Parte essencial para manter sua vida organizada, a lista de tarefas é uma lista do que você precisa completar. Isso parece óbvio, certo? No entanto, de várias maneiras, sua lista de tarefas pode ser estressante e torná-lo menos produtivo.
Felizmente, existem algumas maneiras testadas e comprovadas de melhorar sua lista de tarefas para evitar que isso aconteça.
Mantenha sua lista de tarefas curta
Se sua lista de tarefas tiver mais de 10 itens de uma vez, provavelmente é muito longa. Ter uma longa lista de tarefas para concluir pode fazer você se sentir estressado e levar à procrastinação. Isso ocorre porque isso cria a impressão de que há muito a ser feito e será necessário muito esforço para que tudo seja feito.
Para evitar isso, você pode resumir sua lista de tarefas para que pareça mais gerenciável e você se sentirá realizado quando riscar as coisas. Você pode fazer isso sendo rigoroso quanto ao que está acontecendo e evitando preenchê-los desnecessariamente. Aqui estão algumas coisas que podem não pertencer à sua lista de tarefas:
- Tarefa de outra pessoa que você deve completar.
- A tarefa já está em sua agenda ou registrada em outro lugar.
- É uma das suas responsabilidades diárias, por exemplo, verificar emails.
- Faz parte de outra tarefa que já está na sua lista.
Você verá que se algumas dessas coisas estiverem em sua lista de tarefas, isso apenas aumentará seu tamanho e fará com que sua carga de trabalho pareça maior do que realmente deveria ser. Remova-os, atribua-os em outro lugar, se necessário, e você sentirá que suas tarefas são mais realizáveis.
Divida a lista de tarefas em atributos
Você também pode categorizar suas tarefas em atributos ou ações. Todoist É um aplicativo digital de lista de tarefas que permite criar rótulos codificados por cores, o que pode manter sua tela livre de bagunça. Para criar um adesivo, tudo que você precisa fazer é:
- No menu Abrir, clique no sinal de mais ao lado de Categorias.
- Quando a nova janela de classificação for aberta, digite como deseja que a classificação seja chamada, por exemplo, “e-mail” ou “contato”.
- Escolha a cor que deseja associar.
- Clique Adição.
Como alternativa, se os rótulos não forem sua praia, você pode usar a função de seção de Todoist para obter o mesmo resultado:
- Na página da caixa de entrada de Todoist, mova o cursor na parte inferior da lista.
- Quando o botão. Aparecer adicionar seção , Clique.
- Onde o nome desta partição aparecer, digite o nome que você deseja dar à partição.
- Clique adicionar seção.
Você pode criar quantos rótulos ou seções desejar, mas deve procurar mantê-los no mínimo. Depois de configurar qualquer uma dessas opções de classificação, você pode começar a adicionar suas tarefas clicando no sinal de mais ou adicionar tarefa.
Se você quiser um layout um pouco mais simples, Microsoft Para Fazer Crie vários menus que podem servir como atributos ou ações, clicando em Novo Menu na barra de ferramentas. Basta nomear a lista e você pode começar a dividir suas tarefas conforme necessário. Verificar Comparação entre o Microsoft To Do e o Google Tasks: por que eu usaria a primeira opção mencionada.
Reserve um tempo para tornar sua lista de tarefas mais gerenciável
Você pode pensar que usar uma lista de tarefas é proativo por si só, mas se for feito de demandas de outras pessoas que vêm ao longo do seu dia, quando você trabalha de forma reativa. Isso pode resultar em gerenciamento de tarefas desorganizado e uma lista que não atende às suas necessidades.
A reserva de tempo é essencial se você deseja manter o controle de seus negócios e manter a eficiência. Experimente reservar de 15 a 20 minutos para criar sua lista de tarefas no início do dia ou, se seu trabalho for interativo por natureza, reserve o tempo em dois ou três períodos.
Para garantir que você cumpra isso, marque um compromisso no Outlook ou no Google Agenda para evitar pular esta etapa. Você economizará tempo a longo prazo e poderá tomar outras medidas para melhorar sua lista de tarefas pendentes.
Priorize suas tarefas
Apenas criar uma lista de tarefas não dá uma boa indicação de quando você precisa terminar as coisas, ou o nível de urgência associado a isso. Embora seja possível categorizar mentalmente a importância de suas tarefas, isso pode abrir uma complexidade heterogênea para você.
A complexidade heterogênea é onde você escolhe a tarefa que leva menos tempo, porque lhe dá um rápido impulso psicológico porque você alcançou algo. Infelizmente, isso significa que você pode acabar negligenciando tarefas essenciais que demoram mais, por mais importantes que sejam. Além disso, devido à forma como nossos cérebros funcionam, você pode ver os itens no topo como prioritários, mesmo que não sejam.
O método MoSCoW pode ajudá-lo a priorizar sua lista de tarefas usando quatro categorias, a saber:
- Ele deve ter.
- deve.
- pode ter.
- não vai ser.
É particularmente útil para gerenciamento de projetos, onde você tem uma série de etapas a serem concluídas dentro de um determinado período de tempo.
Se isso não atender às suas necessidades, você pode optar pelo estilo Eisenhower Matrix, que divide sua lista de tarefas em um formato de grade de quatro seções. A linha superior é para tarefas “importantes” e a linha inferior para tarefas “não importantes”. Em combinação com isso, a coluna da esquerda é intitulada "Urgente" e a coluna da direita é "Não Urgente".
Para ambos os métodos, ele fornece Trello Recursos máximos para a curadoria de sua lista de tarefas, porque permite categorizar suas tarefas em painéis. Da mesma forma, contém Remo Possui muitos modelos pré-construídos que permitem criar painéis e organizar da maneira que achar melhor.
Alcançando Eficiência
As listas de tarefas são realmente úteis para acompanhar o seu trabalho e mantê-lo responsável, mas também estão abertas a muitos problemas que podem atrasá-lo e criar todos os tipos de preconceitos. Ainda requer alguma supervisão estratégica para funcionar bem.
Com as dicas acima, você pode começar a experimentar diferentes técnicas de dimensionamento e otimizar sua lista de tarefas para atingir seu potencial. Lembre-se: ao gastar algum tempo extra aperfeiçoando sua lista de tarefas, você pode aumentar sua eficiência e melhorar ainda mais a produção de seu trabalho.
Experimente e veja o que funciona para você. Verifique também As melhores dicas e truques de tarefas pendentes da Microsoft para um melhor gerenciamento de tarefas.
