التأخير في إنجاز المشاريع حقيقة واقعة غالبًا ما تُواجهها الكثير من الفرق ، وعلى الرغم من بذل أفضل الجهود ، تفشل العديد منها في استكمال المشاريع في الموعد المُحدد. فتأخر المشروع له انعكاسات سلبية على قيمة العقد لكون تفاصيل العقد مُرتبطة بعناصر مُكلِّفة كالعمالة والمعدات والتمويل المالي ، فأي تأخير بالمشروع سيعود بلا شك بالضرر على كل من المالك والمدير على حد سواء. إذا كنت لا تُريد أي تأخير في مشاريعك الحالية والمستقبلية ، فيجب أن تكون على دراية بالعوامل التي تلعب دورًا كبيرًا في تأخير إنجاز المشروع.
سيُساعدك التعرف على أسباب تأخر المشروع على معرفة أفضل طريقة لتجنبها. فيما يلي الأسباب والحلول لإحدى أكبر مشاكل الإدارة — تأخير المشروع. تحقق من أهم السمات الشخصية لتُصبح مدير مشروع ناجحًا.
1. تسيب النطاق
يُشير نطاق المشروع إلى المخطط الكامل للمشروع أي كل الأعمال والعمليات المُتعلقة في إنتاج مُتطلبات المشروع ، ويعني تسيب النطاق أي تغيير مُفاجئ في هذا النطاق دون طلبات التغيير المُناسبة. تخيل أنَّ فريقك في منتصف مشروع ، وفجأةً يحدث زحف في النطاق. كل الجهود التي بذلتها حتى الآن ستذهب هباءً ، وسيُصبح التأخير في استكمال المشروع حتميًا.
لتجنب هذه المشكلة ، صمم خطة مشروع واجعل العميل يُوقع اتفاقية تنص على أنه سيلتزم بالخطوط العريضة المُبرمة. أيضًا ، احتفظ بجميع اتصالات المتابعة في مكان واحد لتجنب متابعة مصادر الاتصال المُتعددة عند محاولة الرجوع إليها.
يُمكن أن يحدث تسيب النطاق نتيجة لما يلي:
- ضعف التحكم في إدارة التغييرات.
- عدم وجود تحديد مبدئي مُناسب لما هو مطلوب لتحقيق أهداف المشروع.
- ضعف مدير المشروع أو الراعي التنفيذي.
- سوء التواصل بين الأطراف.
- عدم تعددية الاستعمال للمُنتج الأولي.
2. الفريق غير المُدرك لهدف المشروع
أن تكون جزءًا من عالم الشركات المُزدحم يعني أنك قد لا تعرف السبب وراء كل مُهمة تقوم بها. ومع ذلك ، يُمكن أن يكون هذا سببًا لتثبيط زملائك في الفريق ، مما يُؤدي إلى تأخير المشروع.
معرفة العلاقة بين المُهمة التي يجب القيام بها وأهداف المشروع ، يُمكِّن للفريق أن يستمد الإلهام. لذلك ، يُعد إشراك جميع أعضاء الفريق بدءًا من مرحلة التخطيط للمشروع يُعتبر فكرة جيدة. اطلب تقييمات كل واحد فيهم حتى تتمكن من التخطيط للمشروع في الوقت الذي يُناسبهم.
تأكد من أنهم يرون كيف تُؤثر مساهماتهم على المشروع والمنظمة. سوف يُحفزهم هذا على إنهاء المشروع في الموعد النهائي بنجاح.
3. التسليمات والمواعيد النهائية غير الواقعية
صدق أو لا تصدق ، قد يكون وجود مواعيد نهائية غير واقعية هو السبب الرئيسي وراء تأخير المشروع. قد يبذل الفريق بأكمله جهدًا إضافيًا ، ولكن من المُستحيل إكمال المشروع في الوقت المناسب إذا كان الموعد النهائي غير قابل للتطبيق.
بغض النظر عن مدى إغراء وضع مخرجات طموحة ، فإنَّ التقليل من الوعود والإفراط في التسليم هو أفضل طريقة لإقناع العميل. لهذا السبب ، ضع أهدافًا واقعية وقابلة للتحقيق وقابلة للقياس.
تتضمن العديد من المشاريع تبعيات مهام مُتعددة. في هذه الحالة ، صمم الجدول الزمني للمشروع مع مراعاة توفر الموارد والوقت المقدر وتسلسل المهام اللازم.
4. عدم توفر الموارد
إذا لم تتوفر الموارد المالية والبشرية والمادية اللازمة ، فلا بد أن يتأخر المشروع. في حالة الموارد المالية ، قم بتقييم ما إذا كانت الميزانية الأولية يُمكن أن تُغطي تكلفة المشروع. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاحصل على تمويل إضافي في أقرب وقت مُمكن لتجنب تأخر المشروع بسبب نقص الأموال.
بالنسبة للموارد البشرية ، تحقق مما إذا كان أعضاء الفريق لديهم المهارات والخبرة اللازمتين. عدا ذلك ، قم بتدريبهم أو الاستعانة بمصادر خارجية من أحل أداء المهام المُتقدمة. كن حذرًا بشأن الموارد المادية مثل البنية التحتية. لا يتم ضمان توفر هذه الموارد ، ومن الجيد أن يكون لديك حل احتياطي لها.
5. تتبع التقدم غير السليم والمتابعة
يُعد جمع البيانات باستمرار حول تقدم المهمة أمرًا حيويًا لنجاح المشروع. عدم القيام بذلك قد يُؤدي إلى تأخير المشروع. إلى جانب تحديد الأهداف ، تحتاج إلى تتبع ما إذا كان هناك أي تأخير في أي مُهمة. وبالتالي ، يُمكنك معرفة ما إذا كان الفريق على المسار الصحيح لتحقيق الهدف.
يُمكنك استخدام أدوات إدارة المهام لقياس التقدم المُحرز في كل مُهمة. بعد ملاحظة التأخير في أي مهمة ، يُمكنك أيضًا تفويض المهمة إلى شخص آخر يُمكنه التعامل معها بسلاسة. إذا لزم الأمر ، تُساعدك هذه التطبيقات أيضًا في إعادة تعيين جميع مهام المشروع بسهولة.
6. سوء التواصل بين أصحاب المصلحة
يجب أن تكون جميع الأطراف المشاركة في المشروع على نفس الصفحة ؛ وإلا فلن يتمكن الفريق من إكمال المشروع خلال تاريخ الاستحقاق. يُؤدي سوء التواصل إلى سوء الفهم ، مما يعيق تقدم المشروع في النهاية.
لهذا السبب يجب أن يعرف كل عضو في الفريق على الفور تغيير النطاق وتوقعات العميل وأي تأخير من أي طرف معني. يجب أن تكون هناك اجتماعات منتظمة للفريق لنقل التحديثات حول المشروع.
يجب أن تستخدم الفرق أيضًا أدوات إدارة المشروع لمعرفة مواعيد الاستحقاق والمواعيد النهائية الرئيسية. تُحافظ هذه التطبيقات أيضًا على جميع تواصلات الفريق في مكان واحد لضمان الوضوح. تحقق من أفضل بدائل Airtable المجانية للتعاون وإدارة المشاريع.
7. عدم الرغبة في العمل كفريق
المشروع الناجح هو جهد جماعي. يحتاج كل عضو ، بما في ذلك المدير ، إلى لعب دوره بفعالية للوصول إلى الهدف. في بعض الأحيان ، لا يتعاون أعضاء الفريق ، مما يُؤدي إلى تأخير المشروع. حتى المُدير في الوقت الحاضر لا يميل إلى الإدارة الدقيقة.
لكن على الجميع أن يتذكر أنَّ الهدف النهائي هو إكمال المشروع في الوقت المُناسب. يجب ألا تعرض المشروع للخطر فقط لتجنب الصراع.
بينما يحتاج أعضاء الفريق إلى مساحة خاصة بهم وقدرتهم على اتخاذ القرار لأداء أفضل ما لديهم ، يجب على المدير التدخل عند الضرورة لمنع المشروع من الخروج عن المسار الصحيح. يجب على المدير أيضًا اتخاذ خطوات فورية لحل أي تعارض بين أعضاء الفرق المُتعددة. تحقق من أفضل 10 أدوات لإدارة المشاريع للأعمال التجارية الصغيرة.
8. العوامل الخارجية
في كثير من الأحيان ، تحتاج المنظمات إلى مشاركة طرف إضافي خارجي في مراحل مُعينة من المشروع. يُمكن أن يكون المُورّد الخارجي مسؤول أيضًا عن تأخيرات المشروع إذا لم يُسلم الموارد التي وعد بها أو المهام التي يجب عليه القيام بها في الوقت المُحدد. يحدث هذا عادةً لأن الفرق الخارجية لا تعرف المعالم أو الأهداف الدقيقة في مشروعك.
أيضًا ، لا تتابع الفِرق مع البائعين عادةً المهام المُعينة وتواجه مشاكل عندما يكون هناك تأخير من الجهة الخارجية. لتجنب مثل هذه المشكلات ، امنحه كل جهة خارجية موعدًا نهائيًا صارمًا وابق على اتصال معها حتى تسليم الموارد اللازمة. يُمكنك أيضًا تضمين حكم جزائي في العقد مقابل التأخير. وبالتالي ، سوف يأخذ التسليم في الوقت المُناسب على محمل الجد.
9. ظروف غير مُتوقعة
أخيرًا وليس آخرًا ، ستُواجه بعض المواقف غير المُتوقعة التي قد تُؤدي إلى تأخير إنجاز المشروع. الكوارث الطبيعية ، واضطرابات الطقس ، وعدم الاستقرار السياسي ، والركود العالمي ، وصعوبة الحصول على الاستثمارات — كل هذه يُمكن أن تُؤخر مشروعك.
على الرغم من أنَّ هذه الأسباب لا يُمكن الوقاية منها ، إلا أنه يُمكنك بالتأكيد تقليل تأثيرها من خلال التخطيط السليم. يجب أن يظل كل عضو في الفريق دائمًا على استعداد للأسوأ. عدم ترك المهام في اللحظة الأخيرة هو خطوة قوية لمحاربة هذه المشاكل.
يجب أن يتعاون أعضاء الفريق أيضًا عندما يكون هناك عبء عمل إضافي بعد الكوارث لإكمال المشاريع في الوقت المُناسب.
منع المشاريع من التأخير
يُمكن أن يخرج المشروع عن المسار الصحيح في أي مرحلة. من خلال معرفة الأسباب الشائعة المسؤولة عن تأخيرات المشروع والحلول لتفاديها ، يُمكنك تحقيق هدف تسليم المشروع بنجاح في الوقت المناسب. وبالتالي ، يُصبح تحقيق أهداف الإنتاجية أسهل من أي وقت مضى. تحقق الآن من 10 من أفضل تطبيقات إنشاء قائمة المهام للتعامل مع أهم أهداف حياتك.
