Atrasos na conclusão de projetos são uma realidade que muitas equipes enfrentam e, apesar dos melhores esforços, muitas não conseguem concluir os projetos dentro do cronograma. O atraso no projeto tem repercussões negativas no valor do contrato porque os detalhes do contrato estão ligados a elementos caros, como mão de obra, equipamento e financiamento financeiro. Qualquer atraso no projeto, sem dúvida, causará danos tanto ao proprietário quanto ao gerente. Se você não quer atrasos em seus projetos atuais e futuros, deve estar ciente dos fatores que desempenham um grande papel no atraso da conclusão do projeto.
Saber o que causa atrasos no projeto o ajudará a descobrir a melhor maneira de evitá-los. Aqui estão as causas e soluções para um dos maiores problemas de gerenciamento - atrasos em projetos. Verificar Os traços de personalidade mais importantes para se tornar um gerente de projeto de sucesso.
1. Escala a inatividade
O escopo do projeto se refere ao esboço completo do projeto, ou seja, todo o trabalho e processos envolvidos na produção dos requisitos do projeto, e abrir mão do escopo significa qualquer mudança repentina neste escopo sem as solicitações de mudança apropriadas. Imagine que sua equipe está no meio de um projeto e, de repente, ocorre um aumento de escopo. Todos os seus esforços até agora serão em vão e os atrasos na conclusão do projeto serão inevitáveis.
Para evitar esse problema, elabore um plano de projeto e faça com que o cliente assine um acordo que diz que eles seguirão o esboço concluído. Além disso, mantenha todas as conexões de acompanhamento em um só lugar para evitar seguir várias fontes de conexão ao tentar referenciá-las.
A perda de escala pode ocorrer como resultado de:
- Controle de gerenciamento de mudanças insatisfatório.
- Falta de uma determinação inicial adequada do que é necessário para atingir os objetivos do projeto.
- Pobre gerente de projeto ou patrocinador executivo.
- Má comunicação entre as partes.
- Falta de versatilidade do produto primário.
2. A equipe que não está ciente do propósito do projeto
Fazer parte do agitado mundo corporativo significa que você pode não saber o motivo de cada tarefa que realiza. No entanto, isso pode ser um motivo para desencorajar seus colegas de equipe, o que leva a atrasos no projeto.
Sabendo a relação entre a tarefa que precisa ser realizada e os objetivos do projeto, a equipe pode se inspirar. Portanto, é uma boa ideia envolver todos os membros da equipe desde o estágio de planejamento do projeto. Solicite as avaliações de cada um para que possa planejar o projeto conforme sua conveniência.
Certifique-se de que eles vejam como suas contribuições afetam o projeto e a organização. Isso irá motivá-los a terminar com sucesso o projeto dentro do prazo.
3. Entregas e prazos irrealistas
Acredite ou não, prazos irreais podem ser a principal razão para atrasos em projetos. Toda a equipe pode fazer um esforço extra, mas é impossível concluir o projeto a tempo se o prazo não for aplicável.
Não importa o quão tentador seja definir resultados ambiciosos, prometer pouco e entregar em excesso é a melhor maneira de convencer o cliente. Por esse motivo, estabeleça metas realistas, alcançáveis e mensuráveis.
Muitos projetos têm várias dependências de tarefas. Nesse caso, elabore o cronograma do projeto levando em consideração a disponibilidade de recursos, o tempo estimado e a seqüência necessária de tarefas.
4. Indisponibilidade de recursos
Se os recursos financeiros, humanos e materiais necessários não estiverem disponíveis, o projeto poderá sofrer atrasos. No caso de finanças, avalie se o orçamento inicial pode cobrir o custo do projeto. Caso contrário, obtenha financiamento adicional o mais rápido possível para evitar atrasos no projeto devido à falta de fundos.
Para recursos humanos, verifique se os membros da equipe possuem as habilidades e experiência necessárias. Caso contrário, treine-os ou terceirize as tarefas avançadas. Tenha cuidado com os recursos físicos, como infraestrutura. A disponibilidade desses recursos não é garantida e é uma boa ideia ter uma solução de backup para eles.
5. Acompanhamento e rastreamento impróprio do progresso
A coleta consistente de dados sobre o progresso da tarefa é vital para o sucesso do projeto. Não fazer isso pode resultar em atrasos no projeto. Além de definir metas, você precisa acompanhar se há atrasos em alguma tarefa. Assim, é possível verificar se a equipe está no caminho certo para atingir o objetivo.
você pode usar Ferramentas de gerenciamento de tarefas Para medir o progresso de cada tarefa. Depois de perceber o atraso em qualquer tarefa, você também pode delegar a tarefa a outra pessoa que possa executá-la sem problemas. Se necessário, esses aplicativos também ajudam a redefinir facilmente todas as tarefas do projeto.
6. Fraca comunicação entre as partes interessadas
Todas as partes envolvidas no projeto devem estar na mesma página; Caso contrário, a equipe não conseguirá concluir o projeto dentro do prazo. A falta de comunicação leva a mal-entendidos, o que acaba atrapalhando o andamento do projeto.
É por isso que cada membro da equipe deve saber imediatamente sobre a mudança no escopo, as expectativas do cliente e quaisquer atrasos de qualquer parte envolvida. Deve haver reuniões regulares da equipe para transmitir atualizações sobre o projeto.
As equipes também devem usar ferramentas de gerenciamento de projeto para ver as principais datas de vencimento e prazos. Esses aplicativos também mantêm toda a comunicação da equipe em um só lugar para garantir a clareza. Verificar Melhores alternativas Airtable grátis para colaboração e gerenciamento de projetos.
7. Relutância para trabalhar em equipe
Um projeto de sucesso é um esforço de equipe. Cada membro, incluindo o gerente, precisa desempenhar seu papel de forma eficaz para atingir a meta. Às vezes, os membros da equipe não cooperam, o que leva a atrasos no projeto. Mesmo o gerente hoje em dia não está inclinado para a microgestão.
Mas todos devem se lembrar que o objetivo final é concluir o projeto no prazo. Você não deve comprometer o projeto apenas para evitar conflitos.
Enquanto os membros da equipe precisam de seu próprio espaço e poder de tomada de decisão para ter o melhor desempenho, o gerente deve intervir quando necessário para evitar que o projeto descarrilhe. O gerente também deve tomar medidas imediatas para resolver qualquer conflito entre os membros das várias equipes. Verificar As 10 melhores ferramentas de gerenciamento de projetos para pequenas empresas.
8. Fatores externos
Freqüentemente, as organizações precisam do envolvimento de uma parte externa adicional em certos estágios do projeto. Um fornecedor externo também pode ser responsável por atrasos no projeto se não entregar os recursos que prometeu ou as tarefas que deve realizar no prazo. Isso geralmente acontece porque as equipes externas não sabem as metas ou marcos exatos do seu projeto.
Além disso, as equipes com fornecedores geralmente não acompanham as tarefas atribuídas e têm problemas quando há atrasos de terceiros. Para evitar tais problemas, dê a cada terceiro um prazo estrito e mantenha contato com eles até que entreguem os recursos necessários. Você também pode incluir uma cláusula de penalidade no contrato por atraso. Portanto, ele levará a sério a entrega pontual.
9. Circunstâncias inesperadas
Por último, mas não menos importante, você encontrará algumas situações inesperadas que podem atrasar a conclusão do projeto. Desastres naturais, distúrbios climáticos, instabilidade política, recessão global, dificuldade de obtenção de investimentos - tudo isso pode atrasar seu projeto.
Embora essas causas não possam ser evitadas, você pode definitivamente reduzir seu impacto por meio de um planejamento adequado. Cada membro da equipe deve estar sempre preparado para o pior. Não deixar as tarefas no último minuto é uma medida poderosa para combater esses problemas.
Os membros da equipe também devem colaborar quando houver uma carga de trabalho adicional após um desastre para concluir os projetos em tempo hábil.
Impedir que projetos sejam atrasados
Um projeto pode descarrilar em qualquer estágio. Conhecendo as causas comuns responsáveis por atrasos no projeto e as soluções para evitá-los, você pode atingir a meta de entregar o projeto com sucesso em tempo hábil. Assim, atingir as metas de produtividade é mais fácil do que nunca. Verifique agora de 10 dos melhores aplicativos de criação de lista de tarefas para enfrentar os objetivos mais importantes da sua vida.
