تُعد قائمة المهام جزءًا أساسيًا من أجل الحفاظ على تنظيم حياتك ، وهي في جوهرها قائمة بما تحتاج إلى إكماله. هذا يبدو واضحا ، أليس كذلك؟ ومع ذلك ، من نواحٍ عديدة ، يُمكن أن تُسبب لك قائمة مهامك التوتر وتجعلك أقل إنتاجية.
لحسن الحظ ، هناك بعض الطرق المُجربة والمُختبرة لتحسين قائمة مهامك لمنع حدوث ذلك.
حافظ على قائمة المهام قصيرة
إذا كانت قائمة المهام الخاصة بك تحتوي على أكثر من 10 عناصر في وقت واحد ، فربما تكون طويلة جدًا. إنَّ وجود قائمة طويلة من المهام لإكمالها يمكن أن يجعلك تشعر بالتوتر ويؤدي إلى التسويف. هذا لأنَّ هذا يخلق الانطباع بأنَّ هناك الكثير مما يجب القيام به ، وسيتطلب الكثير من الجهد لإنجاز كل شيء.
لتجنب ذلك ، يُمكنك تلخيص قائمة المهام الخاصة بك بحيث تبدو أكثر قابلية للإدارة ، وستشعر بالإنجاز عندما تقوم بشطب الأشياء. يُمكنك القيام بذلك عن طريق أن تكون صارمًا بشأن ما يحدث وتجنب ملئها دون داع. هذه بعض الأشياء التي قد لا تنتمي إلى قائمة مهامك:
- مُهمة شخص آخر يجب عليك إكمالها.
- المهمة موجودة بالفعل في التقويم الخاص بك أو مُسجلة في مكان آخر.
- إنها إحدى مسؤولياتك اليومية ، على سبيل المثال ، التحقق من رسائل البريد الإلكتروني.
- إنها جزء من مهمة أخرى موجودة بالفعل في قائمتك.
سترى أنه إذا كانت بعض هذه الأشياء مدرجة في قائمة أعمالك ، فستؤدي فقط إلى زيادة حجمها وجعل عبء عملك يبدو أكبر مما يجب أن يكون عليه في الواقع. قم بإزالتها ، وقم بتعيينها في مكان آخر إذا لزم الأمر ، وستشعر أنَّ مهامك يُمكن تحقيقها بشكل أكبر.
تقسيم قائمة المهام إلى سمات
يُمكنك أيضًا تصنيف مهامك إلى سمات أو إجراءات. Todoist هو تطبيق لقائمة مهام رقمية يسمح لك بإنشاء ملصقات مُرمزة بالألوان ، والتي يمكن أن تحافظ على شاشتك خالية من الفوضى. لإنشاء ملصق ، كل ما عليك فعله هو:
- في القائمة “فتح” ، انقر فوق علامة الإضافة الموجودة بجانب التصنيفات.
- عندما تفتح نافذة التصنيف الجديدة ، اكتب ما تُريد تسمية التصنيف عليه ، على سبيل المثال ، “البريد الإلكتروني” أو “جهة الاتصال”.
- اختر اللون الذي تُريد ربطه به.
- انقر فوق إضافة.
بدلاً من ذلك ، إذا لم تكن التصنيفات هي الشيء الذي تُفضله ، فيُمكنك استخدام وظيفة قسم Todoist لتحقيق نفس النتيجة:
- من صفحة Todoist Inbox الخاصة بك ، حرِّك المؤشر في أسفل القائمة.
- عندما يظهر زر إضافة قسم ، انقر فوقه.
- أين يظهر اسم هذا القسم ، اكتب ما تُريد أن تُسمي القسم عليه.
- انقر فوق إضافة قسم.
يُمكنك إنشاء العديد من الملصقات أو الأقسام بالشكل الذي تُريد ، ولكن عليك أن تهدف إلى تقليلها إلى الحد الأدنى. بمجرد إعداد أي من خيارات التصنيف هذه ، يُمكنك البدء في إضافة مهامك تحتها عن طريق النقر فوق علامة الجمع أو إضافة مهمة.
إذا كنت تُريد تخطيطًا أبسط قليلاً ، يُتيح لك Microsoft To Do إنشاء قوائم متعددة يُمكن أن تكون بمثابة سمات أو إجراءات ، من خلال النقر فوق قائمة جديدة على شريط الأدوات الخاص بك. ما عليك سوى تسمية القائمة ، ويمكنك البدء في تقسيم مهامك حسب الحاجة. تحقق من مقارنة بين Microsoft To Do و Google Tasks: لماذا أستخدم الخيار المذكور أولًا.
حجز الوقت لجعل قائمة المهام الخاصة بك أكثر قابلية للإدارة
قد تعتقد أنَّ استخدام قائمة المهام هو أمر استباقي في حد ذاته ، ولكن إذا كانت تتكون من مطالب من الآخرين والتي تأتي على مدار يومك ، عندما تعمل بشكل تفاعلي. يُمكن أن يؤدي ذلك إلى إدارة المهام بشكل غير منظم وقائمة لا تُلبي احتياجاتك.
يُعد حجز الوقت أمرًا ضروريًا إذا كنت ترغب في البقاء على رأس عملك والحفاظ على الكفاءة. حاول تخصيص 15 إلى 20 دقيقة لإنشاء قائمة مهامك في بداية يومك ، أو إذا كانت وظيفتك تفاعلية بطبيعتها ، فيمكنك حجز الوقت على فترتين أو ثلاث فترات.
للتأكد من الالتزام بذلك ، ضع موعدًا في تقويم Outlook أو Google حتى تتجنب تجاوز هذه الخطوة. ستُوفر الوقت على المدى الطويل ، ويُمكنك اتخاذ المزيد من الخطوات لتحسين قائمة المهام الخاصة بك.
ترتيب أولويات المهام الخاصة بك
إن مجرد إنشاء قائمة مهام لا يمنحك مؤشرًا جيدًا على الوقت الذي تحتاج فيه لإكمال الأشياء ، أو مستوى الإلحاح المرتبط بها. على الرغم من أنه من الممكن تصنيف أهمية مهامك عقليًا ، إلا أن هذا قد يفتح لك تعقيدًا غير متجانس.
التعقيد غير المتجانس هو المكان الذي تختار فيه المهمة التي تستغرق أقل قدر من الوقت ، لأنها تمنحك دفعة نفسية سريعة لأنك حققت شيئًا ما. لسوء الحظ ، هذا يعني أنه قد ينتهي بك الأمر إلى إهمال المُهمَّات الأساسية التي تستغرق وقتًا أطول ، بغض النظر عن أهميتها. أيضًا ، نظرًا لكيفية عمل عقولنا ، قد ترى العناصر الموجودة في الأعلى على أنها ذات أولوية ، حتى لو لم تكن كذلك.
يمكن أن تساعدك طريقة MoSCoW في تحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك باستخدام أربع فئات ، وهي:
- يجب أن يملك.
- يجب أن.
- قد يكون له.
- لن يكون.
وهي مفيدة بشكل خاص لإدارة المشاريع ، أين لديك سلسلة من الخطوات لإكمالها في إطار زمني معين.
إذا كان هذا لا يُناسب احتياجاتك ، فيُمكنك اختيار أسلوب Eisenhower Matrix ، الذي يقسم قائمة المهام الخاصة بك إلى تنسيق شبكة من أربعة أقسام. الصف العلوي مخصص للمهام “المهمة” والصف السفلي مخصص للمهام “غير المهمة”. بالاقتران مع هذا ، العمود الأيسر بعنوان “عاجل” ، والعمود الأيمن “ليس عاجلاً”.
بالنسبة لكلا الطريقتين ، يُوفر Trello أقصى إمكانات من أجل تنسيق قائمة المهام الخاصة بك ، لأنه يسمح لك بتصنيف مهامك إلى لوحات. وبالمثل ، يحتوي Padlet على العديد من النماذج المُنشأة مسبقًا التي تُتيح لك إنشاء لوحات وترتيب الطريقة التي تراها مناسبة.
تحقيق الكفاءة
تُعد قوائم المهام مفيدة حقًا لتتبع عملك وإبقائك مسؤولاً ، ولكنها أيضًا منفتحة على الكثير من المشكلات التي يمكن أن تُبطئك وتخلق جميع أنواع التحيزات. لا تزال تتطلب بعض الإشراف الاستراتيجي للعمل بشكل جيد.
من خلال النصائح المذكورة أعلاه ، يُمكنك البدء في تجربة تقنيات مختلفة للحجم وتحسين قائمة المهام الخاصة بك للوصول إلى إمكاناتها. فقط تذكر: بقضاء بعض الوقت الإضافي في إتقان قائمة المهام الخاصة بك ، يُمكنك زيادة كفاءتك وتحسين مخرجات عملك بشكل أكبر.
جربها وشاهد ما يناسبك. تحقق أيضًا من أفضل النصائح والحيل على Microsoft To-Do لإدارة المهام بشكل أفضل.
