с сайтов интернет-магазинов. Затем вы фильтруете его по цене или рейтингу и отправляете данные другому члену команды для дальнейшей работы.

Данные о поиске товаров будут получены с торговых сайтов. Затем начните запись макроса, выбрав запись макроса В макросах внутри панели инструментов плагинов. Следите за относительными ссылками и выполняйте шаги, которые вы обычно делаете. Теперь сохраните макрос и назначьте ему ярлык.

Для следующего продукта просто нажмите сочетание клавиш для этого макроса, чтобы автоматически проанализировать данные после шага ввода данных. Проверять Преимущества и ограничения использования макросов в Google Таблицах.

С легкостью станьте профессиональным пользователем Google Таблиц

Вы можете попробовать описанные выше шаги в следующий раз, когда вам понадобится создать ежемесячный бюджет личных расходов, счет-фактуру или несколько графиков для вашего бизнеса. Вы получите профессиональный уровень работы с минимальными усилиями.

Есть и другие приемы, которые вы можете изучить и реализовать в Google Таблицах, такие как формулы и визуализация данных. Теперь вы можете просмотреть Сравнение Google Workspace и Microsoft 365: что лучше для производительности?

Источник
Перейти к верхней кнопке