إيجابيات وسلبيات إنشاء ميزانية مصاريف الأعمال في Excel

تستخدم معظم الشركات ، بما في ذلك المُؤسسات الحكومية والمُنظمات غير الربحية ، Microsoft Excel لإعداد ميزانياتها. حيث يُوفر لها Excel المرونة والألفة وسهولة تجميع البيانات وفرزها وإدارتها وتحليلها لوضع الميزانية والتنبؤ بالتفاصيل.

ولكن هل Excel هو التطبيق المُناسب لإعداد ميزانية الأعمال؟ دعنا نتعرف على الإيجابيات والسلبيات لاستخدام Excel كتطبيق مُخصص لتخصيص الميزانية للإجابة على هذا السؤال المُهم. تحقق من كيفية إصلاح تعطل Microsoft Excel عند النسخ واللصق: الطرق الفعّالة.

إيجابيات وسلبيات إنشاء ميزانية مصاريف الأعمال في Excel - شروحات

إيجابيات إعداد ميزانية الأعمال في Excel

أطلقت Microsoft تطبيق Excel في عام 1985 كخيار لإدارة جداول البيانات. وفقًا لإستطلاع أجرته شركة Centage Corporation ، لا يزال غالبية الرؤساء الماليين (ما يقرب من 88%) يستخدمون جداول البيانات لإعداد ميزانيات أعمالهم. هذا يُوضح الكثير عن الفائدة التي يُوفرها التطبيق. ولكن لماذا يحظى Excel بشعبية كبيرة كخيار لإعداد ميزانية مصاريف الأعمال؟ هيا نكتشف.

1. الجميع يعرف كيفية استخدام Excel بالفعل

إيجابيات وسلبيات إنشاء ميزانية مصاريف الأعمال في Excel - شروحات

بطريقة أو بأخرى ، استخدم مُعظم خريجي الجامعات Excel أثناء مرحلة دراستهم. مما يقود إلى توضيح مدى التنوع الذي يُوفره التطبيق وأنَّ الجميع تقريبًا يعرف أساسيات استخدامه. نظرًا لأنَّ معظم موظفيك على دراية بأساسيات التعامل مع واجهة Excel ، فكل ما يحتاجون إليه هو دفع بسيط في الاتجاه الصحيح ، وسيُديرون الشؤون المالية لنشاطك التجاري بشكل سلس.

من خلال وضع الميزانية في Excel ، ستُوفر الوقت والموارد التي كان من المُمكن إنفاقها على التدريب — مُفيد بشكل خاص إذا كنت تُدير شركة صغيرة أو شركة ناشئة بموارد محدودة.

2. Excel رخيص وسهل الوصول إليه

إيجابيات وسلبيات إنشاء ميزانية مصاريف الأعمال في Excel - شروحات

تقريبا كل شخص لديه نسخة من Microsoft Excel. إذا كان عملك يتطلب المزيد من الأشخاص للمشاركة في عملية وضع الميزانية ، فيُمكنك مشاركة الوصول مع أي شخص لديه نسخة من Excel دون شراء تراخيص إضافية. عندما يكون ذلك مُمكنًا ، يجب على الشركات الصغيرة تجنب مُعالج إعداد الميزانية للمؤسسات لأنها يُمكن أن تضيف ما يصل إلى الكثير من التكاليف. تحقق من كيفية إنشاء الميزانية العمومية في Microsoft Excel.

3. يُمكنك تخصيص جداول بيانات Excel

إيجابيات وسلبيات إنشاء ميزانية مصاريف الأعمال في Excel - شروحات

في الشركات ، وخاصة الشركات الناشئة ، تعد إمكانية التخصيص ميزة مفيدة للغاية ومطلوبة لأنَّ مراحل التطوير المُختلفة للأعمال التجارية تتطلب مناهج مُختلفة. تتمثل إحدى أعظم مزايا جداول بيانات Excel مقارنة بتطبيقات إعداد الميزانبة الأخرى في أنَّ القوة تكمن في أيدي المُستخدمين.

يُعد Excel تطبيقًا مُعقَّدًا إلى حد ما ولكنه يُوفر المرونة لمُستخدميه في شكل العديد من الميزات والدوال. بمجرد فهمك لدوال Excel ، يُمكنك بشكل أساسي القيام بأي شيء بدءًا من إعداد ميزانية الأعمال إلى التحليل المالي وعرض الرسوم البيانية. يُمكنك أيضًا إنشاء الدوال ووحدات الماكرو ونماذج الميزانية المُخصصة في Excel لتلبية المُتطلبات الفريدة لعملك.

سلبيات إعداد ميزانية الأعمال في Excel

مثل أي شيء آخر ، يتمتع Excel بنصيبه العادل من القيود عندما يتعلق الأمر بتكوين ميزانية الأعمال.

1. إنه يستهلك الوقت وعرضة للأخطاء

إيجابيات وسلبيات إنشاء ميزانية مصاريف الأعمال في Excel - شروحات

يتطلب إعداد ميزانية مصاريف الأعمال في Excel إدخال البيانات يدويًا. نظرًا لأنه يعتمد بشدة على الجهد البشري ، فإنَّ الأخطاء عمليًا لا مفر منها. تزداد احتمالية حدوث مثل هذه الأخطاء مع زيادة حجم وتعقيد البيانات التي يتم إدخالها ، مما يؤدي إلى توقعات خاطئة للميزانية وتوقعات مُتقلبة للإيرادات.

في الشركات التي تبلغ قيمتها عدة ملايين من الدولارات ، يُمكن أن يُكلف خطأ مطبعي بسيط أو خطأ في الحساب إلى التأثير على ملايين الدولارات. خذ مثال TransAlta: خطأ بسيط في القص واللصق كلف الشركة 24 مليون دولار. غالبًا ما تقوم الشركات بمراجعة وتصحيح المشكلات في جداول بيانات Excel الخاصة بها لمنع مثل هذه المخاطر ، والتي تُكلفها وقتًا وجهدًا وتكلفة ثمينة.

2. مشاكل قابلية التوسع لمجموعات البيانات الأكبر

إيجابيات وسلبيات إنشاء ميزانية مصاريف الأعمال في Excel - شروحات

Excel ، كونه رخيصًا ويُمكن الوصول إليه بواسطة أي مُستخدم ، يُوفر للشركات الصغيرة حاجزًا منخفضًا للدخول مع فائدة ووظائف لا تشوبها شائبة. ومع ذلك ، مع نمو الأعمال التجارية ، تزداد البيانات المطلوبة لإعداد الميزانية والتنبؤ بشكل كبير. غالبًا ما يكون Excel غير قادر على التعامل مع كميات كبيرة من البيانات التي تحتوي على العديد من الدوال ووحدات الماكرو ومن المُحتمل أن يتباطأ أو حتى يتعطل. تحقق منكيف تُصبح مُتخصصًا في إدخال البيانات.

3. الافتقار إلى الوصول المُستند إلى الدور وقضايا الأمان

إيجابيات وسلبيات إنشاء ميزانية مصاريف الأعمال في Excel - شروحات

يُمكن مشاركة ملفات Excel بسهولة مع أي شخص لديه نسخة من التطبيق ، مما يعرض معلومات الشركة السرية للخطر. بينما يُمكنك حماية ملفات Excel بكلمة سر ، ولكن يجب مشاركة كلمة السر مع الأشخاص المعنيين أثناء إعداد الميزانية.

لا يُوفر Excel وصولاً يستند إلى الأدوار ، لذلك يمكن لأي شخص لديه كلمة سر الوصول إلى جدول البيانات بأكمله. يُمكن أن يكون هذا مصدر قلق كبير للامتثال لغالبية الشركات.

هل Excel هو التطبيق المُناسب لاحتياجات عملك لإعداد الميزانية؟

يتمتع Excel بميزاته كتطبيق مُخصص لإعداد ميزانية مصاريف الأعمال ، ولكن من الأفضل الاستثمار في تطبيق مُخصص لميزانية الشركة إذا كنت تواجه مشكلات. من المحتمل أن تُعاني الشركات الأكبر حجمًا من استخدام Excel باعتباره الحل الوحيد لوضع الميزانية.

تعد مشاكل دمج البيانات والتنسيق والأمان والتعاون مجرد عدد قليل من المشكلات التي قد تواجهها المؤسسات الكبيرة عند وضع الميزانية في Excel. ومع ذلك ، إذا كنت لا تزال في شركة صغيرة أو شركة ناشئة ذات أجزاء مُتحركة محدودة ، فيمكن أن يكون Excel خيار مُتعدد الاستخدامات ورخيص وفعَّال لوضع الميزانية.

إذا كنت تستخدم Excel لإعداد ميزانية عملك ولكنك لا تزال عالقًا في الأساسيات ، ففكر في تعلم بعض الدورات التدريبية ذات المستوى المتقدم لتحسين عملية إعداد ميزانية عملك. يُمكنك الإطلاع الآن على كيف تتعلم Microsoft Excel بسرعة: أفضل النصائح.

المصدر
زر الذهاب إلى الأعلى