Профессиональные советы по продуктивности для Apple Mail на Mac, о которых вы должны знать

Apple Mail стала Практически актуальный стандарт для почтовых клиентов С первых дней OS X. С тех пор многие почтовые клиенты Mac приходили и уходили, но Apple Mail все еще существует.

Apple Mail Очень универсальный , с множеством опций и функций, включая почту и события. Однако большинству пользователей нравится настраивать его, и они получают другие функции.

Если вы используете Mac на работе, вы, вероятно, будете использовать приложение Mail для общения по электронной почте. Доступность встроенный инструмент macOS Эти гибкие функции делают его полезным инструментом для профессионалов.

Советы по продуктивности для Apple Mail на Mac, которые вы должны знать - Mac

Возможно, у вас не было времени изучить эти функции, или, может быть, вы новичок в Mac. В любом случае этот список может вам помочь Советы по повышению продуктивности Для почты на Mac на Подготовьте приложение к успеху.

1. Используйте VIP-функцию для своего начальника или клиента.

Почта VIP (доступна на Mac, а также на iOS) дает вам отличный способ легко выбирать электронные письма от ваших самых важных контактов. Благодаря выделенному почтовому ящику это удобный способ убедиться, что вы всегда быстро получаете сообщения от своего начальника или клиента.

Вы можете настроить список VIP, а затем дать им индивидуальные звуки уведомлений. Таким образом, вы знаете, что входящее электронное письмо от VIP, даже если ваши глаза находятся где-то рядом с экраном.

Настройка VIP в Почте

Установить контакт или отправителя электронной почты в качестве VIP - всего в несколько щелчков мышью:

  1. В приложении «Почта» выберите письмо от отправителя, которому вы хотите создать VIP.
  2. Щелкните его имя в адресе электронной почты.
  3. В контекстном меню выберите «Добавить в VIP».

Советы по продуктивности для Apple Mail на Mac, которые вы должны знать - Mac

Как только вы это сделаете, вы сразу увидите, что некоторые изменения произойдут. Во-первых, рядом с именем человека в адресе электронной почты будет звездочка. Во-вторых, имя и адреса электронной почты появятся в почтовом ящике VIP.

Настроить индивидуальное VIP-уведомление

Хотя эта часть не является обязательной, она может быть очень полезной. Вы можете настроить звук уведомления для писем, поступающих от тех, кто находится в вашем списке VIP, выполнив следующие действия:

  1. Нажмите Mail -> Preferences в строке меню и перейдите на вкладку Rules.
  2. Щелкните Добавить правило.
  3. Дайте правилу имя и оставьте выбор, если выполняются [любые / все] из следующих условий.
  4. В поле «Статус» выберите «Отправитель - VIP».
  5. Для работы выберите «Воспроизвести звук». Затем выберите звук, который хотите использовать, в поле справа.
  6. Щелкните ОК. В следующем поле с вопросом, хотите ли вы применить правило к сообщениям в папке «Входящие», вы можете выбрать не применять.

Советы по продуктивности для Apple Mail на Mac, которые вы должны знать - Mac

Теперь, когда ваша голова опущена, чтобы просмотреть документ, вы будете знать, когда приходит VIP-письмо, только по звуку.

2. Создайте группы электронной почты для команд или сотрудников.

Если вы работаете с командой проекта на ежедневной основе или часто пишете своим сотрудникам по электронной почте, использование группы для этих контактов позволяет вам легко отправить сообщение по электронной почте один раз. Хотя для создания группы вам нужно использовать приложение «Контакты», вы можете использовать приложение «Почта» для отправки им электронных писем.

Создайте свою группу

Для начала откройте приложение «Контакты» на вашем Mac. Затем у вас есть два быстрых способа создать свою группу:

  • Щелкните Файл -> Новая группа в строке меню или щелкните значок плюса, который появляется рядом с одной из категорий ваших контактов, например iCloud или Gmail. Назовите новую группу и нажмите Return. Затем вы можете перетащить контакты из разных мест в эту новую группу.
  • Выберите все контакты, которые вы хотите в группе. Вы можете щелкнуть первый, а затем, удерживая клавишу Command, щелкнуть каждый дополнительный контакт. Затем выберите File -> New Set of Selection в строке меню и назовите свой набор.
Советы по продуктивности для Apple Mail на Mac, которые вы должны знать - Mac

Создать групповое письмо

После того, как вы настроите свою группу в приложении «Контакты», отправить им электронное письмо станет легко. Кроме того, вы можете сделать это в Контактах или в приложении Почта.

В приложении «Контакты» щелкните правой кнопкой мыши группу электронной почты и выберите «Отправить письмо в [название группы]». После этого в приложении «Почта» откроется окно новых сообщений с этой группой в поле «Кому».

Советы по продуктивности для Apple Mail на Mac, которые вы должны знать - Mac

В приложении «Почта» начните вводить название своей группы в поле «Кому». Когда вы отобразите группу в списке предложений, щелкните по ней.

Советы по продуктивности для Apple Mail на Mac, которые вы должны знать - Mac

Независимо от того, как вы собираетесь создавать эту массовую рассылку, этот совет позволяет удобно отправить сообщение сразу нескольким людям, особенно если вы часто отправляете сообщения этим людям.

3. Настройте правила для писем проекта.

Если вы настроили свой собственный звуковой сигнал уведомления VIP, как указано выше, правила уже используются в приложении «Почта». Но вы можете сделать гораздо больше с помощью правил Mail для своих писем, чем просто настроить звуки уведомлений.

Настроив почтовые правила для писем, связанных с проектом или даже определенной темой, вы можете заставить приложение выполнять действия автоматически. Это отличный способ организовать свой почтовый ящик, храня похожие сообщения вместе или помечая электронные письма определенным способом для быстрого обнаружения.

Переместить электронные письма в папку

В этом первом примере мы переместим все сообщения электронной почты Project X в почтовый ящик Project X. Он будет включать сообщения с фразой «Project X» в теме, а также сообщения от членов группы Project X.

  1. Нажмите Mail -> Preferences в строке меню и перейдите на вкладку Rules.
  2. Щелкните Добавить правило.
  3. Вы должны назвать свою базу. В нашем примере мы назовем это электронными письмами Project X.
  4. Оставьте этот параметр, если выполняется [Любые / Все] из следующих условий, чтобы оно соответствовало любому из указанных вами условий.
  5. В качестве условия выберите Тема  В первом раскрывающемся списке и во втором раскрывающемся списке Комплект, введите «Проект X» в текстовое поле.
  6. Щелкните значок плюса справа, чтобы добавить еще одно условие.
  7. Для следующего условия выберите Отправитель является членом группы в первом раскрывающемся списке и Project X Group (группа, которую мы создали ранее) во втором.
  8. Для действия выберите «Переместить сообщение» в первом раскрывающемся списке и «Проект X» во втором поле.
  9. Нажмите «ОК», затем выберите, хотите ли вы применить новое правило к папке «Входящие», выбрав «Не применять» или «Применить».

Советы по продуктивности для Apple Mail на Mac, которые вы должны знать - Mac

Помечайте электронные письма по цвету или тегу

Возможно, вы не хотите перемещать электронные письма в определенную папку, а предпочитаете быстро находить их в своем почтовом ящике. Для этого вы можете использовать цвета, теги или и то, и другое вместе с почтовыми правилами.

Используя приведенный выше пример Project X, выполните шаги с 1 по 7, чтобы настроить условия. Когда вы достигнете восьмого шага действий, выберите один или оба из следующих вариантов:

  • Установите цвет: в первом раскрывающемся списке выберите «Установить цвет», в следующем поле выберите «Фон» или «Текст», затем выберите цвет в третьем.
  • Отметить как помеченный: в первом раскрывающемся списке выберите Отметить как помеченный, затем выберите цвет флага в следующем поле.

Перейдите к последнему шагу, щелкнув OK и независимо от того, хотите ли вы применить правило к своему почтовому ящику.

Советы по продуктивности для Apple Mail на Mac, которые вы должны знать - Mac

Устанавливая эти типы правил, вы можете автоматически перемещать сообщения или находить электронные письма проекта сразу в своем почтовом ящике.

4. Создавайте умные почтовые ящики для неотвеченных писем.

Умные почтовые ящики в приложении Почта в некоторой степени похожи на правила. Вы можете добавить условия, которые применяются к входящим сообщениям электронной почты, но вместо передачи, выделения или воспроизведения звуков интеллектуальные почтовые ящики сохраняют эти сообщения.

Электронные письма остаются в исходном почтовом ящике, поэтому на самом деле не покидайте эту учетную запись электронной почты. Однако они также отображаются в области интеллектуальных почтовых ящиков своего почтового ящика.

Советы по продуктивности для Apple Mail на Mac, которые вы должны знать - Mac

Изучая условия, которые вы можете применить к умным почтовым ящикам, вы, скорее всего, найдете те, которые будут вам полезны. Но один отличный пример - почтовый ящик для неотвеченных писем. Если вы получаете много писем каждый день, требующих ответа, вы можете просматривать их все в одном месте с помощью умных почтовых ящиков.

Чтобы подготовить это:

  1. Щелкните «Почтовый ящик» -> «Новый интеллектуальный почтовый ящик» в строке меню, затем укажите имя своего почтового ящика.
  2. В сообщениях, содержащих [любые / все] следующие термины, выберите Все. (Это может быть другим для вас, если вы используете Smart Mailbox по-другому.)
  3. Для статуса выберите «Сообщение не ответили» в раскрывающемся списке.
  4. Щелкните значок плюса справа, чтобы добавить еще одно условие.
  5. Для следующего условия выберите дату получения в первом раскрывающемся списке, а затем выберите день во втором. (Вы также можете выбрать один из вариантов, например, вчера, на этой неделе или на прошлой неделе, в зависимости от ваших предпочтений.)
  6. Щелкните ОК.
Советы по продуктивности для Apple Mail на Mac, которые вы должны знать - Mac

С помощью этой настройки умного почтового ящика вы можете проверять его в конце каждого дня, чтобы видеть, на какие электронные письма вы не ответили, поэтому вы никогда не упустите возможность ответить.

Делайте больше с Apple Mail

Эти советы по продуктивности для Mail на Mac - только начало способов более эффективного ее использования. Вы также можете взглянуть на некоторые способы сделать Mail лучшим почтовым клиентом для настольных компьютеров в целом.

Но если вы все еще не уверены и хотите проверить другие варианты электронной почты, проверьте Другие варианты электронной почты. 

Источник
Перейти к верхней кнопке