Wanneer u een document van internet downloadt, merkt u soms dat het in .PDF-indeling is. Je hebt misschien ook gemerkt dat het moeilijk (zo niet onmogelijk!) is om te bewerken en dat het zijn eigen lezer nodig heeft om het te openen. Voor nieuwe gebruikers kan deze optie verwarrend lijken om als documentbestand te typen. Waarom gebruiken mensen PDF-bestanden? Zou iets als een .DOCX-bestand niet beter zijn?
In feite zijn PDF's erg handig in wat ze bieden! Deze bestanden zijn al zo lang een manier om documenten digitaal te verzenden, dat je geen teken ziet dat ze verdwijnen. Dus waarom gebruiken mensen PDF-bestanden bij het verzenden van documenten en waar kunt u ze in uw dagelijks leven gebruiken?
Voordelen van PDF-bestanden
Om dit uit te leggen, gaan we terug naar de vraag "Zouden .DOCX-bestanden beter zijn?" Het probleem hier is dat iedereen het goed vindt om het Doc-bestand op hun apparaat te gebruiken. Doc is een bestandsextensie die afkomstig is van Microsoft Word. Als andere mensen het document willen openen, moet u ofwel Word gebruiken of een teksteditor gebruiken waarin u Doc-bestanden kunt openen/importeren. Zelfs als het mogelijk is, kunt u zelfs tijdens het proces een gemengd formaat krijgen. Dit maakt het een beetje lastig om ervoor te zorgen dat iedereen het document kan lezen.
Gelukkig bieden veel besturingssystemen volledige ondersteuning voor PDF-documenten. Dit betekent dat we één document moeten maken speciaal voor Microsoft Windows-gebruikers, één voor IOS, één voor Linux - we kunnen het gewoon in een PDF zetten en iedereen kan het lezen.
Wanneer het .PDF-formaat gebruiken?
Als zodanig is de beste tijd om een PDF-bestand te gebruiken wanneer u geen idee heeft op welk besturingssysteem het bestand zal worden geopend. Stel dat u een brochure aan het schrijven bent voor een website die gebruikers kunnen downloaden. Deze site kan worden bezocht door mensen die Windows, IOS, Linux en mobiele apparaten gebruiken, dus we moeten aan ieders behoeften voldoen. In dit geval gebruiken we een .PDF-formaat dat iedereen kalmeert en voorkomt dat het ingewikkeld wordt.
Sterker nog, wanneer mensen de brochure downloaden, kan deze automatisch worden geopend in de browser van de gebruiker. Browsers zoals Chrome en Firefox bevatten pdf-viewers, zodat mensen het document snel en gemakkelijk kunnen lezen.
Het is ook geweldig om deze bestanden via e-mail te verzenden. Wanneer je een document (zoals een samenvatting) naar iemand wilt sturen, kun je hiervoor een Doc-bestand gebruiken. Dit kan prima zijn als de ontvanger op zijn computer zit, maar als hij buiten is en zijn telefoon gebruikt, kan het moeilijk voor hem zijn om het document te lezen. In dit geval wilt u misschien een PDF-kopie bijvoegen om alle mogelijkheden te dekken.
Nadelen van .PDF-formaat
Als iemand je ooit een document in .PDF-formaat heeft gestuurd en je wilt het aanpassen, dan heb je al een van de grootste tekortkomingen gezien! Om op meerdere besturingssystemen te kunnen worden bekeken, lijkt een PDF-bestand meer op een digitale afbeelding dan op een origineel document. Als zodanig is het bewerken van een document versus een PDF een beetje zoals het bewerken van tekst op een whiteboard versus het bewerken van een afbeelding van dat whiteboard. Het kan wel, maar het is moeilijker!
Wanneer u het .PDF-formaat niet moet gebruiken
Gebruik het .PDF-formaat niet wanneer u een "levend document" wilt maken dat anderen kunnen wijzigen. U kunt bewerkbare velden aan een PDF-bestand toevoegen, maar voor bestandsbrede bewerking is het PDF-formaat niet perfect. Hopelijk weet je, als je met anderen werkt, welke besturingssystemen ze gebruiken en kun je het eens worden over een bestandstype dat voor iedereen werkt. Iedereen kan in ieder geval een clouddienst voor het maken van documenten gebruiken, zoals Google Docs. U moet bestanden opslaan als PDF wanneer u iedereen nodig heeft om het document te kunnen lezen. Gebruik het niet als u wilt dat iedereen het kan bewerken.
Beslissingen documenteren
Gezien hoe verschillend het is van andere documenten, kan het verwarrend zijn, waardoor het gebruik van het .PDF-formaat. Nu weet je waarom en hoe je het moet gebruiken, evenals enkele gevallen waarin het beter is om het te laten zoals het is.
Hoeveel gebruikt u PDF-bestanden in uw dagelijks leven? Vertel het ons hieronder!
