Быть виртуальным помощником, оказывающим необходимую удаленную помощь, может быть сложно, особенно если у вас есть разные или похожие наборы задач для многих клиентов. А поскольку вы работаете удаленно, важно автоматизировать большую часть вашей деятельности с помощью программных инструментов, чтобы повысить производительность и сократить время отклика.
В этой статье мы рассмотрим набор основных инструментов и приложений, которые должен иметь каждый виртуальный помощник в своем наборе. Эти инструменты упростят ваш рабочий процесс и обогатят ваш опыт в качестве начинающего или продвинутого виртуального помощника. Но прежде чем мы его раскроем, давайте ненадолго перейдем к понятию виртуальной помощи. Проверять Лучшие способы выделиться при удаленной работе.
Что такое виртуальный помощник?
Хотя эта область очень быстро растет, многие люди не знают, что подразумевается под виртуальным помощником и что он предлагает, и они не имеют представления о его важной роли в области управления и развития бизнеса.
Виртуальный помощник — это человек, который обычно работает не по найму и предоставляет административные и технические услуги компаниям. Поскольку вся работа выполняется онлайн (отсюда и термин «виртуальный»), виртуальный помощник может выполнять свои задачи из любой точки мира.
Самое приятное здесь то, что вам не нужны какие-либо сертификаты или сертификаты для виртуальной помощи. Вам просто нужно отточить навык и иметь достаточно опыта, чтобы хорошо делать это для разных клиентов.
Многие владельцы малого бизнеса отдают виртуальных помощников на аутсорсинг, чтобы они могли сосредоточиться на самом важном в любом бизнесе: росте. Вот набор инструментов, который нужен каждому виртуальному помощнику в своем арсенале.
1. слабина
Поддержание эффективной связи с вашими клиентами очень важно для виртуального помощника, и Slack хорошо справляется со всем, что вам нужно. Это одна из лучших платформ обмена мгновенными сообщениями для удаленных команд, поскольку она позволяет вам общаться в режиме реального времени с клиентами и членами команды во время работы над проектом.
Вы можете различать проекты с помощью каналов и делать их доступными только для авторизованных пользователей. Кроме того, в Slack есть функция общения внутри приложения и забавные настраиваемые смайлики для более расслабляющих разговоров. Вы также можете поделиться различными файлами с одним или несколькими людьми, включая аудиозаписи и фотографии.
Скачать: Slack для ОС Windows | Mac | iOS | Android (Бесплатно, Доступны покупки в приложении)
2. Рабочая область Google
Google Workspace, ранее известный как G-Suite, представляет собой набор различных приложений с разными функциями и стилями работы. Однако часто в качестве виртуального помощника вам нужно всего восемь из этих инструментов. Которая включает в себя:
- Гугл документы: Вы можете использовать его для создания, изменения и форматирования текстовых документов.
- Gmail: отличный сервис обмена сообщениями и электронной почты.
- Google Презентации: это бесплатное приложение удовлетворяет все потребности в презентациях, которые вы должны обслуживать.
- Таблицы данных: Вы можете использовать его для ввода данных и составления бюджета.
- Google Meet: отлично подходит для видеоконференций и поддержания связи с вашими клиентами.
- Google Формы: вы можете использовать его для участия в опросах и получения ответов в режиме реального времени.
- Google DriveЭтот сервис является одним из самых дешевых облачных хранилищ для личных и рабочих файлов.
- Календарь Google: помогает планировать проекты и соблюдать сроки.
3. Калифорнийский дружественный
Cal Friendly — это приложение для планирования мероприятий. Однако этого недостаточно как отдельного календаря. Вам необходимо интегрировать его с приложением календаря, таким как Календарь Google или Календарь iCloud, чтобы автоматизировать и упростить ваши встречи. Он также имеет разные периоды времени готовности к использованию: 15, 30 и 60 минут.
Вы можете запланировать встречу на разные даты и время, а ваши гости могут указать свою доступность в календаре. Тем не менее, гости по-прежнему могут выбрать точное доступное время независимо от периодов времени, но в пределах предоставленного вами диапазона времени. Проверять Некоторые распространенные ошибки общения, которых следует избегать в виртуальных командах (и что делать).
Скачать: Cal Friendly для iOS | Android (Бесплатно, Доступны покупки в приложении)
4. Canva
В большинстве случаев часть ваших административных обязанностей в качестве виртуального помощника может включать графический дизайн. Следовательно, было бы лучше иметь специальное приложение для дизайна. Canva станет вашим незаменимым помощником во всем, что связано с графическим дизайном. Вы можете использовать его для создания баннеров для социальных сетей, листовок, циркулярных листовок, открыток и т. д.
Самое главное, вы можете манипулировать шрифтами, формами, изображениями и бесплатными элементами Canva для создания потрясающих дизайнов.
Скачать: Canva для ОС Windows | Mac | iOS | Android (Бесплатно, Доступны покупки в приложении)
5. Hootsuite
Hootsuite — это приложение для управления социальными сетями сообщества, которое позволяет вам отслеживать и перемещаться по различным сайтам социальных сетей из одного места, а не открывать несколько вкладок. Он совместим с Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn и т. д.
Создавайте, редактируйте, форматируйте и планируйте контент для каждой платформы, проверяйте информацию и эффективно управляйте своей клиентской аудиторией. В то время как бесплатная версия великолепна, профессиональная версия дает вам доступ к более полным функциям, особенно если у вас есть требовательная клиентская база. Проверять Лучшие приложения, которые помогут вам автоматизировать повторяющиеся задачи.
6. асана
Asana позволяет беспрепятственно сотрудничать и управлять проектами. Если вы работаете в команде, вы можете добавить участников на свое рабочее место в Asana, где вы сможете отслеживать их рабочий процесс. Вы также можете интегрировать Календарь Google и Google Диск в это приложение, чтобы иметь возможность устанавливать напоминания о задачах и событиях.
Кроме того, Asana позволяет выделять конкретные проекты или информацию с помощью цветового кодирования и при необходимости добавлять вложения. Например, вы можете использовать красный цвет для обозначения проектов с высоким приоритетом, желтый — для текущих проектов, синий — для проектов, находящихся на рассмотрении, и зеленый — для завершенных проектов. Проверять Сравнение Asana и Jira: что лучше в методологии Agile?
Скачать: Асана для системы iOS | Android | Mac (Бесплатно, Доступны покупки в приложении)
7. ТаймДоктор
Тайм-менеджмент — очень важный навык на рынке удаленной работы, которым должен обладать каждый виртуальный помощник. Однако вам понадобится приложение, которое поможет вам оставаться сосредоточенным, особенно если ваша зарплата почасовая. TimeDoctor позволяет отслеживать вашу работу и свободное время и видеть ваши ежедневные достижения. Формирует отчеты о времени, затраченном на каждый проект и задачу.
TimeDoctor также помогает справляться с отвлекающими факторами. Он отслеживает, как долго вы используете Интернет и приложение во время работы. И когда вы превысите установленное время, он уведомит вас всплывающим окном. Он также предупреждает вас, когда ваш компьютер бездействует дольше обычного рабочего времени. Хотя, при необходимости, вы можете настроить время вручную.
Скачать: TimeDoctor для Android | Mac | Windows | Linux (Бесплатно, Доступны покупки в приложении)
8. MailChimp
MailChimp позволяет вам управлять аудиторией ваших клиентов и клиентов и связываться с ней. Когда ваши клиенты запускают новый продукт или услугу, вы можете использовать MailChimp для представления этих продуктов вашей целевой аудитории с помощью информационных бюллетеней или рекламных кампаний.
Приложение позволяет сегментировать информационные бюллетени, отправлять массовые электронные письма и анализировать эффективность каждой рекламной кампании. Вы также можете интегрировать в платформу другие инструменты, такие как Shopify и Stripe. Проверять Основные советы, которые вы можете использовать, чтобы привлечь больше клиентов в качестве фрилансера.
Скачать: MailChimp для системы iOS | Android (Бесплатно, Доступны покупки в приложении)
9. Онтрапорт
Ontraport Это еще одна маркетинговая и CRM-платформа, которая помогает вам координировать бизнес-деятельность ваших клиентов с единой платформы. Другими словами, вы можете использовать Ontraport для представления продуктов целевой аудитории клиентов и одновременного управления взаимодействием с клиентами.
Вы можете импортировать и экспортировать контакты, создавать воронки продаж и автоматизировать маркетинговые кампании для улучшения бизнеса. Кроме того, интерфейс не очень интуитивно понятен для новичков. Тем не менее, его можно обойти с небольшой практикой. Он также доступен в виде веб-платформы и мобильного приложения.
10. Grammarly
Как виртуальный помощник, вы всегда должны быть в курсе создаваемого вами контента, и использование этого приложения поможет вам в этом. Grammarly — это обширная веб-платформа для редактирования, которая проверяет текстовый контент на наличие грамматических ошибок, многословия, орфографии, пунктуации, плагиата и качества рендеринга.
Приложение использует искусственный интеллект, чтобы ваш контент был практически безупречным и простым для понимания. Вы можете проверить, является ли созданный вами контент привлекательным и для какой категории людей он подходит. Однако бесплатная версия ограничена, и вам придется подписаться на платную версию, чтобы воспользоваться всеми захватывающими функциями. Проверять Лучшие альтернативы грамматики, соответствующие вашим потребностям.
Вы также можете сохранять свои документы и возвращаться к ним при необходимости.
Скачать: Грамматика для Android iOS | Mac | Windows (Бесплатно, Доступны покупки в приложении)
Выделитесь в своей карьере в качестве виртуального помощника
Виртуальная помощь — это быстрорастущая отрасль; Таким образом, в ближайшее время можно ожидать хорошего уровня насыщения. Получение базовых навыков виртуального помощника необходимо для того, чтобы оставаться актуальным в отрасли. Однако сочетание этих инструментов, которые мы перечислили, с вашим набором навыков поможет вам выделиться в вашей карьере.
Наконец, если вы новичок в этой области, вам нужно сначала узнать, как стать виртуальным помощником, прежде чем вы начнете искать инструменты. Использование фундаментальной информации о карьерном пути поможет вам не злоупотреблять этими инструментами в долгосрочной перспективе. Теперь вы можете просмотреть Лучшие сайты по планированию карьеры, которые помогут вам достичь ваших целей в работе.
